Построение аналитического учета должно обеспечить возможность получения данных о наличии и движении основных средств, необходимых для составления бухгалтерской отчетности. Для совершенствования пообъектного аналитического учета основных средств в ЗАО «НЭСКО» с 2006 года используется программа «1С Предприятие», которая обеспечивает оперативную выдачу бухгалтеру и работникам других подразделений необходимой информации в форме соответствующих отчетов на бумажных носителях или выводимых на экран мониторов непосредственно на рабочих местах потребителей.

Учет объектов основных средств по местам их эксплуатации осуществляется в инвентарном списке типовой формы, данные которого идентичны записям в инвентарных карточках.

Информация, которая содержится в инвентарных карточках, используется для составления в программе 1С ведомости движения основных средств, итоги которой также в автоматизированном режиме сверяются с данными соответствующего синтетического учета.

В ЗАО «НЭСКО» находятся на учете более 1000 объектов основных средств. Для правильной организации аналитического учета каждому инвентарному объекту присвоен инвентарный номер, который сохраняется за данным объектом на все время его нахождения в эксплуатации, запасе или на консервации. В случае выбытия объекта его инвентарный номер не присваивается вновь поступившему объекту. Инвентарные номера имеют кодовое обозначение, при этом для каждой номенклатурной группы основных средств отводится серия порядковых номеров, чтобы по коду можно было определить принадлежность объекта к той или иной классификационной группе.

Основные средства предприятия разнообразны по составу и назначению. ЗАО «НЭСКО» применяет типовую классификацию основных средств по их видам, установленную Общероссийским классификатором основных фондов ОК 013–94.

Аналитический учет основных средств в ЗАО «НЭСКО» по инвентарным объектам ведется с использованием форм первичных документов для учета основных средств, в соответствии с указаниями по их заполнению утверждены постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 №7.

Поступление основных средств оформляется актом приемки-передачи основных средств формы ОС-1, который содержит следующую информацию: номер отдела и участка; дебет: синтетический счет, субсчет, шифр аналитического учета; кредит: синтетический счет, субсчет, шифр аналитического учета; сумма; инвентарный номер; шифр затрат, отнесенных на амортизационные отчисления; шифр нормы амортизационных отчислений. Акт составляется на каждый объект, к нему прилагается техническая документация на данный объект, которая после открытия бухгалтерией инвентарной карточки передается в соответствующий отдел или цех предприятия по месту эксплуатации. Акт приемки-передачи основных средств составляется двумя сторонами – принимающей объект и передающей. Бухгалтерия оформляет его бухгалтерской записью, т.е. указывает корреспонденцию счетов на первоначальную стоимость. Все акты приемки-передачи регистрируются в «Журнале регистрации актов». В местах использования основных средств ведут инвентарные списки основных средств, в которых приводятся краткие сведения об объектах основных средств, находящихся в эксплуатации.

Учет основных средств организуют так, чтобы можно было установить наличие основных средств по каждой классификационной группе и отдельно по каждому объекту, местам нахождения и источникам приобретения.

Выбытие основных средств оформляют актом и отражают в инвентарной карточке, а затем её изымают из картотеки.

Для определения непригодности к дальнейшему использованию тех или иных основных средств, т.е. для определения необходимости ликвидации основных средств, на предприятии создана постоянно действующая комиссия в состав которой входит: главный бухгалтер, начальник отдела оборудования, ведущий экономист.

Перемещение основных средств из одного отдела или участка ЗАО «НЭСКО» в другой, в пределах предприятия, осуществляется на основании запроса начальников соответствующих отделов и по распоряжению генерального директора предприятия. Данная операция оформляется актом которая выписывается в двух экземплярах при передаче основных средств из запаса в эксплуатацию и из цеха в цех, отдел и т.д. Бухгалтерия на основании первого экземпляра осуществляет запись в инвентарной карточке и перекладывает её по месту нового нахождения, эксплуатации. Сдатчик на основании второго экземпляра накладной делает отметку в инвентарном списке о выбытии объекта.

Информация о движении основных средств, помимо инвентарных карточек и инвентарных описей, отражается посредством счетов синтетического учета.