Изготовление БСО осуществляется типографическим способом на предприятиях, имеющих соответствующие разрешения (лицензии), выданные Министерством финансов Республики Беларусь. Размещение заказа на изготовление бланков осуществляется в соответствии с требованиями Положения о порядке осуществления закупок товаров, работ, услуг на тендерной основе, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19.05.2003 № 652.
В соответствии с Инструкцией о порядке учета, хранения и использования бланков строгой отчетности в представительстве Белгосстраха по Центральному району г. Минска при осуществлении страховой деятельности используются БСО, соответствующие формам, утвержденным (согласованным) и зарегистрированным в установленном порядке Министерством финансов РБ. Использование БСО, не зарегистрированных в Министерстве финансов РБ, запрещается.
После проведения процедуры размещения заказа и выбора исполнителя в Министерство финансов Республики Беларусь направляется письменное заявление установленной формы, для согласования стандартной формы и тиража бланков. После получения письменного разрешения Министерства финансов на изготовление бланков, заключается соответствующий договор с выбранным исполнителем. Изготовленные БСО подлежат обязательной регистрации в Министерстве финансов Республики Беларусь. БСО в представительство Белгосстраха по Центральному району г. Минска поступают из филиала Белгосстраха по г. Минску по требованию-доверенности. Передача страховых полисов и квитанций лицам, являющимся посредниками, производится путем выписки накладных форм ТТН-1 или ТН2.
Требование-доверенность составляется в двух экземплярах и нумеруется последовательно с начала года. Подписывается требование-доверенность руководителем и главным бухгалтером обособленного подразделения, получающего БСО, и скрепляется гербовой печатью. Затем, один экземпляр требования-доверенности направляется вышестоящему подразделению, а второй экземпляр остается в нижестоящем подразделении.
При каждой выдаче БСО выписывается два экземпляра накладной, один из которых выдается на руки получателю, а второй остается в обособленном подразделении.
При вскрытии посылки главный бухгалтер и лицо, ответственное за учет и хранение БСО, проверяют по накладной фактическое наличие БСО. Если содержание посылки соответствует записям в накладной, то на обоих экземплярах накладной за подписями указанных выше лиц делается запись «Получено (число, месяц, год) полностью», после чего один экземпляр накладной возвращается вышестоящему подразделению.
Если при вскрытии посылки обнаружена недостача, излишек, бракованные БСО или с другой нумерацией, составляется акт в трех экземплярах за подписями руководителя обособленного подразделения, главного бухгалтера и лица, ответственного за учет и хранение БСО.
Обнаруженные бракованные бланки перечеркиваются по диагонали, и на них делается запись «Брак». После этого бракованные бланки изымаются и прилагаются к акту, составленному по факту обнаружения бракованных БСО, а остальные используются в общем порядке.
Первый экземпляр с приложенными бракованными бланками остается в обособленном подразделении Белгосстраха для последующего списания. Два остальных акта передаются в вышестоящие подразделения с приложенными копиями бракованных банков.
Для надлежащего учета и обеспечения сохранности БСО устанавливаются место хранения БСО и лицо, ответственное за ихучет, выдачу и сохранность, с которым в обязательном порядке заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности.
Приказом также устанавливается перечень лиц, осуществляющих списание бланков страховых полисов и квитанций при принятии от страховых агентов. При этом главным бухгалтером обособленного должен быть обеспечен контроль за правильностью их списания.
Количественный учет полученных и выданных БСО ведется в «Приходно-расходной книге по учету бланков строгой отчетности» и в «Книге лицевых счетов по учету полученных и использованных бланков строгой отчетности». «Приходно-расходная книга по учету бланков строгой отчетности» заводится на один год, по окончании года она закрывается.
Все выданные страховому агенту БСО записывается в приходно-расходной книге одной строкой с указанием количества выданных бланков, их номеров и серий. При возврате страховым агентом неиспользованных бланков делается соответствующая запись в книге в приход.
Контроль за использованием БСО страховыми агентами производится в отчетные дни, установленные приказом руководителя обособленного подразделения.
По каждому случаю недостачи, утери (хищения) БСО лицо, допустившее недостачу, утерю или лицо, установившее хищение, немедленно сообщает об этом руководителю обособленного подразделения. После этого назначается комиссия с обязательным участием главного бухгалтера и лица, ответственного за учет и хранение БСО в обособленном подразделении, производится служебное расследование и составляется акт с указанием обстоятельств утраты, причин и условий, способствующих этому, количества недостающих БСО с перечислением их серий и номеров.
К акту прилагается объяснение лица, за которым числились утраченные бланки, а в случае отказа от дачи объяснения об этом делается пометка в акте.
Недостающие, похищенные бланки списываются по разрешению вышестоящего подразделения Белгосстраха не ранее истечения года со дня обнаружения недостачи, утери (хищения) и только после завершения очередной налоговой проверки и проверки финансово-хозяйственной деятельности. ВБелгосстрахе недостающие, утерянные (похищенные) БСО списываются на основании акта на списание, утвержденным генеральным директором Белгосстраха.
Инвентаризация неиспользованных БСО в местах их хранения и обособленных подразделений Белгосстраха производится ежемесячно по состоянию на первое число месяца. По ее результатам составляется акт инвентаризации БСО, который утверждается руководителем обособленного подразделения. Проверкой устанавливается соответствие данных учета в расходно-приходной книге фактическому наличию БСО. Акты инвентаризации БСО подшиваются и хранятся в отдельной папке.
Инвентаризация неиспользованных бланков страховых полисов и квитанций, находящихся у подотчетных лиц, проводится при сдаче ими отчетов, но не реже одного раза в месяц.
Данные об общем количестве остатков БСО на отчетную дату необходимо представлять вместе с бухгалтерской отчетностью в головное отделение Белгосстраха один раз в квартал.
БСО хранятся в металлических шкафах или отдельных помещениях. Накладные, требования-доверенности на получение бланков, приходно-расходные накладные на БСО хранятся в деле «Документы по бланкам строгой отчетности».