НОРМАТИВНЫЕ ОСНОВЫ УПРАВЛЕНИЯ СТРОИТЕЛЬНЫМ ПРЕДПРИЯТИЕМ
Поможем в ✍️ написании учебной работы
Поможем с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой

ТЕМА 2

НОРМАТИВНЫЕ ОСНОВЫ УПРАВЛЕНИЯ СТРОИТЕЛЬНЫМ ПРЕДПРИЯТИЕМ

 

Назначение и основные виды нормативных и распорядительных документов для управления строительной организацией

Система нормативных документов в строительстве представляет собой совокупность взаимосвязанных документов, принимаемых компетентными органами исполнительной власти и управления строительством, предприятиями, организациями.

Система нормативных документов Российской Федерации в строительстве создается в соответствии с новыми экономическими условиями, законодательством и структурой управления на базе действующих в России строительных норм, правил и государственных стандартов в этой области (рис.1).

 

Рис. 1 Система нормативных документов Российской Федерации в строительстве

 

Главная направленность вновь разрабатываемых нормативных документов системы — защита прав и охраняемых законом интересов потребителей строительной продукции, общества и государства при развитии самостоятельности и инициативы предприятий, организаций и специалистов.

Основой Системы нормативных документов в строительстве являются Градостроительный кодекс РФ и Закон «О техническом регулировании».

В неё включены все нормативно-технические документы: технические регламенты, национальные стандарты, сборники норм и правил и другие (рис. 2).

 

Рис. 2. Нормативные и распорядительные документы для управления строительной организацией

Справочно

Так в соответствии со ст. 9 Федерального закона «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» устав унитарного предприятия должен содержать:

1. полное и сокращенное фирменные наименования унитарного предприятия;

2. указание на место нахождения унитарного предприятия;

3. цели, предмет, виды деятельности унитарного предприятия;

4. сведения об органе или органах, осуществляющих полномочия собственника имущества унитарного предприятия;

5. наименование органа унитарного предприятия (руководитель, директор, генеральный директор и др.);

6. порядок назначения на должность руководителя унитарного предприятия, а также порядок заключения с ним, изменения и прекращения трудового договора в соответствии с трудовым законодательством и иными содержащими нормы трудового права нормативными правовыми актами;

7. перечень фондов, создаваемых унитарным предприятием, размеры, порядок формирования и использования этих фондов;

8. иные предусмотренные законодательством сведения этих фондов, в том числе:

– сведения о размере уставного фонда государственного или муниципального унитарного предприятия, порядке источниках его формирования, а также о направлениях использования прибыли;

- сведения о порядке распределения и использования доходов казенного предприятия.

Устав унитарного предприятия утверждается уполномоченными государственными органами РФ, государственными органами субъекта РФ или органами местного самоуправления.

Устав оформляют на стандартном листе с внесение необходимых реквизитов общего бланка.

 

2. Положение – это правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений. (Например, Общее положение о министерствах, Положение о бухгалтерском учете и т. д.) Положения также входят в состав унифицированной системы и имеют установленную структуру текста. Положения разрабатываются по указанию руководителей предприятия, по инициативе руководителей структурных подразделений. Подписывает положение руководитель структурного подразделения, согласовывается с юридическим отделом, утверждается руководителем предприятия.

Положение оформляется на общем бланке организации.

Положение является сложным документом. Структура и содержание Положения определяются, как правило, организацией–разработчиком.

А. Положение о структуре управления предприятием – это инструкция верхнего уровня, устанавливающая принципы распределения ответственности между субъектами, организационную структуру, построенную на основании данных принципов, зоны ответственности и полномочия субъектов.

Положение о структуре управления может включать следующие разделы:

1. Общие положения

1.1. Положение предназначено для определения структуры управления и административной подчиненности руководителей структурных подразделений предприятия.

1.2. Положение основано на принципах, изложенных в Уставе предприятия.

1.3. Положение регламентирует административную подчиненность руководителей предприятия до уровня руководителя структурного подразделения.

