При выполнении проекта по информатизации для любого предприятия важен вопрос об экономической эффективности выполняемых работ. Внедрение персональных компьютеров (ПК) в целях автоматизированной обработки информации связано с определенными капитальными вложениями. С большими затратами связана также разработка и внедрение программного, информационного и технического обеспечения автоматизированных систем обработки различной информации. Поэтому должна быть исчислена эффективность применения вычислительной техники, так как повышение эффективности следует рассматривать как важнейшее условие совершенствования управления, планирования, учета и анализа.

Эффективность - одно из наиболее общих экономических понятий, не имеющих пока, по-видимому, единого общепризнанного определения. Это одна из возможных характеристик качества системы, а именно её характеристика с точки зрения соотношения затрат и результатов функционирования системы.

Расчет экономической эффективности автоматизированной системы обработки информации (АСОИ) базируется на основных принципах оценки эффективности использования функционирующих ресурсов. Он заключается в сопоставлении ресурсов и обусловленного этими затратами эффекта (результата). Следовательно, рассматривая вопросы экономической эффективности автоматизированной системы, необходимо, прежде всего, разграничить понятия «экономический эффект» и «экономическая эффективность».

Под эффектом понимается результат, полученный от целенаправленного осуществления какого-либо мероприятия технического, технологического и организационного характера. В зависимости от уровня экономический эффект может выражаться различными показателями: прирост национального дохода, товарооборота, валового дохода и т.д. Эффект может проявляться через снижение себестоимости обработки данных, получение новых сведений по сравнению с ручной обработкой, улучшение качества машинограмм и др.

Получение экономического эффекта всегда связано с затратами одного или нескольких видов ресурсов. Отношение полученного эффекта к сделанным затратам характеризует экономическую эффективность этих расходов. В отличие от экономического эффекта, являющимся показателем абсолютным, экономическая эффективность выступает показателем относительным.

Для определения экономической эффективности от внедрения и эксплуатации АСОЭИ необходимо количественно оценить эффект, получаемый в результате функционирования этой системы, и общие затраты, связанные с ее проектированием, внедрением и эксплуатацией.

Под эффективностью машинного преобразования экономической информации понимают целесообразность применения средств вычислительной и организационной техники при формировании, передаче, обработке и хранении данных. Различают расчетную и фактическую эффективность. Первую определяют на стадии проектирования автоматизации экономических работ, вторую (фактическую) по результатам внедрения системы. Расчетная эффективность исчисляется в два этапа. Вначале на основании данных обследования информационной системы объекта выполняются расчеты по укрупненным параметрам решаемых задач. Такой расчет должен подтвердить правильность выбора вида и целесообразность проведения дальнейших проектировочных работ. Затем предварительные расчеты по мере завершения разработки проекта (рабочего проекта) уточняются. В частности, это проводят после того, как будет определена технология обработки, установлены режимы и место эксплуатации ЭВМ, составлены рабочие программы.

Поскольку автоматизация различных работ оказывает самое разное влияние на хозяйственную деятельность, то эффективность создания АСОИ выражается не одним, а совокупностью показателей экономической эффективности.

Такая совокупность включает основные обобщающие и частные показатели экономической эффективности. Согласно ГОСТ 24.702-85 к основным обобщающим показателям относятся: годовой экономический эффект, расчетный коэффициент на разработку и внедрение системы, срок окупаемости капитальных затрат и т.д.

Экономический эффект от внедрения вычислительной техники подразделяют на прямой и косвенный. Эффективность определяют по отдельным стадиям, операциям, участкам работ, задачам, функциям управления или по объекту автоматизации работ в целом. При исчислении прямой эффективности наиболее распространен индуктивный метод, в соответствии с которым расчеты производят, начиная с отдельных элементов работ; при определении косвенной эффективности расчеты производят по функциям управления или объекту в целом.

Под прямой эффективностью понимают экономию материально-трудовых ресурсов и денежных средств, полученную в результате сокращения численности управленческого персонала, фонда заработной платы, расхода основных и вспомогательных материалов, вследствие механизации и автоматизации конкретных видов планово-учетных и других вычислительных работ.

В сфере обработки данных применение вычислительной техники приводит к следующим положительным изменениям: снижению затрат труда (в человеко-часах) и затрат (в стоимостном выражении) для обработки данных, получению более полной (разнообразной и подробной) результатной информации, получению результатной информации для оптимизационных расчетов (с помощью математических методов), сокращению сроков получения результатной информации, получение результатной информации для управления в менее деятельные интервалы времени (увеличение периодичности предоставления информации), улучшению качества заполнения результатных документов, увеличению количества экземпляров результатных сводок.

Показатели прямого эффекта делятся на натуральные и стоимостные.

Не исключено, что внедрение АСОИ не приведет к уменьшению числа работников планово-учетных служб. На отдельных этапах этой работы возможно даже увеличение затрат на выполнение учетных работ. Это является следствием того, что при внедрении вычислительной техники, в частности при организации ИВЦ, предусматривается рост аппарата за счет инженеров, программистов, техников, механиков, операторов и других специалистов по обслуживанию и эксплуатации машин, что приводит к увеличению затрат по обработке информации. Однако при этом, как правило, существенно повысится качество управления, т.е. учета, планирования, анализа, что приведет к рациональному использованию производственных ресурсов, а соответственно к экономии материальных и трудовых затрат, снижению себестоимости работ, повышению производительности труда, увеличению выпуска продукции. В этом случае эффективность от внедрения техники находит проявление в конечных результатах хозяйствования.

Экономическую эффективность машинного преобразования информации, проявляющуюся в конечных результатах производственной деятельности предприятий, называют условной. Ее локальными критериями могут быть:

– сокращение сроков составления отчетов;

– повышение качества планово-учетных и аналитических работ;

– сокращение документооборота;

– повышение производительности.

Основным же показателем является повышение качества управления, которое, как и при прямой экономической эффективности, ведет к экономии живого и овеществленного труда.

Оба вида рассмотренной экономической эффективности взаимоувязаны. Однако величина прямой эффективности всегда меньше условной, так как первая является слагаемой второй.

Применительно к условиям индустрии обработки информации возможные потери, влекущие к снижению уровня эффективности можно классифицировать следующим образом:

– потери рабочего времени: простои, сверхурочные работы, работы в выходные дни, использование специалистов на работах, не соответствующим их профессиональной подготовке и квалификации, непроизводительная работа;

– потери средств труда: бездействующее оборудование, неполное использование оборудования по времени, неполное использование технических возможностей оборудования;

– потери предметов труда: рациональное использование предметов труда, потери, связанные с организацией хранения материалов.