В жизни часто возникает необходимость подготовки документов стандартной формы нескольким адресатам (приглашения, уведомления, ведомости результатов и т. п). В подобной ситуации можно последовательно выполнить все действия: оформить основной текст, ввести имя первого адресата, распечатать письмо, изменить имя адресата, распечатать следующее письмо и т.д. Однако текстовый процессор Word предоставляет возможность автоматизированной подготовки подобных документов для рассылки. Программа вставляет по очереди предварительно подобранные данные в стандартный текст и распечатывает результаты. Эта операция позволяет автоматически создать множество копий шаблона документа с различными реквизитами.

Данный способ подготовки документов получил название метод слияние документов.

Метод слияние документов использует два вида документов:

Основной документ - документ, содержащий данные, которые остаются при слиянии неизменными во всех производных документах, а также поля слияния и поля, позволяющие организовать диалог в процессе слияния и управлять этим процессом.

Источник данных - файл, содержащий последовательность записей данных и представляющий собой таблицу, каждая запись (строка) которой содержит набор значений полей данных, используемый для генерации одного документа, а каждый столбец содержит значения одного поля данных.

Первая запись (строка), состоящая из имен полей данных называется строкой заголовка таблицы. Имена полей данных в первой записи должны совпадать с именами полей слияния основного документа. Запись с именами полей данных может храниться отдельно от источника данных. В этом случае речь идет о файле источника заголовка, который содержит всего одну строку с именами полей данных. Очередность имен полей в первой строке источника данных или в источнике заголовка должна соответствовать очередности значений полей в записи данных. Файлы источников данных, генерируемые запросами к базам данных, как правило, не требуют отдельного источника заголовка, поскольку содержат в первой строке имена полей.

Число генерируемых в результате слияния документов определяется числом записей в источнике данных, но можно сгенерировать документы только для части записей данных (например, для записей от пятой до десятой).

С помощью слияния можно создавать следующие типы документов:

- Комплект конвертов. Обратные адреса на всех конвертах одинаковы, однако адрес получателя в каждом случае является уникальным.

- Комплект наклеек с адресами. На каждой наклейке приводятся фамилия и адрес, которые являются уникальными.

- Комплект документов на бланке или сообщений электронной почты. Основное содержимое всех писем или сообщений является одинаковым, но каждое из них содержит сведения, предназначенные для определенного получателя, например, фамилию, адрес или какую-либо другую информацию.

- Каталог или папка. Для каждого элемента отображаются сведения одного и того же типа, например имя или описание, однако для каждого элемента они уникальны.

Процесс слияния состоит из нескольких общих действий:

1. Создание основного документа. На этом этапе определяется тип основного документа и ему присваивается статус основного документа.

Рис.5. Образец оформления Основного документа

2. Создание или выбор существующего источника данных.

Источником данных может быть практически любая структурированная в таблицу информация, включая таблицу Microsoft Word, список контактов Microsoft Outlook, лист Microsoft Excel, базу данных Microsoft Access и текстовый файл.

Таблицу Ms Word рекомендуется использовать при наличии небольшого списка данных (63 или менее полей данных). Если источник данных Ms Word содержит более 63 полей данных, следует преобразовать его в текстовый файл с разделителями.

Если список данных велик и необходимы сложные условия фильтрацииили сортировки, то следует использовать таблицу Microsoft Excel.

Рис.6. Образец оформления Источника данных

3. Вставка полей слияния - поля, в которые переносится переменная информация из источника данных в основной документ перед выводом готового документа на печать.

Чтобы переменная информация из источника данных правильно переносилась в основной документ перед выводом готового документа на печать, необходимо расставить в основном документе поля слияния.  

Рис.7. Образец вставки полей слияния

Максимальная длина имени поля слияния не должна превышать 32 символа, а в самом имени могут содержаться только цифры, буквы и символы подчеркивания. Первый символ должен представлять собой букву, использование пробелов запрещено.

Поля слияния вставляются в основной документ с помощью кода поля {MERGEFIELD}. Имя каждого вставленного в основной документ поля слияния должно присутствовать и в заголовке источника данных. Каждое поле слияния может использоваться в тексте основного документа неограниченное число раз. Нет необходимости использовать в основном документе все содержащиеся в источнике данных поля данных.

