С расчетного счета банк выдает наличные деньги на выплату заработной платы, оплачивает счета поставщиков организации, производит различные платежи. Прием и выдачу денег, а также безналичные перечисления банк производит по расчетно-денежным документам установленной формы. Для выписки платежных поручений в типовой конфигурации предусмотрен документ «Платежное поручение».

Таблица 2.1 – Журналы документов

Платежные поручения нумеруются по каждому из расчетных счетов отдельно. В реквизите «Расчетный счет» выбирается тот счет, с которого предполагается осуществить платеж. Очередной номер исходящего документа по выбранному расчетному счету автоматически предлагается в реквизите «Номер платежки».

Если платежное поручение оформляется на перечисление налогов, взносов, других обязательных платежей, следует установить флажок «Оплата налога/отчисления», после чего в реквизите «Вид налога» выбрать из справочника «Налоги и отчисления» соответствующий вид налога.

В реквизите «Контрагент» выбирается организация, которой будут перечислены деньги, в реквизите «Р/счет» – расчетный счет клиента (из справочника «Денежные счета»). Счет учета взаиморасчетов с контрагентом (счет учета расчетов с бюджетом, государственными целевыми фондами) указывается в реквизите «Счет». В случае оплаты поставщикам или возврата денег покупателям необходимо также указать заказ. Для выбора заказа предназначена специальная кнопка. При нажатии на нее открывается журнал «Отбор заказов» по выбранному клиенту. Двойной щелчок мыши на строке с требуемым документом-заказом приведет к его появлению в поле «Заказ» в « Платежном поручении». При выборе заказа сумма и НДС автоматически заполняются из остатка по выбранному заказу. Но при необходимости их можно откорректировать вручную.

Для заполнения назначения платежа можно воспользоваться списком типовых назначений платежа, выбираемых из справочника «Назначения платежей» (реквизит «Кратко»).

Кнопка «Печать» служит для получения печатной формы платежного поручения.

При проведении документ «Платежное поручение» не формирует бухгалтерские проводки. Факт движения денег по расчетному счету в типовой конфигурации отражается в документе «Банковская выписка».

Платежное требование

Расчеты между организациями могут осуществляться с помощью оформления платежных требований.

Платежное требование представляет собой расчетный документ о бесспорном списании (взыскании) средств контрагента.

Для ввода платежного требования выберите соответствующий пункт из подменю «Банк» меню «Документы» главного меню программы. В результате на экране откроется окно диалога для ввода нового документа.

Форма платежного требования заполняется аналогично форме платежного поручения, но имеет следующие особенности.

Если установлен флажок «С акцептом», необходимо указать срок для акцепта. В этом случае в поле «Содержание» печатной формы документа будет добавлено «С акцептом», с указанием срока акцепта.

Если этот флажок отключен, тогда в поле «Содержание» печатной формы документа будет проставлено «Без акцепта», и появится текст, который вы добавите в поле «Содержание» экранной формы документа. В соответствии с Инструкцией о безналичных расчетах в хозяйственном обороте Украины, при списании средств без акцепта плательщика дается ссылка на законодательный акт или акт ненормативного характера, на основании которого осуществляется взыскание с указанием даты и номера. В нижней части окна диалога расположены кнопки:

– «Печать» - для формирования и печати платежного требования;

– «ОК» - для сохранения документа в журнале;

– «Закрыть» - для отказа от ввода документа или от сделанных изменений.

Инкассовое поручение

Для ввода инкассового поручения выберите пункт «Инкассовое поручение» из подменю «Банк» меню «Документы». В результате на экране откроется окно диалога для ввода нового документа. Заполнение инкассового поручения аналогично заполнению формы платежного требования.

Учет кассовых операций

Прием наличных денег в кассу оформляется приходными кассовыми ордерами, подписанными главным бухгалтером или уполномоченным им лицом.

Для автоматического оформления операций, связанных с поступлением наличных денежных средств в кассу предприятия, в типовой конфигурации предусмотрен документ «Приходный кассовый ордер».

Ввод нового документа осуществляется выбором соответствующего пункта в подменю «Касса» главного меню программы.

