В программе обработка информации производится с помощью формул, которые используются для сравнения данных в ячейках таблицы, сложения и умножения значений данных в ячейках, объединения содержимого ячеек.

Формулы можно вводить вручную либо использовать предлагаемые программой готовые формулы. Формула всегда начинается со знака равенства «=». При наличии в ячейке данного символа программа считает, что содержимое ячейки — это формула, по которой следует произвести вычисление. Иначе программа рассматривает выражение как текстовую строку.

Первой составляющей формулы являются константы. Для создания формул используются математические и логические операции: сложения, вычитания, умножения, деления, возведения в степень. Для сравнения величин в формулах и проверки равенства используются другие группы операторов. При вычислении по заданной формуле сначала выполняются операции возведения в степень, затем — умножение и деление, потом — сложение и вычитание. С помощью скобок порядок выполнения операторов может быть изменен.

В формулах могут быть использованы также адреса и имена  ячеек электронной таблицы. В этом случае в формуле используется не сам адрес, а значение ячейки с данным адресом:

формула =В1+В2*3 означает, что нужно взять содержимое ячейки В2, умножить его на три и прибавить содержимое ячейки В1;

формула =А1/А2*АЗ означает, что содержимое ячейки А1 следует разделить на содержимое ячейки А2 и полученный результат будет умножен на содержимое ячейки АЗ;

формула =А1/ (А2*АЗ) означает, что содержимое ячейки А2 будет умножено на содержимое ячейки АЗ, а содержимое ячейки А1 будет поделено на полученный результат умножения.

Результат вычисления будет записан в ячейку, где расположена формула. Кроме того, в формулах могут участвовать функции (стандартные формулы, возвращающие результат выполняемых действий над входящими в функцию значениями как аргументы).

Чтобы изменить формулу в ячейке, эту ячейку следует активизировать и текст формулы появится в строке формул. После щелчка мышью на строке формул ячейки, участвующие в формуле, и аргументы функций в строке формул выделяются разными цветами (Excel 2002).

При желании узнать сегодняшнюю дату введем формулу:

СЕГОДНЯ ()

При желании узнать сегодняшний день недели введем формулу:

=ДЕНЬНЕД(СЕГОДНЯ()).

Исправления вносятся в строку формул, какие ячейки участвуют в редактировании формулы. Затем следует нажать клавишу «Enter».

Сообщения об ошибках ввода:

· сообщение #ИМЯ? появляется, если программа не распознала имя функции или имя ячейки, используемые в формуле;

· сообщение #ЗНАЧ! свидетельствует о некорректном использовании функции;

· сообщение #ЧИСЛО! появляется при допущенных ошибках с представлением или с использованием чисел;

· сообщение #ССЫЛКА! свидетельствует об ошибках в адресации ячеек.

ССЫЛКИ В ТАБЛИЦЕ  MS -ЕХСЕ1

В формулах кроме констант можно использовать и ссылки на ячейки. В процессе вычислений используется значение из ячейки, на которую указывает ссылка. Функциональное различие типов ссылок проявляется при выполнении операций копирования.

Программа позволяет выполнять различные варианты копирования:

· копирование данного из одной ячейки в другую; копирование данного из одной ячейки в блок других ячеек, являющийся частичной строкой или частичным столбцом; копирование данного одной ячейки в прямоугольный блок других ячеек;

· копирование данных из ячейки одного блока в ячейки другого блока;

· копирование данных между листами книги.

Ссылки бывают абсолютными и относительными. Абсолютные ссылки записываются со знаком $. Например: А1 — относительная ссылка; $А$1 — абсолютная ссылка и на строку, и на столбец; $А1 — на столбец ссылка — абсолютная, а на строку — относительная; А$1 — на строку ссылка — абсолютная, а на столбец — относительная.

Пусть в таблице требуется скопировать Формулу из ячейки В5 в ячейку С5. Поскольку в ячейке В5 формула представлена с относительными адресами, то в ячейку С5 скопируется формула = СУММ(С1...С5). То есть относительные адреса скорректируются. Если в ячейку В5 записать формулу с абсолютными адресами, то после копирования в ячейку С5 будет та же формула, что и в ячейке В5, т. е. адреса не изменятся.

По умолчанию копируются и формула, и значение. Если требуется скопировать только значение, то копирование будет производиться через буфер обмена и вместо команды Вставка следует использовать команды Правка, Специальная вставка, а в появившемся окне выбрать кнопку «Значение».