Рис.1.9. Организационная структура – линейно-функциональная

Таблица 5

Штатное расписание

Обязанности:

1) Директор – координирует деятельность производственных отделов, являясь основным связующим звеном между ними. Решает финансовые вопросы по части расходов и доходов. Проводит ежедневные пятиминутные планерки, собирая менеджеров и начальников производственных отделов вместе. Таким образом, он помогает избежать конфликтов в коллективе и предотвратить появление новых проблем. Является сам руководителем производственного отдела видео и аудиорекламы. Ни один бухгалтерский документ не может быть приведен в действие без его подписи. Устанавливает размер заработной платы и разрабатывает систему начисления премиальных. Отслеживает деятельность каждого менеджера в плане динамики продаж.

2) Продюсер – координирует, направляет и контролирует деятельность менеджеров. Проводит ежедневную ревизию проделанной работы каждым менеджером (количество новых заказов, клиентов и т. д.). Утверждает все внутренние документы, которые передаются менеджерами начальникам производственных отделов, а также сметы расходов, которые менеджер выставляет заказчику. Параллельно продюсер ведет своих клиентов как и обычный менеджер.

3) Менеджер – как и должно быть в любой современной организации, менеджер является движущей силой работы всего агентства в целом. Именно он является организатором производственных процессов и процесса продаж. Подчинен продюсеру агентства. Должен вести клиентскую базу в электронном виде, делать 10 звонков новым клиентам до заполнения рабочего времени до предела. Делает обязательные выезды на встречу с клиентом, показывая представительские демо-папки с образцами рекламной продукции. Менеджер принимает заказы, разрабатывает рекламные предложения и рекламные кампании, согласовывает

3)

4)

5)

 возможность их выполнения с начальниками производств. Заключает договор с клиентом на рекламное обслуживание. Выписывает внутренние технические задания за подписью продюсера и выставляет смету расходов за подписью последнего. Совместно с дизайнером разрабатывает оригинал – макеты, утверждает их у заказчика. Подготавливает пакет необходимых бухгалтерских документов. Ведет заказ от его принятия до сдачи готовой продукции и перевода денег в кассу (на расчетный счет). Перед менеджером стоит заданный план по обороту – 100 000 леев в месяц, от его выполнения или невыполнения зависит схема начисления заработной платы и процентов со сделок.

4) Дизайнер - подчиняется непосредственно директору агентства, выполняет работу в нескольких вариантах в четко установленные сроки и предоставляет ее заказчику через менеджера. Клиент выбирает наиболее понравившийся вариант, производит корректировку совместно с дизайнером, после чего окончательный вариант дизайна выводится на печать в 2х экземплярах, на которых ставятся 2 подписи: ответственного в лице заказчика и менеджера рекламного агентства.

5) Руководитель производственного отдела – находится в подчинении менеджеров агентства. Каждый руководитель обязан 1 раз в неделю проводить беседу с каждым менеджером по поводу новых заказчиков, по поводу возможности загрузки производственных мощностей на определенный момент и сроков исполнения потенциальных заказов. На основе договоров, заключенных менеджерами, внутренних технических заданий, образцов утвержденных носителей, материалов, эскизов и частичной оплаты заказа по смете, ведет переговоры с поставщиками расходных материалов и носителей. Планирует процесс запуска в производство и распределение обязанностей между рабочими так, чтобы уложиться к определенному сроку (если это собственное производство) или связывается с подрядчиками. При этом промежуток между сдачей заказа менеджеру и передачей его менеджером клиенту – не менее 2х дней. Финансовые вопросы, связанные с закупкой расходных материалов, транспортировкой и т.д. они решают исключительно с директором рекламного агентства.

6) Курьер – подчиняется исключительно руководителю отдела размещения информации в СМИ. В дни приема издательствами заявок от агентств города он отвозит оригинал-макеты в электронном виде вместе с общей заявкой или медиапланом, подписанные ведущим менеджером и руководителем отдела СМИ. Также в его обязанности входит закупка и доставка оргтехники, в случае необходимости – поиски каналов для ее ремонта, закупка расходным материалов – писчей бумаги, канцелярских принадлежностей, смена картриджей принтера.

7) Рабочие производственного отдела – подчиняются непосредственно руководителю своего производственного отдела. Исполняют заказ в установленные руководителем сроки.

8) Бухгалтер – ведение бухгалтерии, выписка бухгалтерских документов, отчетность, подписание документов совместно с руководителем.

Управленческая структура ООО «Варо Информ»

Управленческая структура предприятия – это взаимосвязи, складывающиеся между его подразделениями, направленные на достижение поставленных целей и выполнение миссии. Один из ключевых структурных измерителей – степень централизации управления. Т.к. мы имеем дело с производством семейства продуктов для комплексного обслуживания клиента (т.е. ограниченного числа взаимосвязанных товаров), то сталкиваемся с крайним случаем централизации организации. Решения принимаются руководством.

Т.е. наша функциональная структура состоит из специализированных отделов:

1) Управления персоналом и финансово-хозяйственной деятельностью - (данный отдел в лице директора и продюсера организации осуществляет рассмотрение финансовых, материальных и людских ресурсов, организационных систем, технологических возможностей. Хорошо поставлена система управленческого анализа. Т.е. ведется учет сложных взаимозависимостей в системе «издержки-выпуск-прибыль-цена». Главной же задачей управления финансами является финансовое обеспечение реализации корпоративной стратегии. Т.е. в процессе финансового анализа отделом осуществляется изучение структуры и динамики активов и пассивов предприятия (ведется подсчет прибыли и осуществляется планирование ее распределения в будущем)

2)  Маркетинга и сбыта (совместно) - (работа этого отдела осуществляется менеджерами. Управляющие являются связующими звеньями компании с ее клиентами и конкурентами. Основная забота – выбор рыночной позиции, комплекс маркетинга предприятия и система сбыта. Выбор рыночной позиции – определение сферы рыночной концентрации на основе использования понятия «рынок», «продукт», «географическое расположение». На основе исследования рынка компания может провести его сегментацию для определения, какие рыночные ниши обслуживать, какие новые продукты разрабатывать, как гарантировать, чтобы продукты, входящие в ассортимент компании, напрямую не конкурировали друг с другом. Менеджеры в идеале осуществляют комплекс маркетинга, варьируя переменными: товар, цена, система сбыта, продвижение продукции на рынок).

3) Производства - (посредством руководителей производственных отделов и рабочих-исполнителей осуществляется процесс производства. Наша производственная система относится к направлению серийного производства. Т.е. занимает промежуточное положение между единичным и массовым производством. Т.е. происходит изготовление в основном больших серий однотипных изделий. Т.к. наше предприятие – с низким уровнем автоматизации производства и высокой степенью использования ручного труда, мы имеем низкие постоянные затраты и норму безубыточности (доход от продаж превышает общие издержки). Но прямая переменных затрат относительно круто идет вверх, описывая ситуацию, которая характеризуется как низкий производственный рычаг. Он препятствует фирме получать сверхприбыль при небольшом объеме продаж. Именно отдел производства должен найти пути решения этой проблемы путем поиска новых поставщиков расходных материалов, дешевой службы доставки и др.

4) Бухгалтерия – (ведение финансового учета и составление достоверной финансовой отчетности). Осуществления расчетов и платежей и принятие денежных средств. Выписка основных документов. Внедрение методов собственного учета, осуществление контроля за сохранностью, рациональным и экономным использованием денежных средств).