Электронный документооборот обеспечивает движение документов внутри организации - от момента создания документа или получения и до момента отправки или направления в дело. При этом надо понимать, что в системах электронного документооборота физического движения документов не происходит - документ, добавленный в электронную систему, загружается в БД СЭД и физически находится на сервере, либо внутри БД, либо в специальной системной папке, а все "перемещение" документа внутри организации - это только уведомление сотрудника о том, что ему направлен для согласования или исполнения тот или иной документ. Получив информацию о новом документе, сотрудник может открыть карточку документа и документ прикреплённый к этой карточке.

На этапе передачи поступившего документа исполнителю "движение" документа заключается в том, что, как только сотрудник указан в качестве исполнителя или соисполнителя документа, информация об этом документе появляется на его рабочем месте в СЭД. Также уведомление о поступлении нового документа может показываться в виде всплывающего окна или сообщения электронной почты. Форма уведомления зависит от применяемой СЭД.

Более сложная задача - организация маршрутизации, то есть движения документа в ходе его внутреннего согласования.

Эта задача может реализовываться двумя способами.

Простейший вариант - в карточке документа последовательно выбираются из справочника сотрудников те должностные лица, с которыми данный документ должен быть согласован. Документ может направляться на согласование последовательно, то есть следующий в списке сотрудник получит уведомление о поступлении к нему документа на согласование только после того, как документ согласует сотрудник, указанный в списке перед ним. Но чаще процесс согласования стараются ускорить за счет распараллеливания согласования, и документ везде, где это позволяют бизнес-процессы, направляется на рассмотрение сразу нескольким согласующим.

Такая рассылка документа может осуществляться даже стандартными средствами MS Word, но чаще используются специальные программные модули - маршрутизаторы, обеспечивающие движение документа по одному из стандартных маршрутов с автоматическим напоминанием и контролем исполнения. Для этого продумывается, согласовывается со всеми заинтересованными сторонами и детально расписывается маршрут движения (порядок согласования) для каждого вида и разновидности документа, для каждого шаблона. Создание документа на основе конкретного шаблона может определять путь его дальнейшего движения.

Максимальный эффект от внедрения систем электронного делопроизводства (СЭД) достигается при использовании модулей маршрутизации, обеспечивающих движение документа по заранее установленному маршруту и в соответствии с заложенными в систему алгоритмами (правилами).

В подавляющем большинстве организаций приходится согласовывать документы, собирать визы. При использовании традиционных технологий это может делаться вручную, что приводит к значительным непроизводительным затратам времени исполнителя, а может - через службу ДОУ, что также связано со значительными временными затратами, существенным замедлением прохождения документов. Поэтому организация маршрутизации документов - важное направление повышения эффективности работы управленческого аппарата.

Использование маршрутизации предполагает, что при настройке системы электронного документооборота организации в соответствии с установленным в организации порядком согласования производится настройка маршрутизации для каждой управленческой ситуации. При настройке схемы движения документов следует максимально распараллелить процесс согласования везде, где это допускается бизнес-процессами, то есть документ могут получить на согласование одновременно несколько человек.

На каждом этапе согласования документ может иметь несколько состояний - получен, но не открыт; открыт, но решение не принято; и наконец - документ согласован или отклонен. При этом при настройке маршрутизации для каждого этапа закладывается контрольное время, по истечении которого программа должна высылать дополнительные уведомления или предупреждения. Например, 4 часа на открытие документа, если сотрудник находится на рабочем месте, и 3 дня на принятие решения по документу.

Устанавливаемые сроки для каждого согласующего различаются в зависимости от сложности согласования. У кого-то согласование может быть чисто техническим, например сотрудник проверяет наличие мероприятия в плане, а у кого-то - требует тщательного изучения документа, например юрист проверяет договор. Также настраивается система уведомлений в случае, если сотрудник превысил установленный лимит времени на рассмотрение документа. Уведомление о нарушении сроков могут автоматически направляться по электронной почте сотруднику, задерживающему документ, а также исполнителю, инициировавшему движение документа, а по превышении определенного срока - сотруднику, отвечающему за контроль исполнения, например секретарю подразделения или непосредственно вышестоящему руководителю.

