Соотношение работников по категориям характеризует структуру трудовых ресурсов предприятия. [32] Структуру персонала характеризуют в абсолютных величинах и в процентах.

Количественная характеристика персонала измеряется в первую очередь такими показателями, как списочная, явочная и среднесписочная численность работников.

Для определения численности работников за определенный период используется показатель среднесписочной численности. Численность персонала может быть определена на дату (моментный показатель) и за период (интервальный показатель), на дату определяют списочное и явочное число и число фактически работавших.

В списочный состав включаются работники, состоящие в штате фирмы (предприятия, организации, учреждения), в том числе работающие по совместительству, а также лица, не состоящие в штате, выполняющие работу по договору подряду и другим договорам гражданско-правового характера. [18]

В списочный состав включаются все работники, принятые на постоянную, сезонную и временную работу на срок один день и более со дня зачисления их на работу. При этом учитываются, как фактически работающие, так и временно не работающие, но сохранившие формальное прикрепление к работе. Учитываются работники [30]:

· фактически явившиеся, включая тех, которые не работали из-за простоя; принятые на работу с испытательным сроком, на неполный рабочий день (неделю);

· находящиеся в служебных командировках, если за ними сохраняется заработная плата на данной фирме (предприятии);

· надомники;

· работающие по нарядам за пределами предприятия, если они получают заработную плату по месту основной работы;

· направленные для выполнения работ вахтовым методом;

· работники, временно не работающие по уважительным причинам (болезнь, выполнение государственных обязанностей и т.п.).

Численность работников за календарный период меняется, т.к. в течение периода происходит их движение (прием, увольнение). Поэтому численность работников за временной период характеризуется средними величинами.

Наиболее важный показатель - среднесписочная численность персонала. Этот показатель применяется для расчета производных показателей деятельности фирмы (производительность труда, фондовооруженность, средняя заработная плата и др.). [24]

Среднесписочная численность персонала за месяц определяется так:

При расчете средней списочной численности работники, принятые на неполный рабочий день или неполную рабочую неделю, включая работников, принятых на половину ставки (оклада), учитываются пропорционально фактически отработанному времени. Если все работающие неполное рабочее время, работают по 4 часа, то при определении среднесписочной численности персонала эти работники учитываются как 1 человек за каждый день с коэффициентом 0,5.

Основанием для расчета средней списочной численности персонала являются приказы (распоряжения) о приеме, переводе работников на другую работу и прекращении трудового договора.

При определении средней списочной численности персонала из расчета исключаются: женщины, находящиеся в отпусках по беременности и родам, и в дополнительном отпуске по уходу за ребенком; работники, обучающиеся в учебных заведениях и находящиеся в дополнительном отпуске без сохранения заработной платы.

Среднесписочная численность работников за год определяется путем деления суммы среднесписочных чисел за каждый месяц на 12. За квартал сумма среднесписочных чисел за каждый месяц квартала делится на три. Аналогично может быть определена среднесписочная численность работников за полугодие, девять месяцев (деление среднесписочной численности за каждый месяц периода соответственно на 6, 9).

Среднесписочная численность работников, выполняющих работы по договорам подрядам и другим договорам гражданско-правового характера определяется путем суммирования среднесписочной численности этих работников за все месяцы срока действия договора в отчетном периоде и делением полученной суммы на число месяцев работы предприятия с начала года (3, 6, 9, 12).

Расчет численности работающих - важнейшая задача определения обоснованной потребности в кадрах для обеспечения бесперебойного производственного процесса на предприятии.

Плановые расчеты по каждой категории работающих ведутся с применением различных методов определения необходимой их численности.

Расчетная численность промышленно-производственного персонала на плановый период определяется исходя из базисной численности (Чб), планируемого индекса изменения объема производства (Jq) и относительной экономии численности, полученной в результате пофакторных расчетов роста производительности труда (ЭЧ) [32]:

Чппп = Чб  Jq  ЭЧ, (7)

Более точным является метод расчета плановой численности промышленно-производственного персонала на основе полной трудоемкости изготовления продукции [32]:

Чппп = t / [Б*К_вн] , (8)

где  t - полная плановая трудоемкость производственной программы, чел.-ч.; Б - баланс рабочего времени одного работника (расчетный эффективный фонд рабочего времени); Кв.н. - ожидаемый коэффициент выполнения норм.

Общая численность рабочих (чел.), занятых на нормируемых работах, определяется по формуле[32]:

Ч_р = [t*m] / [Б*К_вн], (9)

где t - плановая трудоемкость единицы определенного вида продукции, чел-ч.; m - количество изделий данного вида продукции, единиц.

Численность основных рабочих, занятых на ненормируемых работах, а также вспомогательных рабочих рассчитывается по нормам обслуживания с учетом сменности работ.

При составлении баланса рабочего времени определяют число дней или часов, которое следует отработать каждому рабочему в течение планового периода, число дней неявок на работу, среднюю продолжительность рабочего дня одного среднесписочного рабочего.

В балансе рабочего времени различают три категории фонда времени: календарный, номинальный и эффективный. [32]

Календарный фонд равен числу календарных дней планового периода, а номинальный - при условии прерывного производства - календарному с учетом вычета выходных и праздничных дней. Номинальный фонд за вычетом неявок вследствие болезни, отпусков и выполнения общественных и государственных обязанностей составляет эффективный фонд рабочего времени.

Численность руководителей, специалистов и служащих рассчитывается по каждой функции методом прямого нормирования или методом корреляционной зависимости. Руководители предприятий при установлении численности управленческого персонала могут руководствоваться типовыми штатными расписаниями, разработанными НИИ.

Численность непромышленного персонала не зависит от численности промышленно-производственного персонала и определяется раздельно по каждому виду деятельности с учетом особенностей (детские учреждения, жилищно-коммунальное хозяйство, подсобное сельское хозяйство и т.п.).

Система показателей наличия трудовых ресурсов и их распределение по сферам и видам деятельности отражается в составляемых ежегодно балансах трудовых ресурсов. Расчеты ведутся по стране в целом и по субъектам федерации с распределением на городскую и сельскую местности.

В ресурсной части отражается наличие трудовых ресурсов и источники их формирования, а во второй части даются сведения об экономически активном и неактивном населении в целом. В сельскохозяйственных предприятиях анализу подвергается наряду со среднегодовой численностью всех работников среднегодовая численность работников, занятых в сельском хозяйстве. Выявив численность работников, далее исчисляют общий фонд рабочего времени по предприятию. Потенциальный, полезный или возможный (максимально возможный) фонд рабочего времени одного работника складывается из календарного фонда времени в днях за минусом нерабочих дней (выходных, праздничных, отпускных), умноженного на среднюю продолжительность рабочего дня.

Следовательно, потенциальный запас рабочего времени в целом по предприятию определяется как произведение двух величин: среднегодового числа работников и возможного фонда рабочего времени одного работника. Особое внимание уделяется анализу обеспеченности организаций кадрами. После изучения обеспеченности в целом по хозяйству анализируют обеспеченность рабочей силой по отраслям и подразделениям, а внутри отраслей и подразделений - по профессиям работников. Анализ обеспеченности рабочей силой заканчивают изучением качественного состава основных категорий работников по: возрасту; образованию; уровню квалификации (разряд, классность); стажу непрерывной работы на данном предприятии, что характеризует стабильность состава работающих.[18]