В современном мире информация представляет собой важнейший стратегический ресурс. В рамках теории информации сформировалось следующее определение этого понятия:

Информация - это совокупность сведений, уменьшающих степень неопределенности знания о каких-либо объектах, процессах и явлениях.

Применительно к управлению организациями это определение можно переформулировать следующим образом:

Примечание. Роль информации в организации: чем больше качественной информации имеется в распоряжении менеджера, тем точнее, определеннее оценивает он состояние организации и предсказывает ее развитие.

Для управления организациями используются различные виды информации: экономическая, научно-техническая, общественно-политическая и т.п.

Обобщающим показателем качества*(100) конечной информации как ресурса является эффективность ее использования. Она оценивается по соотношению ценности информации к затратам на ее получение.

От качества информации напрямую зависит степень организованности системы - чем больше поток качественной информации, тем устойчивее и эффективнее организация. Таким образом, в контексте изучаемого закона под информированностью понимается обеспечение организации качественной информацией в количестве, необходимом для ее результативного и эффективного функционирования.

Информированность - обеспечение организации качественной информацией в количестве, необходимом для ее результативного и эффективного функционирования.

Под упорядоченностью в данном случае понимается рациональное, гармоничное распределение и развитие всех элементов организации. Гармоничность подразумевает целенаправленное согласование подразделений организации, ее системы управления, структуры персонала, экономических процессов и т.д., а также наличие между элементами установленного взаимодействия (взаимовлияния) и пропорциональности*(101).

Упорядоченность - рациональное, гармоничное распределение и развитие всех элементов организации.

Очевидно, что применительно к организационной системе понятия информированность и упорядоченность тесно связаны между собой. Качество информированности зависит от того, насколько рационально и эффективно поступающая информация может использоваться подразделениями организации для решения поставленных задач. Изменение организационной структуры управления (т.е. изменение варианта упорядоченности организационной системы) всегда влечет за собой необходимость изменения информационной (точнее - информационно-управляющей) системы предприятия. И наоборот, внесение заметных изменений в систему поиска, обработки, распределения и потребления информации, как правило, требует внесения изменений в организационную структуру предприятия и структуру функций ее департаментов и отдельных сотрудников.

Создание в организации системы поступления и использования качественной информации, соответствующей указанным выше свойствам, приводит к улучшению упорядоченности и рациональности ее функционирования.

Примечание. Закон информированности-упорядоченности: чем более качественной информацией о внутренней и внешней среде располагает организация, тем более упорядочены ее элементы и выше эффективность функционирования.

Следствия из закона информированности-упорядоченности:

1. Чем конкретнее задачи управления и чем лучше организована база данных об объектах управления, тем успешнее функционирует организация.

2. Чем сложнее организационная система, тем больший объем качественной информации требуется ей для эффективного функционирования.

3. Наличие в организационной системе потоков некачественной (несвоевременной, недостоверной, избыточной и т.п.) информации может привести к:

- дезинформации;

- проблемам хранения информации;

- сложностям обработки и использования информации;

- увеличению затрат на обработку и хранение информации и т.п.

Для описания состояния организации в контексте информационного обеспечения часто используется понятие информационная энтропия - мера отклонения системы от некоторого эталонного состояния в смысле информационного обеспечения. Иначе говоря, энтропия - это мера информационного хаоса (неупорядоченности) (рис. 13.8).

Информационная энтропия - это мера информационного хаоса в организации.

Энтропия - это научная категория, часто применяющаяся для характеристики процессов управления информационными ресурсами и уровня их осуществления. Чем ниже информационная энтропия организации, тем выше эффективность ее функционирования, производительность труда, экономичность расходования ресурсов и т.п.

Можно сказать, что информационная энтропия указывает на долю рассеяния энергии при работе с информацией. В обобщенном смысле "производимая" организацией энтропия - это мера излишней работы при достижении поставленной цели, доля бесполезных побочных процессов или явлений, сопровождающих какую-либо деятельность.

Для любой организации как открытой системы должен выполняться следующий принцип: структурное состояние системы должно стремиться к такому, при котором производство энтропии минимально. Системы, где этот принцип заметно нарушается, являются неоптимальными, они проигрывают в конкурентной борьбе с другими организационными системами и распадаются.

Говорят гуру...

Позволь воцариться хаосу, а затем обуздай его*(102).

Математически энтропия H какой-либо системы X определяется следующим выражением:

,

где  - число состояний, в которых может находиться система Х;  - номер состояния системы;  - вероятность пребывания системы в i-м состоянии;  - логарифм  по любому основанию. Чаще всего в теории информации используется основание 2, указывающее на двоичную систему счисления, принятую за основу в современной информатике*(103).

Данное выражение показывает, что с увеличением сложности управляемой системы (т.е. с увеличением числа ее возможных состояний) растет информационная неопределенность ее функционирования, что затрудняет управление системой. Снизить уровень информационной энтропии можно путем "доопределения" состояния организационной системы - повышения вероятности состояний, соответствующих целям организации.

Например, энтропия*(104) игральной кости, имеющей шесть равновероятных состояний, приближенно равна 2,58. Энтропия подбрасываемой монеты (с двумя исходами - "орел" или "решка") - единица.

Информационная энтропия предприятия, которое с вероятностью 99% находится в состоянии производства продукции и лишь 1% - в состоянии вынужденного простоя, составляет всего 0,08, что свидетельствует о низком уровне информационного хаоса в смысле определения и прогнозирования работоспособности организации. Предприятие же, вероятность неработоспособности которого близка к 30%, будет характеризоваться информационной энтропией, равной 0,88 (почти единица). В этом случае информационная неупорядоченность состояния и функционирования такой организации, образно говоря, сравнима с хаотичностью падающей монеты. Не самая лестная характеристика работы менеджмента, не так ли?

Разумеется, приведенные примеры являются очень упрощенными. Структура и функционирование даже самой простой организации характеризуются большим числом состояний и разнообразием их вероятностей. Поэтому оценка информационной энтропии как обобщенной характеристики информационной неупорядоченности представляет собой более сложную задачу.

Для любознательных...

Вспомните закон необходимого разнообразия, сформулированный У. Эшби. Очевидно, что увеличение разнообразия организационной системы в интересах повышения ее эффективности означает увеличение ее сложности (числа возможных состояний). А это означает, что адаптация организации к новым условиям может привести к возрастанию ее энтропии. Выход из этой ситуации заключается в максимально возможном "определении" состояний организации - повышении вероятности того, что менеджмент и сотрудники правильно оценивают работу всех частей и всех процессов организации.

Попробуйте сформулировать примеры увеличения сложности организационной системы и необходимых мер для недопущения роста ее неопределенности.