Деловые переговоры требуют тщательной подготовки, учета различных объективных и психологических аспектов партнеров. Подготовка к переговорам включает: анализ проблемы, планирование переговоров, предпереговоры (первые контакты с партнером).

В процессе подготовки к переговорам иностранные партнеры все продумывают и изучают до мелочей, чего нельзя сказать о российских бизнесменах, у которых они часто заходят в тупик. Плохо организованные переговоры могут привести к материальным потерям, ухудшению репутации.

Анализируя проблему, определяют, о чем и с кем будут переговоры. Получают нужную информацию о партнере (надежен, имеет ли опыт участия в аналогичных переговорах, каковы его финансовые дела). Выявляют, есть ли альтернатива данным переговорам. Определяют, нужны ли эксперты. Затем проводят содержательный анализ проблемы, возможно, вместе с экспертами.

При планировании переговоров ставят несколько целей, например, получить информацию о партнере, предоставить информацию о себе, заключить соглашение. Далее выбирают время и место проведения переговоров, определяют состав делегации и ее руководителя.

В сфере бизнеса для переговоров используются обычно квадратные, прямоугольные и круглые столы.

Квадратный стол способствует созданию соперничества и вызывающего поведения людей, равных по положению. Квадратные столы хороши для проведения короткой деловой беседы или для подчеркивания отношений субординации.

Отношения сотрудничества скорее устанавливаются с тем человеком, который сидит за столом справа от руководителя или рядом с ним. От человека, сидящего справа, будет исходить больше понимания, чем от того, кто сидит слева. От человека, сидящего напротив руководителя, исходит наибольшее сопротивление. Квадратный стол часто используется для деловых переговоров, брифингов, для беседы с провинившимися.

За прямоугольным столом почетными местами считаются места на торце стола. Из них наиболее почетным является место напротив двери, Если дверь находится сбоку, то почетное место – напротив окна, выходящего на улицу, но не во двор. При этом окно должно быть закрыто шторой или жалюзи. Попадание на гостей солнечного света расценивается как неуважение к ним. Данная информация позволит правильно планировать размещение участников встречи за столом.

Круглый стол создает атмосферу неофициальности и непринужденности и является наилучшим средством проведения беседы людей одинакового социального статуса, так как каждому за столом выделяется одинаковое пространство. Хозяин обладает наивысшими полномочиями. Сидящему справа от хозяина невербально выделяется больше власти, чем слева.

Степень влияния уменьшается в зависимости от удаленности гостя от хозяина. Следовательно, собеседник, сидящий прямо напротив хозяина, находится в конкурентно защитной позиции и доставляет больше беспокойства.

В соответствии с протоколом осуществляется рассадка участников за столом переговоров. Рассадка имеет несколько вариантов:

– главы делегаций сидят во главе стола, далее – другие члены делегаций с учетом рангов;

– главы делегаций сидят в центре стола, друг напротив друга, далее – члены делегаций с учетом рангов;

– если в переговорах участвуют три стороны и более, то главы делегаций рассаживаются по алфавиту, по часовой стрелке вокруг круглого или прямоугольного стола.

Итак, мы организовали пространство для переговоров с учетом культурных, психологических особенностей наших партнеров. Следующее, что нас ожидает, – это встреча и приветствие делегации. Приветствие – это первая демонстрация вежливости.

В России приветствие может сопровождаться рукопожатием, при этом помним, что руку первым подает старший младшему, женщина – мужчине. При этом руку над столом не протягивают (допускается в официальной обстановке). Чтобы поздороваться, нужно выйти из-за стола. Также женщина может не протягивать руку, ограничится легким поклоном.

Затем следует знакомство или представление.

Гостей представляют хозяйка, хозяин или организаторы мероприятия. Тех, кто пришел позже, представляют тем, кто пришел ранее. Но молодых людей всегда представляют старшим, независимо от того, кто и когда пришел.

