Документы по учету личного состава, труда и его оплаты, выплат по договорам гражданско-правового характера.

Перечень первичных документов по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда и формы этих документов утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

В организациях приемом на работу, перемещением по службе, увольнением и т. п. занимается отдел кадров. Документы по кадровому составу могут быть представлены в виде приказов, распоряжений, распорядительных записок, указаний за подписью руководителя организации.

Прием работников в организацию осуществляется в соответствии с утвержденным штатным расписанием (форма № Т-3). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов.

Документы по учету личного состава: - приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1) или приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма № Т-1a) является основанием для приема на работу. На оборотной стороне приказа (распоряжения) указывается, в качестве кого может быть принят работник, по какому разряду или с каким окладом и продолжительностью испытательного срока, проставляются результаты медицинского осмотра, отмечается прохождение инструктажа по технике безопасности и др.

На основании данного приказа (распоряжения) на каждого работника в отделе кадров заполняется личная карточка работничка (форма № Т-2). В ней содержатся общие сведения о работнике фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, образование и др.), сведения о воинском учете, назначении и перемещении, повышении квалификации, переподготовке, отпуске и другие дополнительные сведения.

В соответствии с приказом о приеме на работу, кроме заполнения личной карточки, вносится запись в трудовую книжку, а в бухгалтерии открывается лицевой счет (форма № Т-54 или № Т-54а). В нем накапливается информация по каждому месяцу об отработанном рабочем времени работника, начисленной заработной плате по всем видам начислений, удержаниях, различных льготах, сумме к выдаче на руки. На следующий год на каждого работника открывается новый лицевой счет;

- приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5) или

- приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма № Т-5а) применяется при оформлении перевода работника (работников) из одного структурного подразделения в другое. На основании данного приказа делаются отметки в личной карточке, лицевом счете, вносится запись в трудовую книжку;

- приказом (распоряжением) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6) или

- приказом (распоряжением) о предоставлении отпуска работникам (форма № Т-6а) оформляются ежегодный и другие виды отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с Трудовым кодексом РФ, действующими законодательными актами, положениями, коллективными договорами (контрактами) и графиками отпусков. На основании данного приказа делаются отметки в личной карточке, лицевом счете и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск по форме № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».

Для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников на календарный год по месяцам применяется форма № Т-7«Трафик отпусков». При составлении графика отпусков должны учитываться и пожелания работников. При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения;

- приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма № Т-8) или приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками (форма № Т-8а) издается при оформлении увольнения работников. На основании приказа делается запись в личной карточке, лицевом счете, трудовой книжке, производится расчет с работником по форме № Т-61 «Записка-расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником»;

- приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9) или приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма № Т-9а) применяется для оформления и учета направления работников в командировки. В нем указываются фамилия и инициалы, структурное подразделение, профессия (должность) командируемого работника, а также цель, время и место командировки. Документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке, является командировочное удостоверение (форма № Т-10).

Для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении применяется форма № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении». Лицом, прибывшим из командировки, составляется авансовый отчет (форма № АО-1);

- приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11) или приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма № Т-11а) применяются для оформления и учета поощрений работников за успехи в работе.

Документы для учета использования рабочего времени:

- табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12) и табель учета использования рабочего времени (форма № Т-13).

Суть табельного учета заключается в ежедневной регистрации явки работников на работу, ухода с работы, случаев неявок с указанием причин опозданий, времени простоя, сверхурочной работы и т. д. Кроме информации об отработанном времени в табелях (формы № Т-12 и № Т-13) содержатся данные о расчете заработной платы и для составления статистической отчетности по труду. Табель по форме. № Т-13 применяется в условиях автоматизированной обработки данных.

Для отражения использования рабочего времени за каждый день в табеле отведено две строки - одна для отметок условных обозначений видов затрат рабочего времени, а другая - для записи количества часов по ним. Отметки в табеле о причинах неявок на работу или о работе в режиме неполного рабочего дня, работе в сверхурочное время и других отступлениях от нормальных условий работы должны быть сделаны только на основании документов, оформленных надлежащим образом (листка нетрудоспособности, справки о выполнении государственных обязанностей и т. п.).

Учет использования рабочего времени ведется в табеле методом сплошной регистрации явок и неявок на работу либо путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий и т. д.).

Документы для учета расчетов с персоналом по оплате труда:

- расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49), расчетная ведомость (форма № Т-51) и платежная ведомость (форма № Т-53), предназначенные для расчета и выплаты заработной платы работникам организации.

Крупным организациям для расчета (начисления) заработной платы рекомендуется использовать расчетную ведомость (форма № Т-51), а для учета выплат заработной платы - платежную ведомость (форма № Т-53). Одновременно сведения о начислениях и выплате заработной платы работникам отражаются в их лицевых счетах (форма № Т-54 или Т-54а). Средним и малым организациям рекомендуется использовать расчетно-платежную ведомость (форма № Т-49), которая выполняет функции и расчетного, и платежного документа.

