В каждом хозяйстве должна регулярно проводиться внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом всех денег и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Если в кассе будет установлен излишек денежных средств, то на сумму излишка немедленно составляется приходный кассовый ордер, который записывается в кассовой книге. В бухгалтерском учете указанная операция отражается в следующем порядке:

Д 50 – К 91

Выявленная в ходе инвентаризации кассовой наличности недостача денег должна быть немедленно погашена кассиром путем внесения недостающей суммы в кассу хозяйства, что оформляется расходным кассовым ордером и отражается в бухгалтерском учете следующими проводками:

Д 94 – К 50

Д 73 – К 94

Д 50 – К 73

Вопрос о возможности использования кассира на этой должности в таких случаях решается непосредственно в ходе ревизии кассы. Обычно при мелких недостачах кассир сразу не отстраняется от работы, и решение этого вопроса передается на последующее рассмотрение администрации предприятия. При обнаружении злоупотреблений и большой недостачи денежных средств кассир немедленно отстраняется от работы и в случае необходимости материалы передаются в следственные органы для привлечения его к уголовной ответственности.

Контролеры выявляют состояние хранения и сохранности наличных денег и ценных бумаг в кассе, правильность оформления кассовых документов и ведения кассовой книги, состояние контроля за соблюдением кассовой дисциплины. Необходимо установить, обеспечивается ли в данном хозяйстве соблюдение требований о надлежащей сохранности денег в кассе, а также при доставке их из обслуживающего банка и сдаче в этот банк, за что несет ответственность непосредственно руководитель хозяйства.

Рекомендуется проверку или ревизию приема наличных денег в кассу проводить в сплошном порядке, охватывая все без исключения приходные кассовые ордера и приложенные к ним документы. В качестве основных приёмов контроля используются проверка документов и встречная сверка документов и записей. При установлении фактов неоприходования по кассе полученных в банке наличных денег следует составить промежуточный акт для привлечения в установленном порядке к ответственности виновных лиц и взыскания с них причиненного хозяйству материального ущерба.

При проверке расходных кассовых документов общим требованием является определение правильности списания, законности и целесообразности расходования наличных денег по кассе хозяйства. Основным направлением такого движения денежных средств является их выдача на оплату труда, в связи с чем в первую очередь следует проверить расчетно-платежные ведомости и составленные на оформление списания выданных по ним сумм расходные кассовые ордера.

По результатам проверки поступления и расходования наличных денег по кассе рекомендуется составлять ведомость целевого использования денежных средств за проверяемый период, в который также выводится остаток наличных денег на отдельные даты этого периода, что позволит выявить соблюдение установленного порядка целевого использования этих средств, лимита остатка и норм их расходования из выручки. При этом следует иметь в виду, что хозяйство может иметь в своей кассе наличные деньги в пределах лимита, установленного на проверяемый период обслуживающим банком, а наличные деньги сверх этого лимита могут храниться в кассе только для оплаты труда и пособий по специальному страхованию не свыше трёх дней, после чего вся сверхлимитная наличность сдается в обслуживающий банк.

По выявленным фактам нарушений порядка ведения кассовых операций в общем акте ревизии или отчете о результатах проверки устанавливаются характер этих нарушений и виновные лица.

Контроль и ревизия операций по счетам

Денежных средств в банках

В соответствии с действующим законодательством сельскохозяйственные организации обязаны хранить свои денежные средства, предназначенные как для основной деятельности, так и для капитальных вложений, в кредитных учреждениях. Контроль и ревизии операций по счетам сельскохозяйственных организаций в обслуживающих банках должны быть направлены на выявление соблюдения действующего порядка открытия счетов, зачисления на них поступающих денежных средств и их использования по целевому назначению.

Обязанности по выполнению этих функций возложены прежде всего на руководителей и главных бухгалтеров предприятий, которые призваны постоянно контролировать эти операции. Именно они вправе открывать счета в банках и распоряжаться хранящимися на них денежными средствами. Должностными положениями о главных бухгалтерах предусмотрены особые права и обязанности их по контролю за использованием денежных средств.

В наиболее полном объёме выявляется соблюдение действующего законодательства при совершении банковских операций в ходе проведения документальных ревизий и проверок. В этом случае устанавливается наличие соответствующих счетов хозяйства в банках, характер и законность совершаемых по ним операций, правильность их документального оформления, эффективность использования денежных средств, соответствие данных об их наличии и движении, отраженных в различных документах и записях.

Ревизию или проверку банковских операций проводят по каждому счету в отдельности. При этом особое внимание уделяют проверке операций по расчетным счетам, через которые осуществляется абсолютное большинство расчетов, связанных с основной деятельностью хозяйства. Прежде всего следует сверить остатки по каждому такому счету, значащиеся на начало каждого месяца проверяемого периода в регистрах бухгалтерского учёта (Главной книге, журнале-ордере) и выписках банков, руководствуясь дешифровкой кодов в соответствующих графах. При наличии расхождений необходимо выявить их причины и привести указанные данные в соответствие непосредственно в ходе ревизии или проверки этих операций.

Затем, используя приёмы контрольного изучения документов и их взаимной сверки, следует тщательно проанализировать выписки по каждому расчетному счету и приложенные к ним документы. В первую очередь обращают внимание на установление их подлинности, для чего проверяют наличие в них дат, номеров первичных документов, шифров корреспондирующих счетов, штампов, подписей работников банка. Особому контролю подвергаются реальность совершенных операций, их соответствие действующему законодательству и режиму счетов. В свою очередь суммы, значащиеся в выписках и приложенных к ним документах, сверяют с записями по счету 51.