Иногда в организациях соблюдение сроков рассмотрения документов может быть прописано в положении о премировании, и их нарушение ведет за собой частичное лишение сотрудника премии. Как правило, СЭД позволяют просматривать ход согласования документа, и исполнитель может в любой момент посмотреть, кто уже согласовал документ, кто еще не согласовал, а кто даже документ не открывал. Для сложных документов может настраиваться автоматическая отсылка уведомления исполнителю, обычно по электронной почте, о прохождении документом очередного этапа, то есть согласовании документа соответствующим сотрудником (начальником отдела, управления и т.п.).

При построении схем маршрутизации службе ДОУ сразу надо продумать, как при необходимости будет организована переадресация документов. Потребность в переадресации возникает, если согласующий сотрудник заболел, уехал в командировку, в отпуск, по какой-то другой причине отсутствует на рабочем месте в течение длительного времени. В этом случае документ должен направляться на согласование другому сотруднику, замещающему отсутствующего, например вместо начальника отдела - его заместителю, вместо одного консультанта юридической службы - другому и т.п. в соответствии с установленным в данной организации порядком.

Переадресация может выполняться в ручном или автоматическом режиме. В первом случае, если в течение заданного промежутка времени сотрудник не входит в систему, программа генерирует уведомление технологу системы, должность которого занимает обычно специалист службы ДОУ, и уже технолог разбирается в причинах отсутствия сотрудника и при необходимости производит ручную переадресацию документов, то есть вносит временные изменения в маршрутную карту.

В зависимости от специфики учреждения и организации бизнес-процессов срок, в течение которого документы ждут появления сотрудника на рабочем месте, может варьироваться от нескольких часов до 2 - 3 дней. Но чаще всего контрольный срок - 10 - 12 часов рабочего времени до начала реакции СЭД, то есть технолог вмешивается, если сотрудник отсутствует на своем месте в течение рабочего дня и 1 - 2 часа на следующий день.

При автоматической переадресации в маршрутную карту сразу заносится замещающий сотрудник, и если основной сотрудник отсутствует на рабочем месте (не входит в СЭД) установленное время, документы автоматически переадресовываются. Обычно при направлении сотрудников в командировку, в отпуск соответствующий приказ сразу поступает технологу, который вносит изменения в маршрутную карту на период командировки или отпуска.

Таким образом, обеспечивается оперативность внутреннего согласования документов. Внедрение систем маршрутизации позволяет в десятки раз сократить затраты времени управленческого персонала на согласование документов. Кроме того, использование маршрутизации позволяет гораздо лучше структурировать рабочее время среднего управленческого звена. Если у руководства организации передача документов на подпись, как правило, регулируется секретарями, то у управленческого персонала среднего звена обычно их нет. А это значит, что руководителей подразделений постоянно отвлекают просьбами завизировать тот или иной документ. Поступление документов на согласование в электронном виде, с одной стороны, устанавливает временные рамки на сроки рассмотрения документа, а с другой - позволяет рассматривать документы пакетно, в удобное время.

Юридическую значимость документу придает его подписание. Именно подпись автора документа придает документу юридическую силу. Внутреннее визирование же главным образом предназначено для того, чтобы руководитель видел, что специалисты посмотрели документ, каждый со своей точки зрения, и его одобрили. Например, на исходящем письме традиционно визы проставляются на втором экземпляре, "отпуске", а руководитель подписывает первый экземпляр. Поэтому в большинстве случаев достаточно того, что Федеральный закон "Об электронной подписи" рассматривает как простую электронную подпись, - "простой электронной подписью является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом".

Однако в некоторых случаях необходимо обеспечить повышенную степень защиты процесса согласования документа. В этом случае чаще всего используется усиленная неквалифицированная цифровая подпись, а закрытые ключи для визирования могут выдаваться внутрикорпоративным удостоверяющим центром. При этом возникает проблема внесения изменений в документ в процессе согласования.

