Важнейшей составной частью механизма разработки услуги «экскурсия» является поиск партнеров, участвующих в организации экскурсионного обслуживания туристов на маршруте. Основными из них являются принимающие туристские фирмы (на загородных экскурсиях), музеи, автотранспортные предприятия.

Экскурсия в г. Аксай предполагает взаимодействие с экскурсионными учреждениями, расположенными на территории принимающего туристского центра. Оптимальным вариантом сотрудничества является совместная работа с Аксайским военно-историческим музеем. Этот комплекс включает три музея:

- Крепость с таможенной заставой XVIII века;

- Почтовая станция XIX века;

- Военно-исторический комплекс им. Н. Д. Гулаева.

Экспозиции этих музеев могут быть использованы как самостоятельные объекты, которые можно предложить экскурсантам для посещения после окончания экскурсии. Возможен и другой вариант: включить музей как одну из подтем в маршрут экскурсии. Творческая группа, учитывая цели и задачи экскурсии, показала роль почтовых станций в жизни казачьих станиц на базе музея «Почтовая станция XIX века», то есть выделило музей в отдельную подтему – экскурсия в экскурсии.

Но в связи с тем, что музей является самостоятельной структурной единицей со своим штатом, организованной экскурсионно-исследовательской работой, обслуживание туристов осуществляют его экскурсоводы. Данный факт обязывает туроператора определить взаимоотношения с партнером. Юридической основой является договор, который помимо основных статей (предмет договора, обязанности и права, ответственность сторон, порядок оплаты и разрешение споров) включает ряд обязательных приложений, где указаны цены на посещение музеев и экскурсионное обслуживание, перечень проводимых обзорных и тематических экскурсий, план проведения выставок и событийных мероприятий.

Проектируя экскурсионный маршрут Ростов-на-Дону – Аксай – Новочеркасск – Ростов-на-Дону, разработчики в качестве транспорта определили автобус. Экскурсантов необходимо обслуживать на специализированных автобусах – экскурсионных, к которым предъявляются особые требования. В связи с тем, что часть объектов на маршруте осматривается либо по ходу движения автобуса, либо на остановках, не выходя из транспорта, размеры окон должны быть достаточны для хорошего обзора, стекла – иметь положительную кривизну и быть прозрачными. Боковые окна должны иметь занавески (на случай солнечной погоды); салон – кондиционер или локальный обдув.

Экскурсионные автобусы должны отличаться повышенной комфортностью, мягкими сиденьями, наличием радиоусилителя с микрофоном для экскурсовода.

Вопросы сотрудничества были оговорены и оформлены Договором на транспортное обслуживание, в который включены следующие положения:

- предмет целевого использования автобуса;

- система арендной платы (для экскурсий применяется почасовая оплата);

- график подачи автобуса (время и место подачи и возврата транспорта);

- схема взаимоотношений водителя и экскурсовода;

- порядок расчета между сторонами;

- ответственность сторон и их поведение при возникновении форс-мажорных обстоятельств;

Неотъемлемой частью взаимоотношений туроператора и владельца автобуса, согласно законодательства РФ, является составление паспорта маршрута, где указывается:

- пункты маршрута;

- карта – схема с обозначением опасных участков;

- график движения;

- обозначение остановок (для осмотра достопримечательностей, санитарных остановок, приема пищи, приобретения сувениров и т. д.);

- продолжительность маршрута в часах;

- состояние дорожного покрытия.

Процедура подписания договора включает:

- предварительный этап (встреча с партнером, осмотр автобуса, знакомство с документами, обсуждение пунктов договора);

- подписание договора для последующего сотрудничества.

Любая экскурсия проводится подготовленным экскурсоводом. Турфирмы, организующие экскурсионное обслуживание, должны иметь в своем штате специально подготовленных и знающих экскурсионный маршрут профессиональных экскурсоводов. От этого зависит степень удовлетворенности спроса на экскурсионные услуги и качество организуемых маршрутов.