Типовая конфигурация позволяет автоматизировать ведение учета по различным разделам. Для ведения учета в типовой конфигурации используются документы. В данном разделе приводится краткая информация о работе с документами. Подробно о работе с документами следует читать в книге «Руководство пользователя».

Типовая конфигурация включает широкий набор документов. Часть документов предназначена только для ввода, хранения и печати первичных документов, используемых на предприятиях, например, документы «Платежное поручение», «Счет», «Акт инвентаризации ТМЦ». Другая часть документов, помимо ввода данных первичного документа, выполняет автоматическое формирование проводок. Это такие документы, как «Приходная накладная», «Расходная накладная», «Приходный кассовый ордер», «Расходный кассовый ордер», «Ввод в эксплуатацию» и другие.

Кроме того, в данной конфигурации существуют регламентные документы, которые подлежат обязательному вводу в конце каждого отчетного периода (месяца) с целью формирования определенного набора проводок. Например, документ «Переоценка валюты» выполняет автоматическое формирование проводок по переоценке гривневого покрытия валютных остатков по счетам и объектам аналитики. Регламентным является также документ «Финансовые результаты». Использование документов, автоматически формирующих проводки, позволяет существенно облегчить ведение бухгалтерского учета и подготовку к составлению отчетности, особенно при большом количестве операций. Ввод документов может производиться из меню «Документ» главного меню программы.

Форма ввода документа

Для ввода данных в документ используется форма ввода документа. Она содержит набор реквизитов, переключатели, флажки, кнопки.

По данным, введенным в форму документа, формируются печатная форма документа и/или проводки документа.

Каждый документ имеет обязательные реквизиты – номер и дату. При открытии нового документа ему автоматически присваивается номер, который может быть изменен пользователем. Дата документа устанавливается в соответствии с рабочей датой программы, но может быть и изменена. Номер и дата в совокупности с другими реквизитами, имеющими в форме заполнения документа вид полей для ввода, образуют так называемую шапку документа.

Некоторые документы также имеют многострочную табличную часть или таблицу, содержащую список объектов бухгалтерского учета, к которым данный документ применяется. Табличная часть содержит список объектов и их свойств. Например, документ «Приходная накладная» содержит список поступивших товарно-материальных ценностей, причем для каждой позиции указаны количество, цена, сумма и НДС.

В документе «Начисление ЗП» табличная часть содержит список сотрудников, которым начисляется заработная плата, их оклады, суммы удержаний и пр. Способ заполнения табличной части, если таковая в документе имеется, определяется для каждого документа индивидуально и приводится в описании документа (см. далее). Заполненные графы таблицы можно редактировать.

В экранных формах документов, табличная часть которых может содержать элементы справочника «Номенклатура», присутствует кнопка «Подбор». После нажатия этой кнопки и выбора одной из предлагаемых опций «По ТМЦ» или «По партиям» на экране раскроется одна из форм представления списка товаров/услуг (из справочника «Номенклатура»).

Для каждого товара в этом списке можно вывести его артикул, счет учета, отпускную и розничную цены, единицу измерения, вид. Для этого следует установить соответствующий флажок в группе «Показать».

Реквизиты группы «Остатки» служат для задания способа отображения остатков по ТМЦ – отдельно в информационной строке или тоже в форме списка. Зафиксировав курсор на конкретном ТМЦ и выбрав требуемый склад, в реквизите «Место хранения» можно просмотреть остатки по данному ТМЦ.

В форме подбора «По партиям» двойной щелчок мыши на каком-либо ТМЦ приведет к появлению списка всех его партий, которые приходовались по выбранному месту хранения с указанием даты, цены и остатка ТМЦ по каждой партии. Установив флажок «Показать только те партии, по которым есть остатки», можно ограничить список партий данного ТМЦ в указанном месте хранения только теми, по которым имеются ненулевые остатки.

Внесение в табличную часть документа того или иного ТМЦ осуще-

ствляется двойным щелчком мыши на его наименовании в форме подбора «По ТМЦ», на конкретной партии ТМЦ – в форме подбора «По партиям». Все выбранные ТМЦ записываются в спецификацию документа в базовой единице измерения. Количество, вносимое в документ при множественном подборе, зависит от значения константы «Запрашивать количество». Если значение этой константы - «Да», то при подборе каждого ТМЦ конфигурация будет запрашивать ввод количества, если – «Нет», то в спецификацию документа будет подставляться количество, равное 1.

Журналы документов

Введенные документы хранятся в журналах документов.

В программе имеется общий журнал документов, в котором регистрируются все введенные документы, а также журналы документов, содержащие сгруппированные по отдельным видам (разделам) учета документы. К любому из журналов можно обратиться, выбрав соответствующий пункт меню «Журналы» главного меню программы.

В каждом журнале находятся документы, относящиеся к определенному разделу учета. В журнале документов по каждому документу, помимо общей информации (дата, вид, номер документа), представлена также информация, специфичная для документов конкретных видов (например, организация-контрагент). Открыть уже введенный документ для редактирования или просмотра можно из журнала операций, журнала проводок или из журнала документов, в котором располагаются документы.

Печать журнала. Для печати списка документов текущего журнала предназначена кнопка «Реестр» в нижней части окна журнала. При нажатии этой кнопки выводится отчет, содержащий все документы, видимые в данный момент в журнале.

При нажатии кнопки «Путеводитель» на экране откроется соответствующий раздел «Путеводителя» по конфигурации, содержащий описание того участка учета, которому принадлежат документы текущего журнала.

В журналах тех документов, которые по смыслу могут иметь подчиненные документы (т.е. выступать в качестве документа-заказа), присутствуют кнопки «Подчиненные документы» и «Дерево». При нажатии кнопки «Подчиненные документы» формируется список подчиненных документов по выделенному курсором документу в журнале.

При нажатии кнопки «Дерево документов» формируется дерево подчиненных документов. Двойной щелчок мыши на наименовании какого-либо документа в таком дереве приводит к открытию формы такого документа, на строке «Журн.» – к открытию полного журнала документов с позиционированием курсора на этом документе. В типовой конфигурации используются следующие журналы документов (таблица 2.1).