2. Направления деятельности

3. Принципы организации и структуры управления

4. Структура управления

5. Права и обязанности сотрудников организации

Б. Положение о структурном подразделении – это локальный нормативный акт, в котором определяются: порядок создания (образования) подразделения; правовое положение подразделения в структуре организации; структура подразделения; задачи, функции, права, обязанности и ответственность подразделения; порядок взаимодействия подразделения с иными структурными единицами предприятия.

 

Справочно

Положение о структурном подразделении входит в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации, изготавливается на формате А4 в одном подлинном экземпляре, который хранится в дирекции или канцелярии, по одной копии направляется в соответствующее структурное подразделение, в отдел кадров, в подразделение, разработавшее Положение. Положения о всех структурных подразделениях хранятся на предприятии постоянно.

Обязательными реквизитами данного документа являются регистрационный номер и гриф утверждения.

Разработчиком Положения о структурном подразделении является инженер по организации управления производством (если на предприятии есть отдел организации и оплаты труда), служба персонала или кадровая служба. К совместной работе рекомендуется привлекать юридический или правовой отдел. Обычно Положения о структурных подразделениях утверждаются руководителем организации (непосредственно либо специальным распорядительным актом). Учредительными документами или локальными нормативными актами организации право утверждать Положения о структурных подразделениях может быть предоставлено иным должностным лицам (например, заместителю руководителя организации по персоналу). В некоторых организациях Положения о структурных подразделениях утверждаются органом, уполномоченным учредителями (участниками) юридического лица.

Проект Положения о структурном подразделении подлежит обязательному согласованию:

- с вышестоящим руководителем (если подразделение входит в состав более крупного подразделения);

- заместителем руководителя организации, курирующим деятельность подразделения в соответствии с распределением обязанностей между руководящими работниками;

- руководителем службы персонала или иного подразделения, осуществляющего управление персоналом;

- начальником юридического или правового подразделения либо с юристом организации. Проект Положения о структурном подразделении может быть согласован с руководителями тех структурных единиц, с которыми взаимодействует подразделение, для того чтобы не было неточностей в формулировках взаимоотношений подразделения с другими структурными подразделениями, дублирования функций в Положениях о разных структурных подразделениях. Перечень структурных подразделений, с которыми данный проект согласовывается, определяется организацией самостоятельно.

Датой создания документа считается дата утверждения Положения о структурном подразделении.

Иногда каждое структурное подразделение самостоятельно разрабатывает для себя данное Положение, что крайне нежелательно, так как Положения по всем структурным подразделениям должны вырабатываться с учетом единых для предприятия правил и требований.

Общее руководство работой по составлению данных документов осуществляется заместителем руководителя предприятия (по персоналу, по административным и иным вопросам).

Законодательством не определены требования к Положениям о структурных подразделениях и правила их разработки, поэтому каждое предприятие самостоятельно решает, какие вопросы организации деятельности конкретного подразделения должны быть урегулированы в этих локальных нормативных актах.

Положение о структурном подразделении может включать следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Структура и штатная численность подразделения.

3. Цели и задачи.

4. Функции.

5. Права и полномочия.

6. Руководство.

7. Взаимодействие (служебные связи).

8. Ответственность.

9. Организация работы.

 

Справочно

Существуют определенные правила разработки разделов Положения о структурном подразделении. Этот документ начинается с раздела "Общие положения", в котором находят отражение следующие вопросы.

Место подразделения в структуре организации определяется на основании документа "Структура организации". Если такого документа на предприятии по каким-либо причинам нет, то в Положении указывается место подразделения в системе управления предприятием, а также описывается, что собой представляет это структурное подразделение, - самостоятельную единицу, находящуюся в непосредственном подчинении руководству организации, или единицу, входящую в состав более крупного структурного подразделения. В том случае, если наименование структурного подразделения не позволяет определить его вид (например, архив, бухгалтерия), в Положении о структурном подразделении желательно указать, на каких правах оно создано (на правах отдела, департамента и др.). Таким образом, сразу определяется место структурного подразделения и его значимость.

Порядок создания и ликвидации структурного подразделения. Обычно структурное подразделение создается по приказу руководителя организации, подготовленного на основании его единоличного решения или во исполнение решения, принятого учредителями (участниками) юридического лица или уполномоченного ими органа. Реквизиты документа, на основании которого создано подразделение, указываются при констатации факта создания структурного подразделения.

