Материалы, как правило, поступают в организацию от поставщиков путем приобретения за плату. Также возможно поступление из собственного производства, от учредителей, при демонтаже оборудования, по бартерным операциям и т.д.

На поступающие от поставщиков материалы на основании сопроводительных документов (накладная, счет-фактура) на складе выписывают Приходный ордер (форма № М-4). Сведения из приходного ордера кладовщики заносят в Карточку учета материалов (форма № М-17).

Если при приемке материалов выявлено расхождение фактических данных с указанными в документах (количество, качество и т.д.) или сопроводительные документы отсутствуют (неотфактурованные поставки), то составляется Акт о приемке материалов (форма № М-7), материалы приходуются комиссией по учетным ценам, при этом приходный ордер не оформляется. Сумму излишка материалов относят на увеличение задолженности поставщику или принимают на ответственное хранение, при выявлении недостачи по вине поставщика ему направляется претензия.

Если организация получает материалы на складе поставщика, то экспедитору (шоферу) нужно выписать Доверенность (по форме № М-2 или № М-2а)

Поступление материалов на склад из собственного производства оформляют Требованием-накладной (форма № М-11). При поступлении материалов при демонтаже оформляется Акт по форме № М-35.

После приемки материалов все документы передаются в бухгалтерию.

В соответствие с Инструкцией по применению Плана счетов существуют два варианта учета поступления материальных ценностей:

по фактической стоимости приобретения (заготовления)

по учетным ценам.

Вариант учета поступления материалов должен быть закреплен в учетной политике.

Учетные цены - цены, которые организация условно устанавливает самостоятельно для упрощения учета затрат на производство.

Фактические цены - суммы, уплачиваемые в соответствии с договорами поставщикам (подрядчикам) за минусом возмещаемых налогов, суммы, уплачиваемые за информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением товарно-материальных запасов, таможенные пошлины, невозмещаемые налоги.

Первый вариант, как правило, используют организации, работающие с небольшой номенклатурой материалов. При этом все затраты по приобретению материалов отражаются на одноименном счете 10 "Материалы"

Пример:

ООО "Актив" покупает канцелярские принадлежности для сотрудников бухгалтерии на сумму 118 000 рублей в т.ч. НДС.

Проводки:

Д 60 К 51 на сумму 118 000 - оплачен счет поставщика

Д 10 К 60 на сумму 100 000 - поступили канцелярские принадлежности в организацию

Д 19 К 60 на сумму 18 000 - принят к учету "входящий" НДС

Д 26 К 10 на сумму 100 000 - канцелярские принадлежности выданы сотрудникам

При втором способе обязательно применение счета 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей", по дебету которого отражаются фактические затраты на приобретение (заготовление) материальных ценностей, а по кредиту - учетная стоимость поступивших в организацию и оприходованных запасов.

Разница между учетной и фактической стоимостью списывается со счета 15 на счет 16 "Отклонение в стоимости материальных ценностей". Накопленные на счете 16 разницы списываются (сторнируются - при отрицательной разнице) в дебет счетов учета затрат на производство (расходов на продажу) или других соответствующих счетов. При реализации материалов разницы на счете 16 списываются в дебет 91-2. «Прочие расходы».

Пример:

ООО "Актив" покупает бумагу для сотрудников бухгалтерии (100 пачек). Учетная цена пачки 90 рублей. Поставщик выставил счет за бумагу на сумму 11 800 (в т.ч. НДС 1 800) рублей.

Проводки:

Д 60 К 51 на сумму 11 800 - оплачен счет поставщика

Д 10 К 15 на сумму 9 000 - принята к учету бумага по учетной цене

Д 15 К 60 на сумму 10 000 - принята к учету бумага по фактической цене

Д 19 К 60 на сумму 1 800 - принят к учету "входящий" НДС

Учетная стоимость бумаги 9 000 рублей, фактическая - 10 000 рублей, следовательно:

Д 16 К 15 на сумму 1 000 - списан перерасход (превышение фактической себестоимости над учетной ценой)

Д 26 К 10 на сумму 9 000 - выдана бумага сотрудникам

Далее в конце месяца отклонения, учтенные на счете 16, списываются:

Д 26 К 16 на сумму 1000 рублей - списаны отклонения

Материальные ценности, принятые на ответственное хранение и давальческое сырье хранятся и учитываются отдельно на забалансовых счетах 002 "Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение" и 003 "Материалы, принятые в переработку"

19. Оценка материалов, списываемых в производство и их учет.

Пунктом 16 ПБУ 5/01 и пунктом 73 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов установлены следующие способы оценки МПЗ при отпуске в производство и ином выбытии:

· по себестоимости каждой единицы; удобен для применения в случаях, когда организация использует в производстве небольшую номенклатуру материалов и можно легко отследить, из какой именно партии списаны материалы, причем цены на них остаются достаточно стабильными в течение длительного периода. В этом случае учет ведется по каждой партии материалов отдельно, и списываются материалы именно по тем ценам, по которым они приняты к учету.

· по средней себестоимости; По каждому виду материалов средняя себестоимость единицы определяется как частное от деления общей себестоимости этих материалов (сумма стоимости материалов на начало месяца и поступивших в течение месяца) на количество этих материалов (сумма остатка на начало месяца и поступивших в течение месяца).

Стоимость материалов, списанных в производство, определяется умножением их количества на среднюю себестоимость. Стоимость остатка на конец месяца определяется умножением количества материала на остатке на среднюю себестоимость. Таким образом, средняя себестоимость единицы материалов может изменяться от месяца к месяцу. Сальдо по счетам учета МПЗ отражается по средней себестоимости.

