С распространением факсимильных аппаратов и факс модемных устройств для ПК документ может быть отправлен и получен везде, где есть телефонная розетка.

Слово факсимильный происходит от слова факсимиле – точное воспроизведение каким-либо способом рукописи документа, чьей-либо подписи. Факсимильный аппарат позволяет передавать и получать факсимильные материалы с помощью телефонной линии. Он сканирует лист бумаги и кодирует изображение так, чтобы его можно было переслать.

Примером одной из наиболее распространённых современных программ для работы с факсами является WinFax PRO фирмы Symantec. Эта программа позволяет:

· Отправлять документы MS Word в виде факсов, просто направляя их на печать (при этом в качестве принтера в окне Печать должен быть выбран WinFax);

· Отправлять документы, имеющиеся в бумажной форме, путём загрузки изображения документа со сканера и последующей отправки в виде факса;

· Просматривать факсы перед отправкой и при необходимости вносить в факс исправления, добавлять надписи, подписи и т.п.

· Использовать адресную книгу для рассылки факсов как отдельным адресатам, так и их группам.

· Отправлять и принимать факсы как в автоматическом, так и в ручном режиме, передавать факсы в заданное (например, ночное) время.

· При работе с модемами, поддерживающими голосовые функции, выступать в качестве автоответчика с записью сообщений в почтовые ящики для разных пользователей.

WinFax является многофункциональной программой работы с факсами и имеет множество дополнительных сервисных функций и настроек, например, уведомление о поступлении факса по пейджеру, переадресация факсов, автоматический вывод поступивших факсов на печать или передача в программу распознавания текстов, работа с двумя модемами одновременно, добавление подписи в документ, созданный на компьютере и многое другое.

Особенно удобно использование факс-модема вместо факса для отсеивания рекламных сообщений (вызывающих ненужный расход печатных материалов) и для циркулярной рассылки без изготовления многочисленных бумажных копий одного и того же сообщения.

Электронная почта сочетает в себе ряд преимуществ традиционной почты и факсимильных сообщений. Так же, как и традиционная почта, электронная опирается на сеть своеобразных "почтовых отделений", осуществляющих передачу сообщения. Так же, как и традиционная, электронная почта отличается низкими расценками, фиксированными для внутренних и международных сообщений. Однако в отличие от традиционной, электронная почта осуществляет гарантированную доставку сообщения в срок от нескольких минут до суток. С развитием технологий связи получила распространение передача не только текстовых сообщений, но и фотографий, звуковых посланий и даже видеосообщений и проведение видеоконференций. Современные модели компьютеров уже стандартно поставляются с миниатюрной видеокамерой, укреплённой на мониторе. Более низкая стоимость связи по сравнению с расценками на международные разговоры привела в последнее время к массовому использованию Internet для речевой (голосовой) связи вместо телефона.

Наиболее популярная возможность компьютера с факс-модемом - доступ к Internet. Почти ежедневно в прессе появляются статьи о тех или иных возможностях использования Internet. Главное - это возможности коммуникации и доступа к базам данных. Самая популярная в нашей стране программа просмотра Internet - Microsoft Internet Explorer, включающая в себя и программу работы с электронной почтой Outlook Express.

Использование факсимильных аппаратов и факс-модемов структурными подразделениями может привести к децентрализации приёма-передачи документов, результатом чего становится потеря контроля за документооборотом в организации. В быстроразвивающихся фирмах с растущим количеством структурных подразделений это зачастую приводит к чрезмерной автономности подразделений и потере контроля за их деятельностью. Решением этой проблемы являются системы регистрации и контроля.