1. Outlook 2013: Краткое руководство по началу работы + ВИДЕО [Электронный ресурс]. – Режим доступа http://ladyoffice.ru/outlook-2013-kratkoe-rukovodstvo-po-nachalu-raboty-video (дата обращения 30.01.2017)

Практическое занятие №26 . Анализ основных принципов электронного документооборота.

1. Цель работы:

Научиться представлять общий доступ к программным и аппаратным ресурсам сети своего компьютера, работать с файлами и аппаратными ресурсами локальной сети, познакомиться с существующими в интернете поисковыми системами, видами информационных ресурсов Интернета; получить представление о способах хранения и классификации найденной информации.

2. Пояснения к работе:

Обучающийся выполняет работу по заданию.

Перед выполнением задания изучить лекционный материал и теоретические сведения.

При выполнении практической работы обучающийся должен:

знать, процесс электронного документооборота;

уметь работать с документооборотом в Outlook

Теоретические сведения

Как было сказано выше, Microsoft Outlook — это ряд приложений, объединенных в одну интегрированную информационную систему. Каждое из этих приложений работает с определенным типом документов, в которых, собственно, и хранится соответствующая информация. В терминологии Outlook документы называются элементами, а приложения, работающие с элементами, — формами. Элементы могут иметь самую произвольную форму (заметка, сообщение, контакт). Более того, их набор может расширяться за счет создания новых типов элементов.

Outlook хранит элементы в папках, причем в одной папке могут храниться элементы только одного типа. Так, например, все пришедшие почтовые сообщения хранятся в папке Входящие (Inbox). Outlook использует расширенное по отношению к Windows понятие "папка". Папка в Outlook — это логическое хранилище информации, не связанное прямо с физическим способом хранения информации на диске. Пользователь может создавать собственную, с какой угодно степенью вложенности структуру папок, например папку для почтовых сообщений от определенного контакта, вложенную в папку для почтовых сообщений от всех контактов. Хотя все эти папки имеют имена, они не видны из программы Проводник Windows, поскольку вся информация Outlook хранится в едином файле на диске.

При первом запуске Outlook пользователь имеет прямой доступ к нескольким типам элементов информации. Outlook хранит эти элементы во вложенных папках, которые содержатся в папке Личные папки (Personal Folders). В табл. 1.1 перечислены эти папки с описанием элементов, хранящихся в них.

Таблица 1.1. Основные папки Outlook

Таким образом, общий принцип работы с Outlook следующий: вы открываете папку, выбираете требуемый элемент, автоматически запускается форма, его обслуживающая, и элемент готов к редактированию.

Задание

Создать личные папки, научиться с ними работать, пересылать данные.

Порядок выполнения работы

Щелкните правой кнопкой мыши на кнопке ЯРЛЫКИ и в открывшемся контекстном меню выберите пункт Пара метры области навигации..

В открывшемся диалоговом окне Добавить к панели Outlook выберите недостающие элементы по своему усмотрению и щелчком на кнопке ОК закройте окно.

Групповая разработка документации

1. Щелчком правой кнопкой мыши в строке заголовка рабочего поля откройте контекстное меню и выберите пункт Создать папку.

2. В открывшемся диалоговом окне Новая папка в поле Поместить папку в: выберите название только что созданной личной папки.

3. В раскрывающемся списке Содержимое папки выберите вид папки, присваивая ей соответствующее имя в поле Имя папки.

4. Подобным образом создайте полный набор папок всех типов. Заполните таблицу именами созданных вами папок.

Имя файла личных папок (по своей фамилии).

Название папки с элементом типа Встреча.

Название папки с элементом типа Дневник.

Название папки с элементом типа Задача.

Название папки с элементом типа Заметки.

Название папки с элементом типа Контакт.

Название папки с элементом типа Почта.

5. Щелкните по имени почты ПКМ – открыть расположение файла и выберите файл с расширением .pst с именем, соответствующим своей фамилии, — это файл созданных вами личных папок.