В сроки, установленные графиком документооборота, первичные документы долж­ны быть представлены в бухгалтерию. Информация, содержащаяся в принятых к учету первичных учетных документах, служит основанием для записей в свод­ных учетных документах {учетныхрегистрах).

Учетные регистры применяются для систематизации, накопления и отражения информации на счетах бухгалтерского учета и в зависимости от степени автоматизации могут составляться на бумажных и машинных носителях информации (в электронном виде) (схема 5.3.1).

По внешнему виду учетные регистры могут иметь форму книг, карточек, сво­бодных листов, машинных носителей (магнитные ленты, диски, дискеты и др.).

Книги представляют собой сброшюрованные свободные листы определенного формата и графления. Применение их ограничено, так как работу по их ведению разделить между счетными работниками нельзя — ее должен вести один человек (например, кассовая книга). Такие книги пронумерованы и прошнурованы, а на последней странице указано количество страниц за подписью руководителя пред­приятия и главного бухгалтера. В таких книгах исключена возможность замены отдельных листов новыми при злоупотреблениях и хищениях. Примером при­менения учетных регистров в виде книг могут служить главная книга — регистр синтетического учета, книга остатков материалов на складах — регистр аналитиче­ского учета (необходим для взаимосвязи данных бухгалтерского учета с данными оперативно-складского учета и для контроля за сохранностью различных видов собственности).

Карточки предназначены для аналитического учета основных средств (инвентар­ные карточки), материальных ценностей по местам их хранения (карточки склад­ского учета материалов). На их основе бухгалтерия создает картотеку основных средств, а материально ответственные лица — картотеку материалов, запасных час­тей, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, готовой продукции.

Свободные листы — учетные регистры большого формата и с ббльшим количе­ством сведений по сравнению с карточками. Они предназначены для синтетиче­ского и аналитического учета и выполняют роль комбинированных регистров.

К ним относятся: журналы-ордера, ведомости, табуляграммы и машинограммы. Они удобны в использовании, так как позволяют более рационально распреде­лить обязанности между работниками учета. Это самый распространенный вид учетных регистров.

По степени детализации информации, содержащейся в учетных регистрах, они могут быть синтетическими (главная книга, журналы-ордера), аналитическими (карточки аналитического учета).

По характеру регистрации записей учетные регистры группируются в хроно­логические, систематические и комбинированные.

Регистрация хозяйственных операций в учетных регистрах в хронологическом порядке предусматривает их отражение в последовательности совершения опера­ций и оформления документов (в последовательности поступления документов в организацию) независимо от содержания записей. Примером хронологической записи может служить регистрационный журнал, применяемый при мемориаль­но-ордерной форме учета, в котором регистрируются все мемориальные ордера в порядке их номеров. Итог записей по регистрационному журналу за месяц дол­жен равняться итогу дебетовых, а также итогу кредитовых оборотов по всем сче­там за этот же месяц.

Систематическая регистрация хозяйственных операций в учетных регист­рах — это запись операций по их содержанию на счетах бухгалтерского учета по­средством двойной записи (по дебету одного И кредиту другого счета). Примером может служить главная книга, в которой все хозяйственные операции системати­зируются по синтетическим счетам: обороты по кредиту каждого синтетического счета отражаются одной записью, а обороты по дебету — в корреспонденции с кредитуемыми счетами.

При комбинированной регистрации хозяйственных операций сочетается ис­пользование хронологических и систематических записей. Комбинированные регистры позволяют осуществлять контроль за правильностью ведения бухгал­терского учета путем совмещения итогов аналитических и синтетических запи­сей, в результате чего отпадает необходимость сверки этих записей.

Состав учетных регистров, их форму, порядок и последовательность заполне­ния, технику взаимосверки определяет форма бухгалтерского учета.