По последовательности представления предлагаются две рекомендации: называют имя и фамилию мужчины даме, затем имя и фамилию дамы; называют имя и фамилию более молодого, потом – старшего.

Представляющий, знакомя лиц одного пола, близких по возрасту и служебному положению, может воспользоваться формулировкой: «Познакомьтесь, пожалуйста, уважаемые коллеги», не акцентируя внимание на том, кто кому представлен.

Самостоятельное представление в официальной обстановке: «Разрешите представиться: далее следуют имя, отчество, фамилия, должность, статус, звания», менее официально: «Меня зовут (имя, отчество, фамилия, должность, компания)».

После представления для подтверждения знакомства обычно принято обменяться визитными карточками, при этом первым вручает карточку тот, чье положение ниже, при равенстве должностей – младший по возрасту. Если должность и возраст практически одинаковы, первым вручает визитную карточку тот, кто окажется вежливее. При визите за рубеж первыми вручают визитные карточки хозяева. Строго этому следуют корейцы и японцы.

Началом общения является обращение. Оно выражается в адресации к собеседнику по имени, отчеству, фамилии, должностному или профессиональному признаку. Это обычное выражение вежливости, оказание уважения человеку. Знакомство, беседа начинаются с обращения. В условиях официального общения принято обращение на «вы», даже среди близких, хорошо знакомых людей.

Часто при встрече зарубежных партнеров мы делаем подарки. Подарок – искусство, проявление внутренней культуры человека. Во время первой встречи подарки вручают хозяева, а не гости. При последующих встречах обмен подарками становится обязательным.

Подарки следует дарить строго по рангам. Весьма чувствительны к нарушению субординации представители азиатских стран. Серьезным нарушением этикета считается повторение подарка.

Таким образом, мы подошли к этапу ведения переговоров, когда происходит обсуждение проблемы, выслушиваются мнения, точки зрения, аргументы, презентуются предложения, отрабатываются возникшие вопросы и находится решение.

Следите за своей реакцией во время переговоров. Переговоры должны вестись в спокойном тоне, излишняя эмоциональность может затормозить обсуждение. Не должно быть агрессии, раздражения. Партнера выслушивают внимательно, не перебивая.

Этикет не допускает во время переговоров снимать пиджаки или распускать узлы галстуков, за исключением случаев, когда это предлагает сделать глава делегации партнеров (почетный гость), давая этим понять, что наступило время неформальных переговоров. В таких случаях применяется термин notiesession (англ.) – неформальные переговоры («встреча без галстуков»).

Самое главное на переговорах – это партнер. На него надо ориентировать весь ход переговоров, всю аргументацию.

Несколько правил, которые помогут сделать вашу коммуникацию результативной:

1. Искренне интересуйтесь другими людьми.

2. Улыбайтесь.

3. Помните, что имя человека – это самый сладостный для него звук на любом языке.

4. Будьте хорошим слушателем. Поощряйте других говорить о себе.

5. Говорите о том, что интересует вашего партнера.

6. Поддерживайте значимость партнера и делайте это доброжелательно и искренне.

7. Давайте ему возможность спасти свой имидж.

8. Начинайте с похвалы и искреннего признания достоинств человека.

9. Указывайте на ошибки не прямо, а косвенно.

10. Сначала поговорите о своих ошибках, а затем уже критикуйте своего собеседника.

11. Если вы не правы, признайте это быстро и решительно.

12. Помните, что единственный способ одержать вверх в споре, – это уклониться от него.

13. Проявляйте уважение к мнению ввашего собеседника. Никогда не говорите человеку, что он не прав.

14. Кто хочет успешно дискутировать, должен попытаться как можно больше узнать о своем собеседнике.

Надо отметить, что требования делового этикета соблюдают независимо от настроения, психологического состояния. Основное правило этикета переговоров, а также залог их успеха состоит в том, чтобы обе стороны пришли к убеждению, что они что-то выиграли в результате переговоров.