Широко применяемая в настоящее время на практике журнальная форма контроля за выполнением заявок, которая применяется в учхозе УГСХА, трудоемка. Она не обладает достаточной наглядностью, затрудняет организацию качественного контроля за своевременным выполнением поступивших заявок и анализа причин их невыполнения.

При регистрации, накоплении и соответствующей систематизации поступающих оперативных сведений в учхозе УГСХА целесообразно использовать специально разработанные и отпечатанные типографским способом бланки документов, диктофон и информационные устройства. Наличие утвержденных форм и стандартных бланков документов определенным образом регламентирует деятельность диспетчерской службы и взаимодействующих с ней работников, а также является необходимым условием для внедрения рациональной технологии управления производством.

Кроме того, более эффективна система диспетчерского контроля за выполнением заявок, предусматривающая применение оперативных карточек, специальной картотеки и диктофона (магнитофона). При этом каждая заявка, поступающая на контроль диспетчерской службе, регистрируется не в журнале, а на отдельной оперативной карточке диспетчера, которая затем размещается для хранения в определенном отделении контрольной картотеки. На ней диспетчер фиксирует содержание заявки, а также от кого и когда она поступила, кому и когда передана для исполнения, делает отметку о выполнении или отмечает причины ее невыполнения. Для совершенствования диспетчерского контроля можно также применять телевизионные и другие средства.

Реализация регулирующих функций обеспечивает выполнение заключительной стадии акта управления. Эта группа функций создает в хозяйстве необходимый темп труда и непрерывность производства. Процесс регулирования начинается с момента доведения до исполнителей выработанных на стадии планирования решений в виде определенных команд.

3.3 Совершенствование оперативно-календарного планирования

В оперативном управлении производством важную роль играет планирование. Работа каждого исполнителя, их совокупная деятельность в трудовом или производственном процессе, а также трудовые и производственные процессы должны быть заблаговременно спланированы и увязаны между собою в пространстве и во времени.

Совершенствование оперативного планирования и методики разработки планов диспетчерской службы учхоза УГСХА должна осуществляться в следующих направлениях:

- уточнение видов оперативных плановых документов и сроков их разработки, оптимальное сокращение числа показателей;

- четкое распределение работ между руководителями и специалистами, повышение их ответственности за качество и сроки разработки и доведения плановых заданий до исполнителя;

- широкое использование математических методов при обосновании параметров оперативных планов, определении реальных сроков выполнения работ, оптимальной потребности в ресурсах, применение прогнозирования, планирования и моделирования производственных процессов, более широкое использование ЭВМ;

- обеспечение оперативного контроля, сбора и обработки данных оперативного учета и отчетности по каналам диспетчерской службы, корректировка оперативных данных на диспетчерских совещаниях.

В учхозе УГСХА необходимо разрабатывать основные формы оперативных планов, образующих систему оперативно-календарного планирования, отражающих взаимосвязи работников управления в процессе в процессе разработки. Затем составить оргсхемы распределения обязанностей по оперативному планированию. В оргсхеме отражают переход от более общих операций планирования к частным, от рабочего плана по хозяйству к суточным задачам подразделений и групп работников, конкретизируют роль руководителей и специалистов в разработке каждого планового документа.

Опыт показывает, что использование ЭВМ в оперативном планировании позволяет снизить трудоемкость расчетных работ в 2-3 раза.

Важнейшими организационными проблемами в оперативном планировании являются стандартизация и унификация форм оперативно-плановой документации. При этом необходимо соблюдать следующие принципы:

- стремиться к сокращению форм документации, их упрощению;

- максимально отражать в форме содержание поставленной задачи;

- заменять частные показатели общими;

- ликвидировать дублирование и исключать несущественные показатели.

Применение графических и математических методов – также один из важнейших факторов совершенствования оперативного планирования. Использование экономико-математических методов особенно эффективно в наиболее напряженные периоды.