Очередность использования полей слияния в тексте произвольна и не зависит от очередности полей данных в записях источника данных.

С помощью специальных инструкций пользователь может повлиять на процесс слияния и внести в ходе слияния в результирующий документ дополнительные данные. Все специальные инструкции являются кодами полей и подчиняются общим правилам ввода и оформления кодов.

Они вставляются посредством команды Правила вкладки Рассылки:

- с помощью кода поля «ASK» в основном документе можно определить закладку, значение которой будет задаваться при слиянии (пользователь должен будет ответить на соответствующий запрос). При выполнении слияния код поля «ASK» выводит на экран окно сообщений Word с соответствующим сообщением и стандартным текстом ответа.

Пользователь может ввести вместо стандартного собственный текст или подтвердить предлагаемый по умолчанию. Этот текст помечается закладкой и может быть вставлен в текст кодом поля «REF».

- с помощью кода поля «FILLIN» в определенных местах основного документа можно вставить дополнительный текст, который будет вставляться в документ, получаемый при слиянии, вместо поля FILLIN.

- код поля «MERGEREC» вставляет в основной документ номер записи данных, при этом подсчитываются только записи, участвовавшие в слиянии.

Число отражает любые виды сортировки и фильтрации, которые была применена к источнику данных перед слиянием. Поле «MERGEREC» можно использовать для нумерации всех объединенных документов в слиянии в том порядке, в каком был отсортирован источник данных.

- поле «MERGESEQ» используется для нумерации всех объединенных записей в слиянии. Этот номер не отображается до окончания слияния. Поле «MERGESEQ» можно использовать для подсчета количества записей в объединенном документе.

Предположим, что добавили поля «MERGEREС» и «MERGESEQ» в основной документ при слиянии. После фильтрации источника данных из 150 записей мы получаем список получателей из 25 имен. В этом случае значения «MERGEREC» и «MERGESEQ» будут в диапазоне от 1 до 25. Если убрать двух получателей из слияния, значения «MERGEREC» все равно будут в диапазоне от 1 до 25 при двух отсутствующих значениях, поскольку источник данных для слияния по-прежнему состоит из 25 записей. Однако в этом случае значения «MERGESEQ» теперь будут в диапазоне от 1 до 23, поскольку в слиянии только 23 записи.

- с помощью специальных кодов полей при слиянии можно анализировать указанные условия и в зависимости от результата вставлять в документ тот или иной текст. Для анализа условий используется поле «IF...THEN...ELSE».

Например, утверждение «Если погода будет хорошей, мы прогуляемся по парку, а если нет — пойдем в кино» определяет условие, (хорошая погода), при котором произойдет определенное событие (прогулка по парку). Если это условие не соблюдено, происходит альтернативное событие (поход в кино).

- для пропуска записей данных используется поле «SKIPIF». После выбора поля «SKIPIF» в диалоговом окне задается условие пропуска записи и при слиянии будут пропущены записи данных, для которых выполняется указанное условие.

- поле «NEXT» предписывает выполнить слияние записи данных с текущим объединенным документом вместо создания нового объединенного документа.

Например: «Ваша встреча проходит с { MERGEFIELD "ВремяНачалаВстречи" } по { MERGEFIELD "ВремяОкончанияВстречи" }. У вашего консультанта будет другая встреча, которая начинается в { NEXT }{ MERGEFIELD "ВремяНачалаВстречи" }, поэтому, пожалуйста, запланируйте свое время соответствующим образом.»

Конечный документ будет выглядеть следующим образом:

«Ваша встреча проходит с 10:00 по 10:55. У вашего консультанта будет другая встреча, которая начинается в 11:00, поэтому, пожалуйста, запланируйте свое время соответствующим образом.»

- Поле «NEXTIF» служит для сравнения двух выражений. Если сравнение истинно, следующая запись данных объединяется с текущим документом слияния. Если сравнение ложно, следующая запись данных объединяется с новым документом слияния.

4. Вывод стандартного документа.

Каждая строка (или запись) источника данных порождает отдельный документ на бланке, почтовую наклейку, конверт или элемент каталога (рисунок 8). При этом составные документы могут быть объединены в новом документе для последующего просмотра и печати.

Рис.8. Результат слияния документов