· по способу ФИФО (по себестоимости первых по времени приобретения материалов); данный метод основан на допущении, что материалы списываются в производство в той последовательности, в которой они приобретены. Материалы из последующих партий не списываются, пока полностью не израсходована предыдущая. При этом способе материалы, отпущенные в производство, оцениваются по фактической себестоимости материалов, первых по времени приобретения, а остаток материалов на конец месяца оценивается по себестоимости последних по времени приобретения.

· по способу ЛИФО (по себестоимости последних по времени приобретения материалов). этот метод основан на допущении, что материалы списываются в производство в последовательности, обратной той, в которой они приобретены. Материалы из ранее приобретенных партий не списываются, пока не израсходована последняя. При методе ЛИФО материалы, отпущенные в производство, оцениваются по фактической себестоимости материалов, последних по времени приобретения, а остаток материалов на конец месяца оценивается по себестоимости первых по времени приобретения.

Инвентаризация материалов.

Ежегодно проводится проверка на складе – инвентаризация – сопоставлении данных по документам с фактически выявленным наличием.

Она проводится на основании приказа руководителя организации, в котором указываются сроки начала и окончания инвентаризации, а также порядок и последовательность ее проведения.

До начала инвентаризации материально ответственные лица письменно подтверждают, что все документы по приходу и расходу материальных ценностей сданы в бухгалтерию и что у них нет никаких неоприходованных и не списанных в расход материальных ценностей. На день инвентаризации бухгалтерия выводит на основании аналитического учета остатки инвентаризируемых средств.

Инвентаризация проводится обязательно в присутствии материально ответственных лиц и только в исключительных случаях без их присутствия. И отпуск, и оприходывание материалов во время инвентаризации происходит при помощи специальной комиссии. В члены комиссии входят обязательно сотрудник бухгалтерии и зав. складом. Материалы в бухгалтерии учитываются на карточках. Акт об инвентаризации отдается в бухгалтерию.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации — в готовой бухгалтерской отчетности.

Бывает плановая (в конце года при подготовке годового отчета) и внеплановая (в случае хищения, смены материально-ответственного лица, ликвидации предприятия).

Излишки материалов, выявленные в ходе инвентаризации, приходуются на счет 10, а соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты, то Дт 10 Кт 91

Если недостаток – Дт 94 Кт 10, затем с кредита 94 списывается на 73 (возмещение материального ущерба).

Списание недостач в пределах норм естественной убыли относится в дебет счетов учета расходов организации:Д-т 20, 25 К-т 94 .

При хищении, а также сверх норм естественной убыли, когда установлены конкретные виновники, делается запись:

Д-т 73 , субсчет ≪Расчеты по возмещению материального ущерба≫ К-т 94 .

Недостача сверх норм естественной убыли, а также при хищении, когда конкретные виновники не установлены, или при отказе суда во взыскании вследствие необоснованности исков отражается:

Д-т 91, субсчет ≪Прочие расходы≫ К-т 94.

Дт50 Кт73 – виновник сам сдает сумму недосдачи в кассу

Дт91 Кт73 – оставляют сумму за счет самого предприятия

Плановая инв-я проводится в конце года при подготовке годового отчета.

Неплановая проводится:

- в случаяе хищения,

- при смене материально ответственных лиц,

- при ликвидации предприятия.

Для инвентаризации материалов предусмотрены следующие унифицированные формы первичной учетной документации:

-Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей - ИНВ-3

-Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных - ИНВ-4

-Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение - ИНВ-5

-Акт инвентаризации расчетов за товарно-материальные ценности, находящиеся в пути - ИНВ-6

Сличительные ведомости составляются при выявлении расхождений между данными бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей и актов.

Для отражения результатов инвентаризации материалов, по которым выявлены отклонения от учетных данных, применяются сличительные ведомости формы № ИНВ-19 «Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей».

Сличительная ведомость составляется в двух экземплярах бухгалтером, один из которых хранится в бухгалтерии, второй передается материально ответственному лицу.

При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм. Недостача материалов сверх норм естественной убыли должна списываться за счет виновных лиц.

При этом могут возникнуть следующие ситуации:

- виновные лица установлены и согласны возместить причиненный ущерб;

- виновные лица установлены, но отсутствует возможность обратить на них взыскание ущерба;

- виновные лица не установлены.

Если виновные лица отсутствуют, то данное обстоятельство должно подтверждаться соответствующими документами.

В документах, представляемых для оформления списания недостач, должны быть решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц либо отказ во взыскании ущерба с виновных лиц. Такие решения могут быть получены как до, так и после или во время инвентаризации.

Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи материалов и их порчи списываются на финансовые результаты организации.

Взыскание недостачи сверх норм отражается по кредиту счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и дебету счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (субсчет 73–2 «Расчеты по возмещению материального ущерба») при наличии виновных лиц.

С виновного лица может быть взыскана рыночная стоимость недостающих материалов.

При взыскании с виновных лиц стоимости недостающих материалов положительная разница между их стоимостью, зачисленной на счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», и их стоимостью, отраженной на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», относится в кредит счета 98 «Доходы будущих периодов» (субсчет 98–4 «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей»).

По мере взыскания с виновного лица причитающейся с него суммы указанная разница списывается со счета 98 «Доходы будущих периодов» в корреспонденции со счетом 91 «Прочие доходы и расходы» (субсчет 91–1 «Прочие доходы»).

Внесение денежных средств виновным лицом в погашение задолженности по возмещению ущерба отражается по кредиту субсчета 73–2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» в корреспонденции с дебетом счета 50 «Касса».