Здесь же отражается порядок ликвидации структурного подразделения, а именно: кем принимается такое решение и каким документом оно оформляется. Если работодатель устанавливает на предприятии особые правила ликвидации подразделения, то целесообразно описать процедуру ликвидации (привести перечень ликвидационных мероприятий, сроки их проведения, порядок выплаты работникам компенсаций). Если для подразделения применяются общие правила сокращения штата работников предприятия, то достаточно ограничиться отсылкой к соответствующим статьям ТК РФ.

Также в Положении о структурном подразделении необходимо предусмотреть порядок изменения его статуса (слияния с другим подразделением, преобразования в иной вид подразделения, выделения из его состава новых структурных подразделений, присоединения к другому подразделению). Не рекомендуется использовать понятие "упразднение структурного подразделения", так как это подразумевает прекращение деятельности структурного подразделения не только в результате ликвидации подразделения, но и в результате его преобразования в иное.

Подчиненность структурного подразделения. Здесь указывается, кому подчиняется структурное подразделение, т.е. какое должностное лицо осуществляет функциональное руководство его деятельностью. Технические подразделения обычно подчиняются техническому директору (главному инженеру); производственные - заместителю директора по производственным вопросам; планово-экономические, маркетинговые, сбытовые подразделения -заместителю директора по коммерческим вопросам. При таком распределении ответственности между руководящими работниками непосредственно руководителю предприятия может подчиняться канцелярия, юридический отдел, отдел по связям с общественностью и другие административные подразделения.

Если структурное подразделение входит в состав более крупного подразделения (например, отдел в составе управления), то в данном Положении указывается, кому (наименование должности) функционально подчиняется это подразделение.

3. Инструкция – правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, финансовые и иные стороны деятельности учреждений, организаций, должностных лиц. Заголовок инструкции должен содержать круг вопросов, объектов и лиц, на которых распространяются ее требования.

Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до замены новой).

 

Справочно

Текст инструкции носит указующий характер и содержит распорядительные слова: ДОЛЖЕН, СЛЕДУЕТ, НЕОБХОДИМО, и т. д.

На каждого работника предприятия составляется должностная инструкция – документ, в котором определяются задачи, функции, права и обязанности сотрудника предприятия. На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником.

Должностная инструкция разрабатывается кадровой службой, согласовывается с юристом и утверждается директором предприятия.

 

Основные разделы текста должностной инструкции:

1) общие положения (область деятельности специалиста; порядок его назначения на должность и освобождения от должности; квалификационные требования; подчиненность специалиста; нормативные документы;

2) должностные обязанности (виды работ, выполняемые специалистом);

3) права (права, необходимые специалисту для выполнения возложенных на него обязанностей);

4) ответственность (указывается, за что конкретно несет ответственность специалист).

 

4. Штатное расписание – документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы.

Штатное расписание оформляется на бланке предприятия, с указанием перечня должностей, сведений о количестве штатных единиц, должностных окладов, и месячном фонде заработной платы.

Форма документа определена постановлением Госкомстатат РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Подписывается штатное расписание заместителем руководителя, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. Гриф утверждения заверяется печатью организации.

Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя предприятия.

 

5. Структура и штатная численность – организационный документ, в котором указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. Составляется и подписывается также как и штатное расписание.

 

6. Правила внутреннего трудового распорядка – локальный нормативный акт, в котором отражаются следующие вопросы:

­ организация работы предприятия;

­ взаимные обязанности работников и администрации;

­ предоставление отпусков;

­ командирование сотрудников;

­ внутриобъектный режим.

Конкретные требования к порядку оформления проекта документа не определены. В этой связи учреждение вправе самостоятельно определить соответствующие требования, в частности к составу и оформлению реквизитов.

2.3 Распорядительные документы: понятие, виды, особенности оформления

 

Распорядительные документы документы, носящие административный характер и обращенные к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам. Основное назначение распорядительных документов – регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности.

Текст распорядительного документа состоит из взаимозависимых двух частей: констатирующей и распорядительной.

Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса, призвана объяснить, чем вызваны распоряжения. Констатирующая часть необязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать пояснения.

Основную нагрузку несет распорядительная часть.