Приходный кассовый ордер может регистрировать несколько различных по смыслу и по-разному отражающихся в учете операций. Вид операции выбирается в одноименном реквизите закладки «Основные формы» и может принимать следующие значения:

– «Приход денег из подотчета» – поступление в кассу денежных средств от подотчетного лица. В этом случае в качестве корреспондирующего бухгалтерского счета используется соответствующий субсчет счета 372 «Расчеты с подотчетными лицами»;

– «Оплата заказа покупателем» – поступление денег от покупателя за уже отгруженный товар или в качестве предоплаты по счету-фактуре. В качестве корреспондирующего бухгалтерского счета используются соответствующие субсчета счета 36 «Расчеты с покупателями и заказчиками»;

– «Поступление денег из банка» – поступление денег с одного из расчетных счетов фирмы. Корреспондирующий счет – 31;

– «Прочие операции» – поступление денег в кассу из любого другого источника, корреспондирующий счет может быть любым.

В группе «Касса» нужно указать кассу из справочника «Счета нашей фирмы» и очередной номер для печатной формы приходного ордера. Программа ведет автоматическую нумерацию приходных и расходных документов, в данном случае – ордеров, и по умолчанию предлагает очередной номер, увеличивая на единицу текущее значение соответствующего реквизита выбранного элемента справочника «Счета нашей фирмы».

Отметим, что в реквизите «Касса» может быть выбрана и валютная касса организации (порядок работы с валютным приходным ордером приведен в разделе «Учет операций с иностранной валютой»).

Выдача наличных денег из кассы

Выдача наличных денег из кассы производится по расходным кассовым ордерам или другим надлежащим образом оформленным документам, с наложением на эти документы штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером организации или уполномоченными лицами.

Для автоматического оформления операций по расходу денежных средств из кассы организации с использованием расходного кассового ордера в типовой конфигурации предназначен документ «Расходный кассовый ордер».

«Расходный кассовый ордер» полностью аналогичен «Приходному ордеру», имеет те же реквизиты, но в учете отражает при помощи проводок противоположную операцию – расход денег.

Формирование кассовой книги

Все поступления и выдачи наличности предприятия учитывают в кассовой книге. Каждое предприятие, имеющее кассу, ведет кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия.

Записи в кассовой книге производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру. Кроме того, ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итог за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

Для формирования отчета по кассовым операциям в типовой конфигурации предназначен отчет «Кассовая книга». Отметим, что данный отчет формируется на основании проводок по счету 30 «Касса».

Для составления отчета следует выбрать пункт «Кассовая книга» в меню «Отчеты» главного меню и в форме ввода указать период (дату), по которой необходимо сформировать отчет, номер листа кассовой книги и кассу, для которой будет сформирован настоящий отчет.

При задании произвольного периода формирования отчета он будет сформирован на каждый кассовый день отдельным листом кассовой книги. Касса выбирается из справочника «Счета нашей фирмы»; таким образом, можно получить кассовую книгу для каждой кассы отдельно, например, для кассы в гривнах, для кассы в долларах и т.д. Если реквизит «Касса» диалоговой формы запроса оставить незаполненным, то отчет сформируется по всем кассам в гривневом покрытии.

В форме запроса параметров отчета можно также определить форму последнего листа кассовой книги: будет ли это обычный лист, последний лист за месяц или за год. Кроме того, если в качестве периода формирования отчета выбран один день, то дополнительно можно указать сумму, выплаченную из кассы организации на зарплату.

Для формирования отчета необходимо нажать кнопку «ОК» или кнопку «Сформировать».

Сформированный отчет открывается в виде табличного документа, который может затем быть выведен на печать. При использовании кнопки «ОК» после формирования окно формы настройки параметров отчета закрывается. При использовании кнопки «Сформировать» окно остается открытым, что позволяет изменить параметры отчета и сформировать другой отчет. Сформированный отчет будет содержать остатки на начало даты, все проводки по 30 счету по выбранной кассе за эту дату, а также итоговые обороты и остаток на конец дня.