Автоматизация учета денежных средств ведется по трем направлениям: по кассе, лицевому и расчетному счетам. Для этого в программе предусмотрено использование балансовых счетов 020104000 «Касса», 030405000 «Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджета» и 020101000 «Расчетный счет». Ввод изменений по данным счетам осуществляется посредством электронных документов соответствующих стандартным формам документов для операций по данным счетам в Российской Федерации.

Для оформления операций по счетам 030405000 «Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджета» и 020101000 «Расчетный счет» в программе служат следующие документы: «платежное поручение», «платежных требование», «платежные требование-поручение», «заявление на аккредитив», «инкассовое поручение» и «выписка». Все эти документы за исключением «выписки» служат для ввода информации в их аналоговые печатные формы, которые могут использоваться в обращении на предприятии и зачисления в базу данных программы сведений о наличии данных операций на предприятии, но не формируют проводок по ним.

Для этого в программе предусмотрен документ «выписка» служащий также для сравнения данных по лицевому счету с выпиской от органов, организующих исполнение бюджета. Поскольку организация может иметь несколько расчетных лицевых счетов, этот документ может производить формирование проводок по всем имеющимся у организации счетам в разрезе субсчетов. Заполнение основных реквизитов документа происходит в соответствии с данными предприятия, вводимыми вручную или с использованием справочников данных по ним имеющихся в программе. Если в выписке отражается операция, по которой в информационной базе имеются документы, то информацию из этих документов можно автоматически перенести в соответствующие реквизиты.

При заполнении табличной части документа, программа предложит выбрать такие операции по расчетному счету, как поступление, списание, поступление от покупателя, оплата поставщику. В зависимости от того, какой вид операции вы выберите, при проведении документа будут сформированы различные проводки.

Если указан вид операции «Поступление от покупателя», то документ автоматически предлагает выбрать в качестве корреспондирующего счет 020500000 «Расчеты с покупателями». При этом формируется проводка по дебету счета 030405000 «Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджета» или 020101000 «Расчетный счет» и кредиту счета 020500000 «Расчеты с покупателями».

Если указан вид операции «Оплата поставщику», то документ автоматически предлагает выбрать в качестве корреспондирующего счет 030200000 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» или 020600000 «Расчеты по выданным авансам».

Операции по кассе регламентируются нормативным документом «Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации», утвержденный решением Совета Директоров ЦБР 22 сентября 1993 г. №40.

Для учета кассовых операций с наличными денежными средствами в «1С:Предприятие» используется счет 02010400 «Касса». Для автоматического оформления операций по поступлению наличных денежных средств в кассу организации предназначен документ «Приходный кассовый ордер». Как и в документе «выписка», заполнение основных реквизитов документа происходит в соответствии с данными предприятия, вводимыми вручную или с использованием справочников данных по ним имеющихся в программе.

В соответствии с Порядком ведения кассовых операций, приходный кассовый ордер оформляется в бухгалтерии и передается в кассу для принятия наличных денежных средств. В этой связи с документом «Приходный кассовый ордер» работают дважды. Сначала его заполняют, сохраняют и распечатывают, а затем в конце рабочего дня или начале следующего после получения от кассира отчета проводят.

Если к приходному кассовому ордеру прилагаются какие-либо документы, то они перечисляются в текстовом реквизите «Приложение».

В тех случаях, когда получение денежных средств связано с оплатой за продукцию, товары, работы и услуги, облагаемые налогом на добавленную стоимость, в форме ввода следует включить режим «Указать в тексте НДС» и указать ставку налога (реквизит «Ставка НДС»). Сумма налога рассчитывается автоматически, исходя из контекста оплаты от суммы за вычетом налога с продаж.

Для автоматического оформления операций по расходу денежных средств из кассы организации предназначен документ «Расходный кассовый ордер». Порядок заполнения основных реквизитов документа аналогичен предыдущим случаям.

В группе реквизитов «Корреспондирующий счет, аналитика» выбором из Плана счетов следует указать счет и объекты аналитического учета, по кредиту которого будет корреспондировать счет 02010400000 «Касса» при проведении документа. При проведении документа «Расходный кассовый ордер» необходимо сформировать проводки.

Все поступления и выдачи наличных денег организации учитывают в кассовой книге по типовой форме №КО-4 (код по ОКУД 0310004). В организациях, использующих компьютерный бухгалтерский учет, кассовая книга ведется автоматически, ее листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги», одновременно с ней формируется машинограмма «Отчет кассира».

Для составления отчета кассира в программе предназначен отчет «Кассовая книга». Для этого отчет следует выбрать пункт «Кассовая книга» в меню «Отчеты – Отчеты по кассе». Обращаем внимание, что кассовый отчет в программе, в соответствии с установленным порядком, формируется на основании введенных в информационную базу документов «Приходный кассовый ордер» и «Расходный кассовый ордер», а не по проводкам на счете 50 «Касса».