Распорядительная часть излагается в повелительной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами: ПОСТАНОВИЛ (постановления), РЕШАЕТ (РЕШИЛ) – решения, ПРИКАЗЫВАЮ – приказы.

ГОСТ указывает: «в распорядительных документах организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа (приказываю, предлагаю, прошу…)»

Виды распорядительных документов:

1. Приказправовой акт, издаваемый руководителем организации единолично в целях разрешения стоящих перед ней основных и оперативных задач. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и лиц.

Справочно

Различают приказы по организационным вопросам, основной деятельности и личному составу.

Приказы по организационным вопросам издают в случаях создания, реорганизации или ликвидации предприятия; при утверждении структуры и штатов; в целях утверждения и (или) введения в действие различных организационно-правовых, плановых, отчетных, инструктивных, методических документов (положений, должностных инструкций, правил, регламентов); при создании временных или постоянных коллегиальных или совещательных органов (советов, правлений, комиссий и др.).

Приказ по основной деятельности регулируют порядок финансирования деятельности предприятия, его материально-технического обеспечения, научно-техническую политику, информационное и документационное обеспечение, социальные вопросы, а также порядок выполнения, характер и содержание специфических для каждой конкретной организации видов деятельности.

Приказы по личному составу (кадровые) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление им отпусков, присвоение разрядов, командирование, вынесение взысканий и поощрения.

 

 

Справочно

Приказы оформляют на специальном бланке организации с указанием вида документа – ПРИКАЗ..

Проекты приказов составляют на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, с тем чтобы содержащиеся в проектах поручения были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству, обеспечивались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и исключали в дальнейшем необходимость корректировки принятых решений.

Заголовок – обязательный реквизит приказа, должен быть сформулирован четко, по возможности кратко, выражая основное содержание документа. Он строится по схеме «О чем?», например:

«Об утверждении штатного расписания».

Текст приказа состоит из двух частей: вступительной и распорядительной, разделяемых словом «ПРИКАЗЫВАЮ». Во вступительной части дают обоснование предписываемых действий. Если основание к изданию приказа – законодательный или правовой акт вышестоящей организации или правовой акт, ранее изданный данной организацией, во вступительной части указывают его название, дату, номер:

 «На основании решения Общего собрания акционеров об увеличении уставного капитала общества (протокол от 18.03.2010 № 1)

ПРИКАЗЫВАЮ…

Изменения, дополнения, отмена приказов производится только приказами. Подписывает приказ руководитель организации или его заместитель. Приказ вступает в силу с момента подписания, если в тексте не указан другой срок введения его в действие.

 

2. Указание – распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления, министерствами, ведомствами, предприятиями и организациями по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов органов управления.

К вопросам информационно-методического и организационного характера относятся:

– Организация исполнения приказов;

– Организация исполнения инструкций.

 

Справочно

Текст указания состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

­ констатирующая часть раскрывает причины издания документа и начинается словами: «во исполнение…», «в целях», «в соответствии»

­ распорядительная часть начинается словом ПРЕДЛАГАЮ, в ней указываются предписываемые действия.

В целом указания составляются и оформляются аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте указания могут быть: «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ» – в зависимости от содержания указания.

Если указания рассылаются в подведомственные организации с целью доведения до них норм общего характера или иных сведений, они оформляются на общем бланке с угловым расположением реквизитов и оформлением в правом верхнем углу реквизита «Адресат».

 

3. Распоряжение – документированное управленческое решение, обычно издаваемое от имени директора компании его заместителем (помощником) и регламентирующее действия подчиненных по отдельному вопросу повседневной деятельности.

 

4. Постановление – это правовой акт, принимаемый высшим и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм правил поведения.

Постановления принимаются высшими органами государственной власти по организационным, хозяйственным, политическим и другим вопросам, связанным с осуществлением их полномочий.

Проекты постановлений обязательно визируются юрисконсультом. Подписывается постановление руководителем органа, издавшего данный документ.

 

5. Решение – распорядительный документ коллегиального органа управления, издаваемый по важнейшим вопросам или для введения норм, положений. Решения составляются по производственным вопросам советами директоров, общим собранием акционеров и т. д.

