Макрос представляет собой набор команд и инструкций конкретного приложения, выполняемых как программа, предназначенный для решения часто повторяющихся задач.

Макросы используются для следующих целей:

- ускорения часто выполняемых операций редактирования или форматирования;

- объединения нескольких команд, например, для вставки таблицы с указанными размерами и границами и определенным числом строк и столбцов;

- упрощения доступа к параметрам в диалоговых окнах;

- автоматизации обработки сложных последовательных действий в задачах;

- получения требуемого результата в тех случаях, когда действие стандартных функций ограничено.

Для создания макроса в Microsoft Office существует два метода: использование средства для записи макросов (Макрорекордер) и прямое программирование в редакторе Visual Basic. На практике обычно используются оба метода сразу: записывается часть шагов, а затем макрос редактируется с помощью программного кода.

1.Макрорекордер

Наиболее простым способом создания макрокоманды является ее запись с помощью макрорекордера. Макрорекордер записывает все действия пользователя, включая ошибки и неправильные запуски. Когда программа воспроизводит макрос, она выполняет каждую записанную рекордером команду точно в такой последовательности, в которой её выполнял пользователь во время записи. Удобством этого способа является простота и наглядность - для использования этого способа вовсе не нужны глубокие знания по программированию. Работа макрорекордера во многом напоминает работу обычного магнитофона, осуществляющего запись и воспроизведение звука.

Процесс записи макросов можно разбить на следующее этапы:

1. подготовка к записи – планирование всех шагов;

2. запуск макрорекордера и определение начальных параметров макроса;

3. выполнение записываемых операций;

4. завершение записи.

При записи макроса можно:

- задать имя макроса (если новому макросу задать имя встроенной команды Microsoft Ms Word, то встроенный макрос будет заменен новым. Например, если записать новый макрос и задать для него имя FileClose, этот макрос будет связан с командой Закрыть. После этого при выборе команды Закрыть Microsoft Ms Word будет выполнять действия, заданные в новом макросе);

- назначить для быстрого доступа к нему панель задач или сочетание клавиш;

- указать место, где макрос будет храниться;

- добавить описание макроса для справки (описание макроса включает дату создания и имя пользователя, записавшего макрос).

При необходимости все эти шаги можно пропустить и непосредственно перейти к зиписи макроса.

2.Создание макроса программными средствами

В приложении Ms Word с помощью программных средств можно написать очень мощные и сложные макросы, которые не могут быть записаны первым способом. Для этого используют языки программирования.

Языки – условное название разнообразной группы программ, предназначенных для создания программ.

Все языки прграммирования можно разделить на категории:

- языки высокого уровня, имеющие понятный синтаксис и удобные в работе, но создающие довольно громоздкие и медленные программы (примером могут служить языки семейства Basic, Java, Delphi);

- языки низкого уровня, продуцирующие быстрые и компактные продукты, но сложные для изучения и работы (отчасти C/C++, ассемблер).

Среди множества языков программирования семейство языков Basic выделяется своей простотой и доступностью для программиста.

Язык Basic (Beginner’s All-purposes Symbolic Instruction Code – Всецелевой Символический Код для Начинающих, буквальный перевод сокращения – Базовый, Основной) был создан в 1963 г. профессорами Дартмутского университета Дж. Кемени и Т. Курцем для обучения студентов. Благодаря своим преимуществам язык Basic быстро завоевал широчайшее признание в среде профессиональных и полупрофессиональных программистов.

Языки семейства Basic отличаются простотой составления программ, быстротой и легкостью отладки и гибкостью в использовании.

Современное поколение языков Basic имеют в названии слово Visual (Визуальный, Видимый). Начиная с версии языка №1, появившейся в 1991 году, в него встроена очень важная особенность –  так называемое визуальное редактирование, то есть возможность видеть внешний вид будущей программы еще на этапе разработки и изменять его простыми, интуитивно понятными средствами

Язык Visual Basic специально создан для программирования приложений для популярной и потенциально мощной операционной системы Windows фирмы Microsoft.

Семейство Visual Basic состоит из трех сходных между собой диалектов языка: собственно Visual Basic, Visual Basic for Application - язык, встроенный в приложения MS Office и Visual Basic Script, применяемый для программирования в Internet.

VBA непосредственно связан с языком Visual Basic (VB). Основное различие между ними формулируется следующим образом: проекты VBA выполняются только с помощью приложения, поддерживающего VBA, в то время как Visual Basic позволяет создавать полностью автономные приложения. С другой стороны, синтаксис языков VBA и VB практически одинаков. Оба языка имеют почти одинаковые интегрированные среды разработки.

Visual Basic for Application (VBA) является единой средой разработки приложений во всех программах Microsoft Office.

Преимущества VBA:

- простота и скорость построения маленьких утилит-макросов;

- простота отладки и использования.

Недостатки языка VBA: программа на VBA не может существовать отдельно от документа приложения Office.

Современные языки имеют сложные и мощные средства, предназначенные для создания, отладки, документирования и проектирования больших приложений, над которыми работают коллективы программистов. Эти программные комплексы сокращенно называются IDE – Integrated Development Environment, – Интегрированная Среда Разработки. Иначе, интегрированной средой разработки является сам язык программирования VBA.

Основные элементы интегрированной среды Visual Basic:

- Строка меню. В ее состав входят все меню, которые используются при создании программы. Среди меню есть стандартные, присущие многим окнам Windows: File (Файл), Edit (Правка), View (Вид), Tools (Сервис), Help (Помощь) и др.Имеются также меню, при помощи которых пользователь может создавать, запускать и отлаживать программу: Insert (Вставка), Run (Запуск), Debug (Отладка) и др.

- Контекстное меню. Служит для удобства выполнения действий, относящихся к той области окна VBА, в которой находится указатель мышки.

- Панели инструментов: Standard {Стандартная), Edit {Правка), Debug {Отладка) и др.