Основним призначенням посібника із системи управління навколишнім середовищем є загальний опис системи управління навколишнім середовищем.

Керівництво містить екологічну політику, що встановлює напрямок і визначає принципи діяльності організації, визначає загальну мету щодо необхідного рівня відповідальності організації за стан навколишнього середовища. Екологічна політика доводить до відомості всіх працівників підприємства.

Рисунок 3.1 - Рівні документації системи управління навколишнім середовищем

Посібник із системи управління навколишнім середовищем виконує роль довідника по змісту й функціонуванню системи, підтримці її в робочому стані й удосконалюванню. Посібник з СУНС повинне описувати зміст і перелік всієї документації, включаючи процедури й, якщо необхідно, ( посадові інструкції. Посібник з СУНС пишеться вищим керівництвом і менеджерами з питань екології.

Типова схема посібника з СУНС:

–  екологічна політика;

–  організаційна структура;

–  опис діяльності в рамках системи управління навколишнім середовищем;

–  опис відповідальності й повноважень;

–  список поширення контрольних екземплярів;

–  опис системи управління навколишнім середовищем;

–  перелік методик;

–  перелік форм (повністю включений або посилання на нього).

Рівень 2: Документовані методики системи управління навколишнім середовищем

Це основна частина документації системи управління навколишнім середовищем, що охоплює всі застосовні елементи системи управління навколишнім середовищем по ДСТУ ISO 14001 [13].

Методики доцільно будувати й оформляти за уніфікованими правилами. Завдяки цьому користувачі будуть здобувати досвід погодженого підходу до регламентації кожної вимоги, збільшивши тим самим імовірність відповідності цих вимог стандарту на систему управління навколишнім середовищем.

Методики розробляються керівниками підрозділів і/або менеджерами з питань екології. Методики звичайно описують діяльність на рівні підрозділів і їхній зв'язок з діяльністю організації в цілому. У деяких випадках методики (2-й рівень) і посадові інструкції (3-й рівень) можуть бути скомбіновані.

Типова схема викладу (змісту) методик:

–  ціль/завдання методики;

–  опис/область застосування (що охоплює методика, а що ні);

–  визначення основних термінів і скорочень;

–  посилання (на всі документи, вказані методикою);

–  відповідальність (хто відповідає за певні завдання й дії);

–  процедури (опис дій і завдань, які повинні бути виконані, хто буде їх виконувати й у якій послідовності);

–  документація (які необхідні документи й записи).

Основні методики, наявність яких вимагає стандарт ДСТУ ISO 14001 [13], перераховані нижче:

–  ідентифікація значимих екологічних аспектів і пов'язаних з ними впливів;

–  визначення законодавчих і інших вимог;

–  підготовка, поінформованість і компетентність персоналу;

–  координація внутрішніх взаємодій;

–  підтримка зв'язків із зацікавленими сторонами;

–  моніторинг значимих екологічних аспектів;

–  ідентифікація аварійних ситуацій і схеми реагування на них;

–  коригувальні й попереджуючі дії;

–  планування й проведення внутрішнього аудита;

–  управління документацією.

Рівень 3: Робочі й посадові інструкції.

Робочі й посадові інструкції описують, як виконується робота. Можливо, на підприємстві вже є інструкції для більшості видів діяльності. Їх необхідно лише відкоригувати й доповнити. Для розробки даного рівня документації рекомендується:

–  розглянути наявні/нові робочі інструкції на відповідність установленим вимогам по керуванню навколишнім середовищем;

–  переконатися, що наявні робітники інструкції дійсно описують відповідну діяльність, якщо ні, відкоригувати їх;

–  оцінити й відкоригувати посадові інструкції;

–  використати робітничі/посадові інструкції як основу для навчання.

Рівень 4: Інша документація.

До даного рівня документації відносять всі форми або контрольні документи (у друкованому й/або електронному виді), що є «інформаційними документами» згідно ISO 14001 [1]. Збором використовуваних форм займаються керівники середньої ланки й менеджери з питань екології.

Інформаційні документи несуть у собі зареєстровані екологічні дані. До таких документів можуть ставитися:

–  звіти й протоколи аварійних ситуацій;

–  запису про претензії й рекламації;

–  відомості про профілактичне обслуговування;

–  протоколи екологічних нарад;

–  перелік заходів, спрямованих на недопущення аварійних ситуацій;

–  протоколи внутрішніх аудитів;

–  інформація про постачальників і підрядників;

–  інформація про продукцію й т.п.

Документація повинна легко читатися, бути датованої (із вказівкою дати перегляду), легко ідентифіцируємой, підтримуватися належним чином і зберігатися протягом установленого строку.

Етап 4. Впровадження системи управління навколишнім середовищем

Для впровадження розробленої системи управління навколишнім середовищем на підприємстві можна запропонувати наступний порядок дій:

–  перевірити повноту й наявність робочої документації системи управління навколишнім середовищем (по приналежності) у всіх працівників, у т.ч. екологічної політики;

–  провести інструктажі всіх працівників підприємства;

–  призначити й навчити призначених працівників для проведення внутрішніх аудитів;

–  скласти графік і програму внутрішніх аудитів на рік. Програма аудитів повинна охоплювати: види діяльності й ділянки, що підлягають аудитові; частоту проведення аудита; обов'язку, пов'язані з управлінням і проведенням аудита; передачу відомостей про результати аудита; компетенцію аудитора; способи проведення аудита;

–  провести внутрішній аудит (по підрозділах). Виявити наявні невідповідності;

–  розробити й здійснити коригувальні заходи;

–  скласти акт впровадження СУНС;

–  вибрати орган по сертифікації, подати заявку. Налагодити інформаційний зв'язок з органом по сертифікації для проведення аудитів системи управління навколишнім середовищем. Погодити план і програму здійснення сертифікаційних аудитів.

Порядок проведення сертифікації системи управління навколишнім середовищем аналогічний процесу сертифікації систем управління якістю на відповідність стандартам ISO серії 9000.

Основними об'єктами перевірки при сертифікації СУНС є:

–  діяльність по забезпеченню, керуванню й поліпшенню охорони навколишнього середовища в організації (на підприємстві) відповідно до вимог ДСТУ ISO 14001 [13];

–  технологічні етапи виробництва, при яких можлива поява продуктів, що викликають забруднення або шкідливі впливи, що роблять, на навколишнє середовище безпосередньо своєю появою або за рахунок збільшення концентрації викидів (скидань) за певний інтервал часу;

–  экологичність продукції на етапах маркетингу, розробки, виготовлення, споживання й утилізації.