Текст состоит из констатирующей и распорядительной части. В констатирующей части излагаются причины издания документа. В распорядительной части указывают наименование органа, принимающего решение, затем – слово РЕШИЛ на отдельной строке.

Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт строится по схеме: действие – исполнитель – срок исполнения.

 

Справочно

Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса «л/с». Текст приказа делится на констатирующую и распорядительную части. В констатирующей части указываются причины его издания. Распорядительная часть начинается словами: НАЗНАЧИТЬ, УВОЛИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, которые печатают, начиная от границы левого поля. После них, в следующей строке, указывают фамилию работника (прописными буквами), имя и отчество, должность, срок увольнения, назначения или перевода, в случае увольнения - статью ТК РБ, а при приеме на работу - должностной оклад работника, вид приема (постоянная или временная работа), с испытательным сроком или без него и т. п.

Приказы по личному составу визируются юрисконсультом, заместителем директора по кадрам или другим должностным лицом, в обязанности которого входит работа с персоналом фирмы. Они объявляются работнику под расписку и хранятся 75 лет.

В процессе деятельности организации (предприятия) могут издаваться и другие приказы по работе с кадрами: о поощрениях, взысканиях, отпусках и срок хранения которых не превышает 3 лет, они имеют индекс (№ 1-к, № 2-к, …) и формируются в самостоятельные разделы.

3. Трудовые книжки на работников ведут на всех предприятиях, в организациях независимо от их формы собственности. Трудовая книжка относится к числу основных документов, подтверждающих общий, непрерывный и специальный стаж работы. Прием на работу без трудовой книжки не допускается. При оформлении на работу по совместительству, по трудовому соглашению, договору-подряда трудовая книжка не предъявляется. На работника, поступающего на работу впервые, заводят трудовую книжку, которую заполняют в его присутствии не позднее недельного срока после приема на работу.

В трудовую книжку вносят сведения:

1) о работнике (фамилия, имя, отчество, год рождения, образование, профессия, специальность);

2) работе (прием, перемещение, увольнение);

3) награждениях и поощрениях;

4) об открытиях, изобретениях, рационализаторских предложениях;

5) о назначении пенсии.

 

Справочно

Взыскания в трудовую книжку не записывают. Сведения об образовании, специальности или профессии в трудовой книжке указывают на основании соответствующих документов. На титульном листе обязательно ставится подпись лица, выдавшего трудовую книжку, и печать организации. Записи на последующих страницах трудовой книжки начинают с проставления штампа организации или написания от руки ее наименования, и производят их не позднее недельного срока, а об увольнении - в день увольнения. С каждой записью в трудовой книжке необходимо ознакомить его владельца.

4. Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работниках организации. Они могут заводиться на всех работников, но чаще всего - на руководителей и ведущих специалистов.

 

Справочно

В состав личного дела должны входить следующие документы:

-внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

-заявление о приеме на работу;

-анкета или личный листок по учету кадров;

-автобиография;

-копии документов об образовании, присуждении стипендий, присвоении ученых степеней и званий;

-копии документов об утверждении в должности;

-характеристики или рекомендательные письма;

-трудовой контракт (договор);

-копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;

-дополнение к личному листку по учету кадров;

-справки и другие документы, относящиеся к данному работнику.

Все эти и другие документы подшиваются в папки в хронологическом порядке их поступления. Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и храниться 75 лет.

 

5. Личная карточка формы Т-2 является основным документом по учету персонала организации и заводится на каждого работника, принятого на постоянную или временную работу. Все записи в ней делают на основании подлинных документов, предоставленных работниками.

 

Справочно

На оборотной стороне карточки содержатся разделы III «Назначения и перемещения», IV «Отпуска», V «Дополнительные сведения» и «Дата и причина увольнения». Записи в данных разделах делаются на основании приказов организации. В конце каждой записи раздела «Назначения и перемещения» должна стоять подпись работника, на которого заведена карточка. В разделе «Дополнительные сведения» записывают данные о повышении квалификации, знании иностранного языка, второй специальности, инвалидности и т. п. Личную карточку заводят в одном экземпляре, хранят в сейфе в специальной картотеке, составленной по алфавиту.

