В организации учет персонала производится с использованием устаревшего программного обеспечения, которое не может обеспечить ввод, хранение и обработку информации, необходимой для управления персоналом на современном уровне. Часть информации, вообще, хранится в бумажном виде. Учет использования рабочего времени производится вручную с заполнением бумажных бланков. Это негативно сказывается на работе специалистов службы, т.к. они вынуждены долгое время тратить на заполнение или поиск необходимой информации.

В тоже время, на предприятии разработана система управления персоналом, отвечающая всем современным требованиям, предъявляемым к учету персонала, соответствует всем требования законодательства Республики Беларусь, а также учитывает множество нюансов учета персонала не производстве. Подсистема документооборота многоуровневая, рассчитана на совместное использование в отделах кадров, труда и заработной платы, юридическом, охраны труда.

Использование данной системы для нужд малых предприятий, особенно с непроизводственным персоналом, является нецелесообразным из-за жесткого разграничения полномочий по вводу и обработке информации.

В связи с этим, предлагается разработать собственными силами и внедрить облегченный вариант системы управления персоналом.

Краткая характеристика предлагаемой системы. Система предназначена для оперативного управления количественными и качественными характеристиками трудовых ресурсов с целью предоставления информации для принятия управленческих решений в области управления персоналом.

Предлагаемая структура системы :

- ведение штатного расписания

- ввод документов (приказов, распоряжений) о персонале

- учет кадров

- учет рабочего времени

- формирование отчетности

- запросная подсистема

Подсистема «Ведение штатного расписания» должна позволять:

- создавать описание структуры предприятия в виде иерархического «дерева подразделений»

- формировать и вести штатное расписание и историю его изменений

- формировать печатную форму штатного расписания

- создавать с помощью запросной системы произвольные отчеты.

Подсистема «Ввод документов (приказов) о персонале» должна позволять:

- ввод и хранение в электронном виде различных документов (приказов, распоряжений), касающихся персонала

- печать введенных документов

- автоматическую разноску информации из документов в электронное личное дело работников

- оповещать пользователей о необходимости принятия тех или иных мер в связи с наступлением каких либо событий. Например, оповещение кадровика, об окончании срока действия контракта

- осуществлять поиск и просмотр в архиве утвержденных документов

Подсистема « Учет кадров» должна обеспечивать:

- ведение информации о сотрудниках по разделам: общая информация; образование; служебная информация; личная информация; военно-учетный стол; прочая;

- ведение истории изменения личных данных

- формирование различных справок по требованию сотрудника

- формирование списков сотрудников по произвольной комбинации признаков

- формирование различной отчетности.

Подсистема «Учет рабочего времени» должна позволять:

- формировать табель учета рабочего времени в разрезе подразделений, сотрудников на основании месячных планов-графиков рабочего времени, приказов и документов о неявках

- формировать данные для передачи на расчет заработной платы.

Подсистемы «Формирование отчетности» и «Запросная подсистема» предназначены для автоматизации анализа наличия и использования трудовых ресурсов, предоставления руководству актуальной и достоверной информации для принятия управленческих решений. Должна выполнять следующие функции:

- предварительную аналитическую обработку данных

- расчет итоговых показателей

- составление аналитических таблиц, графиков и диаграмм

- обобщение результатов и их оформление в выходных формах.

Техническая реализация. Система должна быть разработана по технологии клиент-сервер. Серверная часть должна функционировать с использованием сервера средней производительности с характеристиками не ниже: Pentium 3 –700, RAM 256, HDD – 20Gb. Система управления базой данных : MSSQL Express.

Клиентские части должны работать на рабочих под управлением операционных систем семейства Windows 2000, XP, 2003.

Экономический эффект от внедрения системы. Отличительные особенности предлагаемой системы от уже существующей:

- упрощенная система ввода информации;

- отсутствие необходимости учета персонала в производстве;

- упрощенная система разграничения полномочий, что исключает необходимость администрирования всей системы;

- использование бесплатной СУБД.

Основная цель разработки и внедрения предложенной системы – увеличение производительности труда специалистов службы управления персоналом за счет уменьшения времени на ввод необходимой информации и ее поиск. Как результат – сокращение одного табельщика, что позволит ввести должность специалиста по управлению персоналом.

Разработку и внедрение предложенной системы поручить управлению проектирования систем менеджмента персонала. Специалисты этого управления знакомы со спецификой данного направления и сроки разработки будут минимальны. В дальнейшем, разработанную систему можно будет предложить своим клиентам, что позволит окупить затраты и, возможно, принесет прибыль.