предприятие

В начале работы с типовой конфигурацией следует настроить ее на особенности ведения учета на конкретном предприятии и ввести начальные остатки по счетам бухгалтерского учета. Прежде чем начинать настройку программы, необходимо ознакомиться с планом счетов. Пользователь в рамках данной конфигурации не может удалять или изменять свойства счетов. При этом допускается добавлять в план счетов новые счета или субсчета, если в этом есть необходимость.

Чтобы настроить типовую конфигурацию для работы с вашей бухгалтерией, нужно ввести константы и заполнить справочники.

Для ввода основной части констант конфигурации удобно воспользоваться «Помощником настройки конфигурации».

При первом запуске конфигурация выводит сообщение о том, что проводится первый запуск, и производит начальные действия: установку значений констант, начальное заполнение некоторых справочников, добавление в план счетов полного наименования счетов и др. В процессе выполнения этих действий в окне сообщений, расположенном в нижней части программы, выдается информация о выполняемых действиях.

Помощник заполнения констант

«Помощник заполнения констант» автоматически вызывается при первом запуске конфигурации. В дальнейшем его можно вызвать при помощи пункта «Помощник заполнения констант» главного меню «Помощь».

Если Вы не хотите, чтобы «Помощник» автоматически вызывался при каждом запуске системы, снимите отметку флажка «Показывать при старте системы» на заставке «Помощника».

Перемещение по страницам «Помощника» осуществляется при помощи кнопок «Далее» и «Назад». На последней странице станет доступной кнопка «Готово», нажав на которую, Вы внесете подготовленные данные в информационную базу. При работе с «Помощником» до нажатия кнопки «Готово» с помощью кнопки «Отмена» можно отменить изменение информационной базы.

Поскольку все константы типовой конфигурации, в зависимости от их назначения, можно условно разделить на несколько групп, диалоговая форма «Помощника» выполнена в виде нескольких страниц.

На странице «Значения по умолчанию» предлагается определить ряд значений, которые по умолчанию будут подставляться при введении новых документов, элементов справочников: наименование фирмы и ее основного поставщика, вид НДС, вид взаиморасчетов по умолчанию и пр.

Ввиду того, что некоторые из установленных Вами в процессе работы с «Помощником» значений являются периодическими, т.е. хранят историю значений на различные даты, на странице «Периодические значения» Вам предлагается ввести дату, на которую будут записаны такие значения. При этом, если Вы воспользовались «Помощником заполнения констант» в самом начале работы с конфигурацией, в качестве такой даты следует ввести дату, являющуюся более ранней, чем дата внесения начальных остатков.

Для того, чтобы удалить значения констант, которые были введены позже указанной Вами даты, следует установить флажок «Очистить историю значений за последующие даты».

Нажатие кнопки «ОК» на последней странице «Помощника» приведет к записи вновь введенных значений констант типовой конфигурации.

Если в процессе работы с «Помощником» Вам непонятно назначение некоторых настраиваемых параметров, обращайтесь к разделу «Константы» настоящего руководства.

Константы. Список констант вызывается через меню «Операции» главного меню системы «Константы» в системе 1С: Бухгалтерия, которое применяется для хранения различных общих параметров, используемых системой.

Введение нормативно-справочной информации

Для хранения нормативно-справочной информации в конфигурации используются справочники.

Условно все справочники можно разделить на справочники общего назначения и справочники, относящиеся к одному из разделов учета, реализованному в конфигурации.

Справочники общего назначения нельзя отнести к какому-то определенному разделу учета. Информация, хранящаяся в таких справочниках, используется при ведении учета по любому из направлений, реализованных в конфигурации. Это такие справочники, как «Фирмы», «Валюты», «Сотрудники», «Контрагенты», «Виды деятельности» и т.д. К справочникам общего назначения можно отнести также справочники, которые используются в конфигурации только для ведения аналитического учета на соответствующих счетах: «Животные», «Ценные бумаги», «Контрактные обязательства», «Гарантии».

Справочники, относящиеся к определенному разделу учета, используются, в основном, в документах, которые, собственно, его реализуют. Например, справочник «Необоротные активы» используется при ведении бухгалтерского учета основных средств, нематериальных активов, других необоротных материальных активов (описание этого справочника приведено в разделе «Учет объектов ОС, НМА, других необоротных материальных активов»).

Общая характеристика справочников

Каждый справочник представляет собой одноуровневый или многоуровневый список. Уровень иерархии каждого справочника определяется в конфигураторе. Максимальная вложенность – 3. Каждому элементу справочника соответствует уникальный код. Уникальность кодов контролируется программой при вводе нового элемента справочника. Например, кодом элементов в справочнике «Банки» являются их МФО.

Некоторые справочники содержат поля, значениями которых являются элементы других справочников, например, в форме элемента справочника «Счета нашей фирмы» значение реквизита «Банк» выбирается из справочника «Банки».

Между некоторыми справочниками существует отношение подчиненности. Например, справочник «Денежные счета» может быть открыт для редактирования только после выбора конкретной организации-контрагента и содержит информацию о всех его расчетных счетах.

Если справочник используется для ведения аналитического учета, он соответствует определенному виду субконто. Наименования большинства таких справочников совпадают с названиями соответствующих им видов субконто. В том случае, если эти названия различны, для справочника приводится название соответствующего вида субконто.

Для просмотра и редактирования справочники доступны из главного меню программы. Заполнение и корректирование информации справочников возможны также в процессе работы с документами.

