В Excel  встроено большое количество функций для обработки различного типа данных. Они сгруппированы по категориям: математические, текстовые, логические, финансовые, статистические и др. Функция может иметь несколько аргументов и при записи формулы в ячейке таблицы аргументы разделяются точкой с запятой. Например:

МАКС (список) — возвращает из списка аргументов максимальное число;

МИН (список) — возвращает из списка аргументов минимальное число;

СРЗНАЧ (список) — возвращает среднее арифметическое своих аргументов;

СУММ (список) — возвращает сумму указанного списка;

функция =КОРЕНЬ (256) относится к группе математических функций, ее результат — 16, ее назначение — квадратный корень;

функция —ДАТА (2002; 5; 12) относится к группе «дата и время», ее результат — 12. 05. 02, ее назначение — возвращает дату в числовом формате;

функция =И (ИСТИНА; ЛОЖЬ) относится к группе логических функций, ее результат — ЛОЖЬ, ее назначение — Логическое И.

ВЫБОР ФУНКЦИЙ

• В списке Категория выбирается группа функций, объединенных по их назначению;
• в списке Выберите функцию появляется список относящихся к данной категории функций. Программа предлагает 12 категорий функций;
• выберем категорию Математические. В их числе: функции суммирования, тригонометрические функции, функции округления, вычисления степеней логарифмов и др.;
• выберем функцию Текстовые. В их числе: функции поиска строк, функции изменения регистра символов и др.

Кроме названных, предлагаются функции логические, функции для работы с датой и временем, финансовые функции, функции для работы со ссылками и др.

Из математических функций наиболее часто используется функция суммирования. Например, функция СУММ (число 1; число 2; ...) означает суммирование содержимого указанного интервала ячеек. Максимально в функции может быть до 30 аргументов. Ячейки могут быть просуммированы по какому-либо условию. Например, функция СУММЕСЛИ (указывается аргументы — диапазон; критерий; диапазон суммирования).

ФУНКЦИЯ АВТОСУММИРОВАНИЯ

Используется для быстрого подсчета сумм по строке или столбцу. Для этих целей используется кнопка «Автосумма» на панели инструментов. После ее нажатия автоматически анализируется содержимое смежных ячеек таблицы по горизонтали или вертикали и выбираются все ячейки до последней пустой. Ячейки получают пунктирное обрамление, образуется блок, а в самой ячейке появляется формула, описывающая данную функцию. Нажатием клавиши Enter подтверждается ввод функции.

Из текстовых функций назовем, к примеру, функцию СЦЕПИТЬ, которая используется при объединении нескольких текстовых строк в одну. Записывается функция следующим образом:

СЦЕПИТЬ (текст 1; текст 2; ...)

В приведенной функции аргументы текст 1, текст 2 и т. д. означают от одного до 30 текстовых строк или адресов ячеек, содержащих текстовые строки.

Функция ЗАМЕНИТЬ позволяет заменить часть одной текстовой строки символами из другой текстовой строки. Записывается функция следующим образом:

ЗАМЕНИТЬ (старый текст; начальная позиция; число знаков; новый текст)

Функция ПОИСК позволяет найти нужные символы в текстовой строке. Записывается функция следующим образом:

ПОИСК (искомый текст; текст для поиска; начальная позиция)

Финансовые функции являются одной из разновидностей встроенных функций, используются для финансового анализа и решения задач бухгалтерского учета. Некоторые финансовые функции требуют для работы установки пакета анализа или пакета поиска решения.

В таких случаях требуется дополнительная настройка Excel:

· выбираются команды Сервис, Настройка и в результате открывается диалог выбора дополнительных пакетов программы;

· при отсутствии нужных пакетов в списке выполняется дополнительная установка пакета программы Microsoft Office, выбрав недостающие компоненты;

· в списке настроек, выведенном в диалоге, устанавливаются флажки у элементов Пакет анализа и Поиск решения;

· завершается процесс нажатием кнопки «ОК».

Простейшие формулы и сложные формулы, содержащие множество функций, вводятся вручную. Для ввода формул, содержащих функции, может быть использован специальный Мастер вставки функций:

· выбирается ячейка, в которую предполагается вводить формулу;

· после появления курсора для ввода информации в строке формул нажимается кнопка f ( x ) на панели инструментов Стандартная или в строке формул программы;

· в строкe формул автоматически появляется символ «=», и на экране появится первый диалог мастера.

Использование мастера функций помогает избежать ошибок при наборе формулы вручную.