Начисление заработной платы и других видов оплат за текущий месяц производится на основании данных первичных документов по учету выработки, фактически отработанного времени и других документов:

- табеля учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма №Т-12) или табеля учета использования рабочего времени (форма № Т-13);

- личной карточки работника (форма № Т-2);

- закрытых нарядов на работу, актов приемки работ, маршрутных листов, сменных рапортов о выработке, листков о простоях, нарядов на сдельную работу и др.

В ведомости проставляются суммы по видам оплат из фонда оплаты труда и другие выплаты, производится расчет всех удержаний и определяется сумма, подлежащая к выплате.

На титульном листе расчетно-платежной ведомости (форма № Т-49) и платежной ведомости (форма № Т-53) указывается общая сумма, предназначенная к выплате. Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем организации или уполномоченным лицом. В конце указываются суммы выплаченной и депонированной заработной платы. По истечении срока выплаты против фамилий работников, которые не получили заработную плату, в соответствующих графах ведомости делается отметка «Депонировано». На выданную сумму заработной платы составляется расходный кассовый ордер (форма № КО-2), номер и дата которого проставляются на последней странице ведомости.

Для учета и регистрации платежных ведомостей по произведенным выплатам работникам организации используется журнал регистрации платежных ведомостей (форма № Т-53а), который ведется работником бухгалтерии.

С работниками, не входящими в штат организации, но привлекаемыми со стороны для выполнения конкретных работ, которые организация не может выполнить своими силами, трудовые взаимоотношения, как правило, оформляются договорами гражданско-правового характера (подряда, поручения, аренды и др.). Эти работники не подчиняются внутреннему распорядку организации, выполняют работу в любое удобное для себя время, их отношения с организацией регулируются ГК РФ. Первичные документы по заработной плате передаются в бухгалтерию хозяйства в установленные сроки. По мере поступления первичных документов работники бухгалтерии проверяют правильность оформления документов. Если при проверке бухгалтер установил, что заполнение документа не соответствует предъявленным требованиям, документ возвращается обратно для внесения соответствующих поправок и изменений.

Первичным документом по учету численности рабочих и служащих в хозяйстве являются приказы о приеме на работу, увольнении и переводе на другую работу. В хозяйстве на всех рабочих и служащих принятых на постоянную, временную или сезонную работу, заполняется личная карточка. Личная карточка заполняется на основании паспорта, трудовой книжки, военного билета, диплома. Записи в личной карточке должны соответствовать записям в трудовой книжке.

Для учета затрат труда, выполненных работ и начисления заработной платы в СПК «Колхоз Рассвет» используется несколько форм первичных документов. Для контроля за трудовой дисциплиной и с целью анализа степени использования рабочего времени применяется табельный учет. Данные табельного учета служат также основанием для начисления заработной платы работникам с повременной оплатой труда. Табельный учет ведут в табеле учета рабочего времени форма № 140-АПК по месту работы, заведующие соответствующим подразделением хозяйства. В табель записывается весь личный состав подразделения в установленной последовательности с указанием табельных номеров (лицевых счетов) присвоенных работникам. В табеле ежедневно отмечают выход на работу, количество отработанных часов. В конце месяца в табеле подводят итоги об отработанном времени, после этого его сдают в бухгалтерию.

В растениеводстве для учета затраченного труда, объема выполненных работ, начисления заработка используются различные формы учетных листов. В СПК «Колхоз Рассвет» для учета полевых и стационарных работ, выполненных тракторами, комбайнами и другими самоходными машинами, применяют учетный лист тракториста-машиниста, который заполняют на каждого тракториста-машиниста отдельно. При открытии учетного листа указывают год, месяц, наименование хозяйства, номер бригады, а также фамилию тракториста-машиниста, его табельный номер, марку трактора и его инвентарный номер. Учет ведется по мере выполнения работ по видам с указанием, под какие культуры они выполнялись. На каждый вид работ и культуры отводится одна строка, на которой последовательно по датам записывают: агротехнические условия выполнения работ, бригаду - заказчика, единицу измерения, количество отработанных часов, норму выработки, расценку, фактический объем выполнения работы в натуре, перевод работы в условные эталонные гектары, расход горючего фактически и по норме за единицу работы. В разделе о движении горючего отражают остаток горючего на дату выдачи и дату сдачи учетного листа и количество выданного горючего. Учетный лист тракториста-машиниста ведет бригадир, подписывает тракторист и утверждает агроном. По данным, отраженным в учетном листе, производится начисление оплаты труда трактористу-машинисту. Путевой лист трактора используют для работы тракторов на транспортных работах. В этом документе отражают количество отработанных часов и дней, пробег всего и в том числе с грузом, количество перевезенных грузов, сделанных тонно-километров, отработанных машино - дней, выполненных условных эталонных гектаров работ, расход горючего по норме и фактически, сумы начисленной оплаты труда по ее видам.

Для учета ручных работ используют учетный лист труда и выполненных работ формы 66 и формы 66а. Форма 66а предназначена для учета труда и работ, выполненных бригадой, а форма 66 используется для учета затрат труда и работ, выполненных отдельным членом бригады. По мере выполнения работ ежедневно в заголовках отдельных граф этой формы указывают числа месяца, наименование культуры и виды выполненных работ, единицу измерения, расценку, нормы выработки. При приемке работ против каждого работающего отмечают количество отработанных часов и объем фактически выполненных работ. Если в течение одного дня звено было занято несколькими видами работ, то для каждой их них предназначается отдельная графа в учетном листе. Для определения сумм оплаты труда расчеты производятся по каждой строке учетного листа.