Достаточно часто сотрудник, согласующий документ, видит в нем опечатку, какую-то несущественную ошибку, которую он исправляет. Однако если до этого документ был подписан цифровой подписью, в документе нельзя изменить ни одного знака или подпись будет считаться недействительной. В зависимости от специфики построения процессов конкретной организации тут возможны два сценария. В первом случае при любой правке документ возвращается исполнителю и повторно проходит полный цикл согласований. Это логично, так как если посмотреть с точки зрения согласующего - если документ был изменен после наложения визы, как визирующий может отвечать за такой документ? Но с другой стороны, зачем повторно согласовывать документ, если всего лишь исправлена опечатка? Поэтому может использоваться сценарий, когда документ правится на начальном этапе согласования - на уровне начальников отделов, - он возвращается на пересогласование. Если документ правится на уровне начальника управления или заместителя руководителя организации, то вносящий правку самостоятельно принимает решение - направить документ на пересогласование, если правка считается существенной, или направить выше, руководителю организации, внеся правку в режиме исправлений. В этом случае руководитель видит, что документ все согласующие смотрели, видит, какая была внесена правка, и если руководитель со всем согласен, он принимает изменения и подписывает документ усиленной квалифицированной цифровой подписью, придавая ему юридическую силу. В то же время руководитель или его заместитель всегда может направить документ на частичное пересогласование, в зависимости от того, какая внесена правка. Например, если изменена сумма - надо повторно согласовать с финансовым отделом, если изменена формулировка - с правовым, но нет необходимости запускать полный процесс повторного согласования.

Если при использовании традиционных технологий для того, чтобы найти документ, получить информацию о его прохождении, исполнении сотрудникам надо было обращаться в службу ДОУ, то с внедрением СЭД получение информации о документах возможно с любого рабочего места. Это переводит информационно-справочную работу по документам на новый, более высокий уровень, достигаются оперативность, полнота, широкие возможности поиска документов. Возможность быстро найти любой документ, подобрать документы по нужному вопросу - одно из важнейших преимуществ использования СЭД.

Тенденция последних лет - использование веб-интерфейса для доступа к системе электронного документооборота, что не требует установки какого-либо дополнительного программного обеспечения для рабочих мест сотрудников организации. Достаточно воспользоваться закладкой или ввести адрес сервера СЭД в адресной строке стандартного интернет-браузера, например Internet Explorer, Opera, Firefox и т.п., указать имя пользователя, пароль, и доступ к СЭД получен.

Различают два типа поисковых запросов: поиск конкретного документа и поиск документов по определенной тематике.

    Поиск конкретного документа - это простой запрос. Однако чаще всего сотрудники не помнят точные реквизиты разыскиваемого документа. Поэтому важно, чтобы СЭД обеспечивала поиск по большинству реквизитов регистрационной карточки. Чаще всего человек запоминает, от кого был получен или кому направлен документ, соответственно, выбирается поиск по входящим, исходящим или внутренним документам, затем из адресной книги выбирается корреспондент и указываются временные рамки поиска. Иногда сотрудник знает какие-то иные реквизиты документа, например его дату, дату поступления документа в организацию, номер документа. Для ускорения поиска рекомендуется записывать регистрационный номер или уникальный идентификатор документа (уникальный номер документа в СЭД), это позволяет сразу вывести нужный документ на экран.

Открытие регистрационной карточки на документ можно ускорить, если на документы при регистрации наносится штрихкод и рабочее место сотрудника оборудовано сканером штрихкодов. Тогда регистрационная карточка документа открывается на экране компьютера, как только документ поднесен к сканеру. Однако такие сканеры целесообразно использовать там, где сотруднику приходится иметь дело с большим количеством документов, например в службе ДОУ или на рабочем месте руководителя, если он самостоятельно вносит резолюции в компьютер. В остальных случаях для того, чтобы быстро открыть карточку документа на экране, достаточно ввести уникальный идентификатор (номер) документа.

Другая категория запросов к СЭД - тематические запросы. В этом случае используются ключевые слова, а поиск осуществляется по полю регистрационной карточки документа "Аннотация" или (чаще) по текстам самих документов. Для повышения качества поиска может использоваться рубрикатор, но его применение увеличивает трудозатраты на регистрацию документов. В больших организациях вместо стандартных поисковых возможностей СЭД могут подключаться специальные поисковые машины с настраиваемым тезаурусом и расширенными возможностями поиска типа аппаратно-программного комплекса Google Search Appliance.

Одно из узких мест в организации электронного документооборота - это организация процесса приема-передачи документов в электронной форме. Обмен документами по традиционным каналам связи - курьером, обычной или экспресс-почтой - требует значительных временных и материальных затрат.