В основе документооборота ИСП при работе с ДМ лежат стандартные формы для бухгалтерского учета. При этом разница в учете ДМ или материалов подрядчика существенна, учет ДМ намного сложнее и длительнее, требует большого количества последовательных бухгалтерских проводок и операций, каждая из которых чревата ошибками, имеющими серьёзные последствия. Учет же материалов подрядчика одномоментен по бухгалтерским операциям и очень прост, так как материалы подрядчика не отделимы от стоимости сметы на работы к договору подряда, так же как и в актах выполненных работ формы КС-2, зеркально отражающих состав сметы. Соответственно, стоимость материалов подрядчика, вместе со стоимостью работ автоматически относится на затраты строительства объекта после подписания акта выполненных работ и представления счет- фактуры.

     В случае же варианта ДМ последовательно оформляются документы:

· Специалистами ПТО, на основании ПСД составляются заказные спецификации (ЗС), пообъектные заказные спецификации (ПЗС);

· На основании ЗС специалисты отдела закупок проводят торги на поставку (длительное и потенциально криминогенное действие), заключается договор с вовлечением нескольких подразделений и должностных лиц;

· Операция оплаты и покупки. С этого момента денежные средства Заказчика уже фактически заморожены;

· Покупка и получение на склад осуществляется по товарно- транспортной накладной (ТТН) формы торг-12 или зарубежного аналога экспедитором или другим лицом Заказчика;

· Для оприходования ДМ на учет в бухгалтерии осуществляется передача на склад материально- ответственному лицу по приходному ордеру формы М-4, ДМ оприходуются на один из счетов бухгалтерии как находящиеся на складе;

· После оформления заявки от Подрядчика, согласованной руководителем строительства, ПТО, менеджером на строительной площадке ДМ выдаются Подрядчику по «накладной на отпуск материалов на сторону» формы М-15 (оборудование по форме ОС-15). Бухгалтерия на основании М-15 (ОС-15) осуществляет проводку- перемещение ДМ на другой счет, как выданных Подрядчику в работу;

· После окончания данного объема работ, или при ежемесячном периодическом принятии работ по акту формы КС-2 Подрядчик обязан составить Отчет об израсходованных материалах Заказчика (ОИМЗ) или ранее обязательную форму М-29. Причем  объемы работ в КС-2 и объемы списания (расходования) ДМ должны точно соответствовать, с учетом норм списания материалов в ГСН. В противоположном случае необходимы многочисленные подтверждающие документы на сверхнормативное списание, и могут быть проблемы с УФНС. В контроле и приёме данных документов задействовано много должностных лиц Заказчика;

· На основании М-29 (ОИМЗ) бухгалтерия Заказчика осуществляет проводку по учету ДМ, с одного счета на другой, относя стоимость ДМ на затраты на строительство объекта.

         Теперь сравните такую многоходовую, полную несоответствий, потенциальных ошибок и злоупотреблений процедуру с одноходовой операцией по приемке выполненных Подрядчиком работ по КС-2, с автоматическим отнесением всех работ и стоимости материалов на затраты.

        При этом всё время нахождения у Подрядчика ДМ Заказчика, они остаются собственностью последнего, но фактически он не может ими распоряжаться. По окончанию строительства Заказчик так же будет обязан представлять в УФНС первичную документацию для возмещения НДС по ДМ, при этом должна быть грамотна построена вся цепочка первичной документации по приобретению, использованию и списанию на затраты ДМ, подтверждаться бухгалтерскими проводками, учетом по складам и т.д. с большим количеством задействованных лиц, с потенциальными ошибками.