2.5 Справочно-информационные документы (акты, письма, факсы, докладные записки, справки, телефонограммы) их составление и оформление

 

Понятие «справочно-информационные документы» отражают состояние и исполнение процессов организации, являясь источниками для принятия решений.

Виды информационно-справочных документов: акт, протокол, докладная записка, объяснительная записка, справка, доклад, электронное сообщение, письмо. Протокол: вводная и основная часть. Письмо: этапы прохождения, виды.

Большинство документов, издаваемых в организациях, являются информационно-справочными.

Справочно-информационные документы – это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений. Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

На основе резолюции руководителя справочно-информационные документы могут стать основанием для принятия каких–то решений или подготовки распорядительных документов.

Виды справочно-информационные документов:

1. Акт – информационно-справочный документ, составляющийся группой лиц для подтверждения установленных фактов, событий. Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей.

 

Справочно

Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ.

Текст акта состоит из двух частей: вводной, констатирующей.

Во вводной части текста акта указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составившие акт и присутствующие при этом.

В констатирующей части содержится описание проделанной работы; фиксируются факты, излагаются выводы, предложения составителей акта. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении .

 

2. Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях.

 

Справочно

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть текста протокола имеет постоянную и переменную информацию.

Постоянная – слова: «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали» (пишутся от левого поля).

Переменная – инициалы и фамилии председателя, секретаря, присутствующих. Пишется от второго положения табулятора.

Основная часть протокола строится по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) по каждому вопросу отдельно, от левого поля без знаков препинания.

Перед словом СЛУШАЛИ ставится цифра вопроса повестки дня, если вопросов несколько. С красной строки пишут инициалы и фамилию докладчика в именительном падеже, затем печатают содержание доклада, сообщения.

После ВЫСТУПИЛИ с красной строки пишут инициалы и фамилии выступающих в именительном падеже, затем печатают содержание доклада, сообщения.

Завершающая часть текста протокола – постановление по вопросу. Начинается словом ПОСТАНОВИЛИ. Она строится по схеме: действие – исполнитель – срок. Протокол подписывают председатель и секретарь. Датой протокола является дата проведения заседания.

 

3. Докладная записка – документ, адресованный руководителю своей или вышестоящей организации и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта.

По содержанию докладные записки бывают: информационные; отчетные.

В зависимости от адресата: внутренние, внешние.

 

Справочно

Внутренние докладные записки оформляются на бланке формата А4, подписывает их автор–составитель.

Внешние докладные записки оформляются на общем бланке формата А4, подписываются руководителем организации.

Текст докладной записки делится на две части:

­ изложение фактов, послуживших причиной ее составления.

­ выводы, предложения организации или должностного лица.

 

4. Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета) или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины.

Объяснительные записки, являющиеся приложением к основному документу, поясняющие его, оформляются на общих бланках. Подписывает их руководитель.

Объяснительные записки, объясняющие причины невыполнения какого-либо поручения, составляются работниками на стандартном листе бумаги. Подписывается автором–составителем.

 

5. Справка – документ, подтверждающий какие-либо факты или события. В справке не даются выводы и предложения. В справке фиксируют сведения определенного периода времени.

Виды справок:

· справки служебного характера представляются по запросу вышестоящих организаций, а также сторонних учреждений и организаций. Составляются справки и внутри отдельных организаций по запросу руководителя. Справки, направляемые в вышестоящие организации, заверяют печатью;

· справки личного характера, как правило, выдаются сотрудникам организаций для подтверждения факта их работы, заработной платы, трудового стажа и т. д. Текст справки личного характера следует начинать с фамилии, имени и отчества работника (в именительном падеже).

 

6. Доклад – последовательное изложение на собрании, заседании… информации, касающейся проделанной или планируемой работы руководителем организации или другим должностным лицом. Чтобы составить хороший доклад, надо определить цель документа и правила оформления.

Цели доклада: информирование и убеждение. Текст доклада должен состоять из коротких предложений. В предложении должно быть не более 20 слов.

 

7. Телефонограмма – официальное сообщение, переданное по телефону. Этот вид справочно-информационного документа используется для передачи срочных распоряжений, извещений в пределах телефонной связи.

