Нормирование времени на выполнение работ по ДОУ, как правило, осуществля­ется на основе соответствующих документов — нормативов времени и норм вре­мени, разработанных органами по нормированию временных затрат на выполне­ние тех или иных видов работ. Так, в целях надлежащего нормирования времени на выполнение работ по ДОУ на предприятиях (в организациях, учреждениях) применяются Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по ДОУ, утвержденные Постановлением Минтруда РФ от 25.11.1994 г. № 72, а в управленческих структурах федеральных органов исполнительной власти — нор­мы времени на работы по документационному обеспечению, утвержденные По­становлением Минтруда и социального развития от 26.03.2002 г. № 23. На основе нормативов (норм) времени:

• определяется и обосновывается численность работников служб ДОУ;

• устанавливаются должностные обязанности работников;

• распределяются работы между работниками (категории «технический ис­полнитель»).

В необходимых случаях на основе указанных документов предприятиями (орга­низациями, учреждениями) разрабатываются уточненные нормы времени. В та­ких нормах, как правило, фиксируются:

• временные затраты на выполнение отдельных видов работ, не предусмот­ренных укрупненными нормативами (нормами);

• временные затраты на выполнение отдельных видов работ — в случае, если в связи со спецификой ДОУ в условиях конкретного предприятия (орга­низации, учреждения) фактические временные затраты на их выполнение существенно отличаются от установленных укрупненными нормативами (нормами).

«Расчет уточненных норм, как правило, производится методом технического нормирования, основанного на фиксации (хронометрировании с последующей записью) затрат рабочего времени на выполнение соответствующих видов работ. При этом должны, кроме того, приниматься во внимание затраты времени на орга­низационно-техническое обслуживание рабочих мест, отдых и личные потребно­сти работников.

Значения норм времени устанавливаются в часах (долях часа) на единицу из­мерения каждого конкретного вида работы — например, лист, коробка, папка, дело.

Нормы времени на выполнение наиболее распространенных операций по ДОУ представлены в приложении 5 к настоящему пособию».[13,С.213]

2.7. Документы планирования и отчетности службы ДОУ

«Обеспечение планирования и отчетности, а также своевременной и правильной подготовки соответствующих документов — планов, отчетов — является одной из основных обязанностей руководителя службы ДОУ предприятия. В общем слу­чае план работы — это документ, определяющий состав и содержание основных мероприятий (задач), выполнение которых возлагается на работника (руководи­мое им структурное подразделение, предприятие), сроки, места и ответственных за их проведение в пределах определенного периода времени (в течение дня, не­дели, месяца, квартала и т. д.)». [23,С.139]

Исходными данными для планирования деятельности службы ДОУ на пред­стоящий календарный год являются:

• показатели финансового и экономического развития предприятия на пла­нируемый период;

• основные итоги деятельности службы ДОУ за истекший период;

• цели и задачи службы ДОУ, вытекающие из содержания соответствующих раз­делов документов долгосрочного и среднесрочного планирования (в том числе бизнес-планов, программ организационного развития предприятия и т. п.).

На основе показателей плана работы службы ДОУ уточняются и утверждаются в окончательном виде планы работы структурных подразделений службы ДОУ.

Индивидуальное планирование работы сотрудниками службы ДОУ осуще­ствляется на основе планов соответствующих структурных подразделений и с учетом указаний своих непосредственных начальников. Основным документом планирования индивидуальной работы сотрудника является личный план ра­боты.

Отчет — это документ, в развернутой форме отражающий итоговые результаты обработки (систематизации, подсчета и сверки) и анализа статистических дан­ных, характеризующих выполнение какого-либо вида работ (какой-либо деятель­ности) за продолжительный период времени (месяц, квартал и более). Отчетность по вопросам деятельности службы ДОУ осуществляется в порядке, установлен­ном положениями соответствующих нормативно-методических и организацион­но-распорядительных документов, а также указаниями руководителя предприя­тия.

Формы планирующих и отчетных документов по вопросам деятельности служ­бы ДОУ утверждаются руководителем предприятия на основании соответству­ющего представления руководителя службы ДОУ. Пример плана работы на­чальника службы ДОУ представлен на компакт-диске, а пример отчета о работе с письменными обращениями граждан — в приложении 6 к настоящему посо­бию.