Периодические реквизиты справочников

Некоторые справочники конфигурации имеют периодические реквизиты. Периодическими являются реквизиты, значения которых связаны с датой. При изменении значения периодического реквизита старое значение сохраняется, при этом новое значение действует с указанной даты, а старое – до указанной даты.

Стандартный механизм работы с периодическими реквизитами описан в «Руководстве пользователя».

Последовательность заполнения справочников

Справочники заполняются как предварительно, так и в процессе ввода операций и документов. Однако некоторые справочники целесообразно заполнять заранее.

До начала работы с документами рекомендуется заполнить справочники «Валюты», «Фирмы», а также занести банковские реквизиты Вашей фирмы в справочник «Счета нашей фирмы».

Остальные справочники можно заполнять в произвольном порядке.

Общие сведения о фирме. Наименование, а также основные сведения об организации, от имени которой ведется учет, заносятся в справочник «Фирмы». Если в конфигурации включен режим ведения учета от имени нескольких фирм, то в этом справочнике будет храниться список таких фирм и все необходимые для учета сведения.

Ввод информации о фирме и редактирование уже введенных данных осуществляются в диалоговом режиме. Диалог организован в виде картотеки: данные о фирме, которые вводятся в этом диалоге, распределены по нескольким закладкам. Для доступа к элементам какой-либо группы необходимо щелчком мыши открыть соответствующую закладку.

На закладке «Основные сведения» вводятся краткое и полное наименования фирмы: краткое служит для отображения в экранных формах, а полное – для формирования печатных форм документов и отчетов. Здесь же указываются телефоны, физический и юридический адреса фирмы, а также отрасль и форма собственности. В конфигурации предусмотрена возможность ведения учета от имени субъекта предпринимательской деятельности (частного предпринимателя). Для этого в форме справочника предусмотрен флажок «Частное лицо».

Ответственные лица фирмы (директор, главный бухгалтер, кассир) выбираются из справочника сотрудников.

В настоящей конфигурации для каждой из фирм можно вести нео-граниченное число расчетных счетов, валютных счетов и касс. Основной расчетный счет в гривнах и основной валютный счет устанавливаются в реквизитах «Основной р/счет» и «Основной валютный р/счет». Эти значения по умолчанию будут подставляться во все платежные документы.

На закладке «Регистрация и коды» вводятся различные коды организации, ее регистрационные номера в службе занятости, сведения о налоговой инспекции. Информация из этих реквизитов используется при формировании регламентированных отчетов.

На закладке «Дополнительно» определяются основной оптовый и розничный склад (магазин) фирмы. Эти значения будут по умолчанию подставляться во все приходно-расходные, складские и розничные документы.

Здесь же выбирается и префикс номера документа – строка, с которой будут начинаться номера всех документов, выписанных от имени данной фирмы. Если учет ведется от имени нескольких фирм, то с помощью префикса номера будет организована нумерация документов по каждой фирме: если префиксы у фирм различные, то и последовательность номеров у каждой фирмы будет своя, при смене префикса нумерация начнется заново. Префикс номера желательно устанавливать таким образом, чтобы он соответствовал названию фирмы. В этом случае Вы без труда сможете различать документы, принадлежащие разным фирмам, в журналах и отчетах. В реквизите «Каталог отчетов» можно указать имя подкаталога, в котором будут сохраняться сформированные в конфигурации регламентированные отчеты по данной фирме. Путь к каталогу отчетов по фирме строится следующим образом:

ExtForms\Каталог_с_номером_квартала\Имя_подкаталога_из_спра-вочника_Фирмы.

На всех закладках формы справочника доступны кнопки «Сотрудники», «Счета», с помощью которых можно открыть список сотрудников, работающих в фирме, и полный перечень ее наличных и безналичных счетов (из справочника «Счета нашей фирмы»).

Банковские счета и кассы

Список всех мест, где могут храниться наличные и безналичные денежные средства организации, ведется в справочнике «Счета нашей фирмы». Здесь содержится информация о всех ее расчетных счетах, валютных счетах и кассах (т.е. о наличных счетах). Если учет в конфигурации ведется от имени нескольких организаций, то здесь хранится список счетов всех фирм компании.

Справочник используется как при редактировании документов, так и для ведения аналитического учета по следующим счетам бухгалтерского учета: 30 «Касса», 31 «Счета в банках», ВЛ «Балансовая стоимость валюты (налоговый учет)».

Справочник реализован как двухуровневый. В справочнике рекомендуется создать три группы: для расчетных счетов в гривнах, для расчетных

счетов в валюте и для наличных счетов (касс).

Для каждого элемента справочника «Счета нашей фирмы» должно быть определено наименование, т.е. «внутреннее» название счета («Основной р/с», «Дополнительный р/с», «Основной валютный р/с», «Гривневая касса» и т.д.), фирма, валюта, в которой учитываются средства на данном счете. Флажок «Безналичный счет» должен быть установлен для расчетных счетов в гривнах и в валюте. Для безналичных счетов следует также указать банковские реквизиты, которые будут автоматически подставляться в печатные формы платежных поручений.

Бухгалтерский счет учета наличия и движения денежных средств на счете указывается в реквизите «Счет». Этот счет будет по умолчанию подставляться в одноименный реквизит всех документов, оформляющих движение средств по такому счету («Банковская выписка», «Расходный кассовый ордер», «Приходный кассовый ордер»).