При передачи телефонограммы полагается придерживаться следующих установок:

· передавать только краткую, срочную информацию;

· проверять правильность записи обратной связью;

· текст – не более 50 слов;

· не использовать трудно выговариваемые и трудные слова.

 

8. Электронное сообщение – информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети.

 

Справочно

В соответствии с законодательством юридическая сила документов, хранимых, обрабатываемых и передаваемых с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью, порядок пользования которой определен Федеральным законом от 06 апреля 2011 г. «Об электронной подписи» (№ 63–ФЗ).

Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в указанных системах программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования.

Наличие бумажных аналогов отправленных по электронной почте документов определяется в регламентах, инструкциях организации. Бумажный аналог создает удобства в работе для сотрудников, необходимый в случае возникновения конфликтных ситуаций, в случае неполучения документа адресатом и т. п.

Рис. 3. Внутренние документы организации с точки зрения организационного проектирования

 

1. Локальные нормативные акты, определяющие цели и принципы их достижения:

· Учредительный договор,

· Устав,

· Стратегия,

· Политика.

2. Локальные нормативные акты, описывающие объекты предметной области:

· Словарь терминов (глоссарий или тезаурус),

· Справочник,

· Паспорт (или требования).

3. Локальные нормативные акты, описывающие функции:

· Методическая инструкция.

4. Локальные нормативные акты, описывающие процессы:

· Регламент.

5. Локальные нормативные акты, описывающие хронологию:

· План мероприятий,

· Расписание,

· График.

 

6. Локальные нормативные акты, описывающие роли:

· Рабочая инструкция.

7. Локальные нормативные акты, описывающие исполнителей:

· Штатное расписание,

· Положение о структурном подразделении (о филиале, обособленном подразделении, представительстве),

· Положение о коллегиальном органе,

· Должностная инструкция.

Справочно

Допустимо включение в договор условия, которым запрещается обязанность подрядчика устранять по требованию заказчика и за его счет недостатки, за которые подрядчик ответственности нести не должен. Инвесторам предоставляется возможность передавать по контракту (договору) в установленном законом порядке принадлежащие им полномочия гражданам, юридическим лицам, государственным и муниципальным органам.

Специально выделены отношения, связанные с выполнением подрядных работ, которые предназначены для удовлетворения потребностей Российской Федерации или ее субъектов и финансируются за счет средств их бюджета, а также внебюджетных источников. Составляющие содержание договора строительного подряда права и обязанности подрядчика и заказчика охватывают самый широкий круг вопросов, в том числе выходящих за рамки, определенные для собственного подряда вообще и строительного подряда в частности, например, вопрос, связанный с материально-техническим обеспечением строительства. Одно из условий договора составляет обязанность подрядчика осуществлять строительство и связанные с ним работы в соответствии с технической документацией и сметой. Техническая документация должна включать объем, содержание работ и другие предъявляемые к ним требования. Это позволяет сделать вывод, что именно указанная документация и представляет собой задание заказчика, в соответствии с которым, как указано в общем определении договора подряда, должен выполнять работы подрядчик.

Что же касается сметы, то ею устанавливается стоимость всего объекта и отдельных работ. Смета связана не только с условием цены, но и с условием предмета договора.

 

Отсутствие в договоре соответствующих указаний по общему правилу означает, что рассматриваемая обязанность на заказчика не возлагается. Заказчику принадлежат весьма широкие права по контролю и надзору за действиями подрядчика в соответствии со ст. 748 ГК РФ. Указанные права включают возможность осуществлять проверку хода и качества выполняемой работы, включая соблюдение сроков (графика) ее выполнения, качества предоставляемых подрядчиком материалов, правильности их использования подрядчиком.

Подрядчик может, как выполнять предусмотренную договором подряда работу лично, так и привлечь к исполнению своих обязательств других лиц — субподрядчиков, если это не противоречит договору. В случае привлечения к работе третьих лиц подрядчик выступает в качестве генерального подрядчика (ст. 706 ГК РФ).

Согласно п. 1 ст. 708 ГК РФ в договоре подряда указываются начальный и конечный сроки выполнения работ. По согласованию сторон в договоре могут быть предусмотрены сроки завершения отдельных этапов работы (промежуточные сроки).

