Способы аутентификации пользователей в СЭД:
1. Запрос пароля. Популярный способ защиты, сложности при котором возникают за счет человеческого фактора – пароль попросту может быть утерян или забыт.
2. Биометрический способ аутентификации весьма эффективен, но сложен в реализации и тоже не исключает ошибок.
3. Ограничение и разделение прав пользователей высокоэффективно, но требует много времени для настройки системы, тем более, с учетом большого количества сотрудников.

Следующим этапом защиты СЭД является сохранение конфиденциальности информации с использованием криптографических средств защиты. Данный способ широко используется большинством систем, работающих с документами и ценными данными. Между пользователями документы циркулируют в закрытом зашифрованном виде и после прохождения подтверждения от получателя и считывания его ключа, документ приобретает свой первоначальный вид и доступен для работы.

Следующим этапом является мониторинг движения и изменения документов с последующим протоколированием. При необходимости, изучение протокола любого документа в системе легко покажет, какой пользователь в какое время работал с документом и вносил изменения.

Последней областью деятельности СЭД, нуждающейся в защите, является архив электронных документов. Важной составляющей безопасности архивных данных является должная охрана физического носителя информации – сервера. Все аппаратные элементы оборудования, которые могут быть использованы злоумышленниками, для получения информации, должны быть изолированы и находиться под наблюдением.

Выбирая системы электронного документооборота, необходимо уделять пристальное внимание способности системы хранить и защищать информацию, так как именно она является залогом успешной, безопасной и продуктивной работы предприятия.

Выводы по третьей главе

Плюсы электронного документооборота несомненны: сокращение материальных, трудовых затрат на оформление и обработку документов, экономия времени на их согласование и утверждение и множество других положительных моментов. Преимуществ у электронного документооборота много, но недостатков тоже хватает. Проблемы с обеспечением сохранности и безопасности электронной информации, недостаточная законодательная и технологическая проработка связанных с внедрением и ведением электронного документооборота нюансов могут тормозить его повсеместное внедрение.

Во избежание судебных разбирательств рекомендуется ведение журнала регистрации корреспонденции, факсов и электронных писем. Это не обязательно, но будет служить дополнительной гарантией прохождения того или иного сообщения. Кроме того, в некоторых организациях применяют смешанную форму документооборота, при которой подписанные бумаги хранятся в архиве, а в работе применяется их оцифрованная версия. Такой подход надежно защитит вашу организацию от различных юридических казусов.

Заключение

Таким образом, если подвести итоги, то можно обнаружить, с одной стороны, наличие несомненных преимуществ использования электронного документооборота и, с другой стороны, возникновение существенных правовых рисков для организации любой формы собственности.

Имеется высокий уровень рисков из-за отсутствия у судов практики рассмотрения споров при использовании электронного документооборота в взаимоотношениях и незначительного количества экспертов, которые могут участвовать в судебном процессе по вопросам электронного документооборота.

Необходимость реализовать существенный объем организационных и технических мер при внедрении и использовании исключительно электронного документооборота делает далеко не очевидным улучшение экономических показателей деятельности организации. Стоимость внедрения системы электронного документооборота может быть достаточно хорошо оценена, стоимость эксплуатации - более-менее хорошо посчитана, а вот с размером экономии денежных средств и сроком самоокупаемости ошибиться легко - если неправильно оценить возникающие сложные правовые риски.

Таким образом, можно назвать один из немногих вариантов, который может быть предложен: использование электронного документооборота при составлении и согласовании обязательных форм документов в организации. При этом итоговые формы документов, наличие которых обязательно по действующему законодательству, необходимо создавать и хранить в юридически безупречном бумажном виде.