В связи с большим количест­вом товаров, сосредоточенных на складах, особое внимание должно быть уделено правильной организации хранения и учета товарных запасов как в целом по предприятию, так и по складам, товарным группам, ассортименту. Учет должен быть построен таким образом, чтобы обеспечить строгий оперативный контроль за сохранностью товаров в местах хранения и на всех этапах движения.

Учет товаров на складе ведет бригадир кладовщиков, т.е. заведую­щий складом, или другой работник по приказу или распоряжению руководителя предприятия. Выбор вида учета зависит от способов хранения товаров и степени развития средств механизации учета.

Применяют два вида хранения товаров на складах: партионный и сортовой. При партионном методе товары хранятся отдельно по партиям, а внутри партии - по видам; при сортовом - по сортам и наименованиям и учитываются по свободным отпускным ценам без НДС или свободным розничным ценам с НДС.

Партионный способ хранения товаров целесообразен, когда име­ется площадь для хранения товаров указанным способом; товары отпускаются в упаковке изготовителя; необходим контроль за сро­ками хранения.

Оптовые предприятия, которые могут обеспечить обособлен­ное хранение товаров каждой партии от момента их поступления до полного выбытия, применяют партионный учет товаров. Оптовые предприятия, где хранятся товары по наименованиям и сортам, ве­дут сортовой учет товаров.

Независимо от вида хранения и учета товаров складской учет ведется в натуральном выражении по наиме­нованиям, сортам, количеству и цене.

Для правильной организации учета товаров на складах, контроля за правильностью цен большую роль играет присвоение товарам номенклатурных номеров. Они проставляются на первичных доку­ментах поступивших и выбывших товаров, в инвентаризационных описях, сличительных ведомостях выведения результа­тов инвентаризации товаров, на упаковочных и товарных ярлыках, в учетных реестрах аналитического учета.

В зависимости от вида хранения и учета товаров на складе применяются различные учетные регист­ры. Так, при сортовом способе учета на складе используются кар­точки количественного учета и товарные книги, при партионном - партионные карты или товар­ные книги. При любом виде учета записи производятся на основа­нии документов о приходе и расходе товаров.

Для усиления контроля за состоянием товарных запасов в соот­ветствии с установленным нормативом, сохранностью товаров на торговых предприятиях, выполнением плана товарооборота и фи­нансовых результатов очень важно правильно организовать отчет­ность материально-ответственных лиц.

Существуют три формы материальной отчетности:

- непосредственная передача работниками предприятий приходных и расходных доку­ментов в бухгалтерию;

- передача работниками предприятий приход­ных и расходных документов в бухгалтерию с сопроводительными реестрами;

- передача работниками предприятий этих же документов с товарными отчетами.

Форма отчетности зависит от объема информации и количества документов, степени внедрения ПЭВМ, места и времени таксировки документов, вида учета товаров в бухгалтерии (суммового и количе­ственно-суммового), способа ведения аналитического учета товаров в бухгалтерии (количественно-суммового, оперативно-бухгалтерского (сальдового) или по отчетам материально-ответственных лиц).

Так, передача первичных приходных и расходных документов без сопроводительных сводных документов производится только при ведении в бухгалтерии оперативно-бухгалтерского способа ана­литического учета. В этом случае с согласия материально-ответст­венных лиц подтверждением приема-сдачи документов может слу­жить подпись работника бухгалтерии в карточках складского учета о проверке записей по каждой операции. Это не менее убедительное подтверждение сдачи документов в бухгалтерию, чем сопроводи­тельный реестр.

Передача документов в бухгалтерию при реестрах производится:

- если на складах с большой номенклатурой товаров ведется сортовой количественный учет и при этом способ ведения учета в бухгалтерии количественно-суммовой;

- при отпуске товаров по нетаксированным документам и при их большом числе.

Товарные отчеты применяются в следующих случаях:

- если на предприятиях по некоторым группам продовольствен­ных и непродовольственных товаров ведется только суммовой учет (при получении на это разрешения);

- на складах с небольшой номенклатурой товаров, где аналити­ческий учет ведется по отчетам материально-ответственных лиц.

В зависимости от ассортимента товаров, хранимых на предпри­ятиях, товарные отчеты могут составляться или в суммовом, или в количественном выражении. Так, на складах с небольшим ассор­тиментом товаров товарные отчеты составляются с указанием коли­чества по каждому наименованию или группе товаров, на складах с большим ассортиментом товаров и на предприятиях розничной торговли - только в стоимостном выражении.

В реестре (перечне) перечисляют приходные и расходные доку­менты с указанием их даты, номера, наименования поставщика и покупателя. В реестре на непродовольственные товары, как пра­вило, указывается сумма полученного или отпущенного товара и та­ры по каждому документу. В нем, однако, не определяется остаток товаров и тары на начало и конец отчетного периода, количество полученных и отпущенных товаров за отчетный период. В связи с этим он не может обеспечить оперативный контроль за состояни­ем товарных запасов и их движением.

В товарных отчетах показывается (в стоимостном выражении) движение товаров, начиная с остатков на начало отчетного периода и заканчивая остатками на конец отчетного периода. В приходной части товарного отчета заведующий складом записывает документы с указанием наименования поставщика, номера и даты документа, стоимости товаров по учетным ценам. По этому же принципу доку­менты записываются в расходную часть товарного отчета. Затем подсчитываются итоги по приходу и расходу за отчетный период, а также нарастающим итогом с начала месяца. Кроме того, показы­ваются остатки на начало и конец отчетного периода - последние подсчитываются арифметическим путем (к остатку на начало отчет­ного периода прибавляется итог по приходу и вычитается итог по расходу).

Кроме традиционных форм товарных отчетов и реестров некото­рые оптовые предприятия применяют свои разработки. Так, спе­циализированные оптовые организации ежедневно составляют ве­домость о движении товаров и тары. В ней указываются: цена, количество и стоимость каждого поступившего и отпущенного вида товара, его остатки на начало и конец дня. К ведомости прилагается реестр документов. Такая группировка имеет большое статистиче­ское значение, позволяет ежедневно проверять полноту и правиль­ность отражения данных аналитического учета, содержащихся в до­кументах.

Контроль за состоянием товарных запасов и сохранностью ценно­стей зависит также от соблюдения сроков и порядка представления отчетности. Эти сроки обычно дифференцируются в зависимости от количества документов и специализации предприятия. Однако во всех случаях целесообразно установить одинаковую периодичность представления отчетов материально-ответственными лицами. Та­кой порядок способствует усилению оперативного контроля за со­стоянием товарных запасов и их движением. Сроки представления товарных отчетов или реестров определяют руководитель и главный бухгалтер предприятия.

Первый экземпляр товарного отчета или реестра вместе с прило­женными первичными документами сдают в бухгалтерию, а второй остается у материально-ответственного лица. Приемку товарных от­четов при партионном учете товаров (тары) на складах специализи­рованных оптовых баз бухгалтерия производит непосредственно на месте с одновременной сверкой записей в партионных картах. Вме­сте с товарным отчетом заведующий складом сдает в бухгалтерию под расписку и все закрытые партионные карты, которые хранятся в специальной картотеке.