В животноводстве заработную плату начисляют в зависимости от количества и качества получаемой продукции и некоторых других показателей. Поэтому для учета

выработки и подсчета заработка используют данные первичных документов по учету движения животных.

Расчет начисления оплаты труда работникам животноводства форма 69 применяется для начисления заработной платы работникам животноводства с учетом отработанного времени и объема выполненных работ, на которые установлены сдельные расценки. В этом расчете записывается фамилия, имя и отчество основных и подменных работников, количество отработанных дней, расценки и объем выполненных работ. Расчет составляет заведующий фермой и бригадир. В конце месяца подписывается зоотехник, затем документы поступают в бухгалтерию для составления расчетно-платежных ведомостей.

В ТНВ «Заря – Игнатенков и Компания» для учета выполненных работ, затрат труда и начисления заработной платы широко используют наряды на сдельную работу. Наряд на сдельную работу формы 70 применяют с целью учета объема выполненных работ, затраченного времени и начисления заработной платы членам бригады в растениеводстве. Наряд выписывается сроком на месяц. В течение месяца в нем отмечают выполненные работы и на оборотной стороне наряда ведут табель, в котором учитывают время, отработанное каждым членом бригады. В наряде указывается объем выполненных работ за день и расценка на каждый вид работы. По окончании месяца рассчитывают общую сумму оплаты труда.)

Путевой лист грузового автомобиля является первичным документом по учету работы грузового автотранспорта и основанием для начисления оплаты труда шоферам. В ТНВ «Заря – Игнатенков и Компания» используют путевой лист грузового автомобиля формы 4с. Путевой лист выписывается на один день (при дальних рейсах на один рейс), но иногда и на несколько дней (будут указаны числа месяца). В нем приводят данные о количестве перевезенного груза, расстоянии, расходе горючего и другие показатели, необходимые для учета и анализа работы грузовых автомобилей.

При начислении заработной платы шоферам грузового автотранспорта используется накопительная ведомость. Эта ведомость служит для обобщения данных путевых листов по каждому водителю автомобиля. Водителю начисляют процентную надбавку за классность.

Путевой лист легкового автомобиля формы 3 предназначен для первичного учета работы легкового автотранспорта и начислении оплаты труда шоферам. Путевой лист выдается в хозяйстве на несколько дней.

На основании перечисленных документов бухгалтер начисляет заработную плату рабочим и служащим. При начислении заработной платы бухгалтер руководствуется положением об оплате труда и премировании, нормами выработки, расценками, тарифными ставками, установленными должностными окладами.

На каждого работника бухгалтер заводит лицевой счет, где производит начисление заработной платы с учетом стажа работника и служащего: Согласно положению об оплате труда работникам и служащим проработавшим (имеющим стаж) начисляют:

2-5 лет-10%;

5-10 лет-15%;

10-15 лет-20%;

15-20 лет-25%;

больше 20 лет - 30%.

Начисление премии производится на основании приказа. Удержание налога на доходы физических лиц производится согласно Налогового кодекса РФ. На каждого работника заводится налоговая карточка.

Рабочим, служащим, колхозникам один раз в году предоставляется отпуск на установленное законодательством количество дней с добавлением выходных дней, приходящихся на отпускное время. Оплату за время отпуска исчисляют из расчета среднего заработка. Для начисления заработной платы работнику при уходе его в очередной отпуск используют расчет формы 6.

Работникам хозяйства начисляется также и пособие по временной нетрудоспособности. Пособия по временной нетрудоспособности выплачиваются за счет средств социального страхования. Основанием для начисления пособия является листок нетрудоспособности. Величина пособия зависит от непрерывного стажа и средней заработной платы.

При сдачи работником листка нетрудоспособности администрация вносит необходимые отметки в разделы больничного листка «Заполняется табельщиком» и «Заполняется отделом кадров» и сдает листки временной нетрудоспособности под расписку для назначения пособия.

Больничные листки, как оплаченные, так и не подлежащие оплате, а также все другие документы, представленные для выплаты пособий, хранятся в бухгалтерии предприятия наравне с денежными документами, отдельно от других расчетных документов.

При непрерывном стаже работы 5 лет - пособие начисляется в размере 60% среднего заработка, от 5 лет до 8 лет начисляется в размере 80%>, свыше 8 лет пособие начисляется в размере 100%> этого заработка.

Есть случаи, когда пособие по временной нетрудоспособности выплачивается независимо от стажа работы в размере 100%) среднего заработка:

- профессиональные заболевания и травмы;

- болезни инвалидов ВОВ и приравненных к ним лиц;

- увечья и контузии, полученные при выполнении интернационального долга;

- отпуска по беременности и родам;

- болезни работников, имеющих на иждивении трех и более детей в возрасте до 16 лет (учащихся до 18 лет).