Заказчик, получивший сообщение подрядчика о готовности к сдаче результата выполненных по договору строительного подряда работ либо, если это предусмотрено договором, выполненного этапа работ, обязан немедленно приступить к его приемке; сдача результата работ подрядчиком и приемка его заказчиком оформляются актом сдачи-приемки работ, подписанным обеими сторонами (ст. 753 ГК РФ).

Таким образом, о согласовании сторонами поэтапного выполнения работ по договору подряда правомерно говорить в том случае, когда: 1) в договоре подряда предусмотрено, что работы выполняются подрядчиком в несколько этапов; 2) договором обусловлен конечный результат каждого этапа работ, который может быть передан заказчику по акту приема-передачи. Если же в договоре или в приложении к нему (план-график и т. п.) стороны определили перечень конкретных работ, которые должны выполняться подрядчиком ежемесячно (ежеквартально и т. д.) в течение всего срока действия договора, то в такой ситуации о согласовании сторонами поэтапного выполнения работ говорить нельзя, поскольку ни договор, ни план-график не определяют конечный результат каждого этапа работ.

Действующим законодательством не определены формы договоров, заключаемых между инвестором и заказчиком, заказчиком и застройщиком. Любой из договоров может содержать обязанность выполнения участниками строительного процесса и функций инвестора, и функций подрядчика. Следовательно, в заключаемых между участниками строительства договорах должны указываться выполняемые функции, сроки и условия передачи информации о выполненных работах. Анализ договоров, заключаемых между субъектами строительства, показал, что участники получают следующую информацию в сроки, предусмотренные договором (табл. 6).

 

Таблица 6

Подход «от транзакции»

Преимущества Недостатки
Наследует логику ERP-системы, тесная связь с другими учетными модулями (финансы, бюджетировние, логистика и др.) Данные системы легко понимаются и интерпретируются руководством. Система эффективна при большом потоке однотипных документов и стандартизуемых процедурах обработки. Не учитывает ранние фазы работы по договору, начиная от переговоров. Отсутствует (или недостаточна) функциональность по работе с текстами договоров и других документов. Трудности с обработкой нестандартных договоров.

 Подход «от документа»

Преимущества Недостатки
Поддержка самых ранних фаз жизненного цикла договора – от черновика. Поддержка любых процедур согласования, как с контрагентом, так и внутри организации. Обработка договоров любых типов, в т.ч. работа с уникальными договорами. Базовые понятия – документ, согласование, контроль исполнения легко воспринимаются всеми сотрудниками. Слабая поддержка стадий исполнения договора (платежи, логистика, работы). Работа со структурированной информацией (карточки, таблицы, справочники) организована не всегда удобно.

 

Готового сквозного интегрированного решения, которое учитывало бы все аспекты управления договорами в строительстве, сегодня не существует. На практике оптимальным образом задача решается посредством интеграции системы электронного документооборота (ECM, Enterprise Content Management) и системы управления ресурсами предприятия (ERP, Enterprise Resource Planning).

Рекомендации по выбору решения по управлению договорами

1. Оценить потребность организации в комплексном решении по управлению договорами исходя из количества заключаемых договоров за год, их типов, степени государственного регулирования отрасли и т.д.

2. Выработать требования к системе управления договорами, фокусируя внимание на «болевых точках».

3. Определить требования к архитектуре решения, чтобы оно легко могло быть интегрировано с имеющимися бизнес-приложениями.

4. Быть готовым к тому, что ни одно из решений на 100% не соответствует вашим требованиям.

Работа с договорами во многом отражает уникальный стиль принятия решений в вашей организации. Иначе все организации работали бы одинаково, и в мире не было бы конкуренции. Возможно, придется компоновать решение из различных блоков. Если все компоненты поддерживают современные стандарты архитектуры информационных систем, это не создаст непреодолимых трудностей. За то позволит получить решение, подходящее именно вашей организации.

 

 

ТЕМА 2

НОРМАТИВНЫЕ ОСНОВЫ УПРАВЛЕНИЯ СТРОИТЕЛЬНЫМ ПРЕДПРИЯТИЕМ

 

Дата: 2018-11-18, просмотров: 389.