Понятие электронного документа приведено в Федеральном законе от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации". В соответствии с ним электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Так же, в литературе используют другое определение: электронный документ - это документ, в котором информация представлена в цифровой форме, подготовленный и оформленный в установленном порядке.

Под документооборотом понимают процесс движения документа с момента его получения или создания в организации и до момента его отправки или подшивки в дело.

В Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти электронный документооборот определен как "документооборот с применением информационной системы".

Система электронного документооборота это система, обеспечивающая автоматизацию всех делопроизводственных процессов - создание и оформление документов, их регистрацию, визирование (согласование), контроль исполнения, информационно-справочную работу по документам, их прием и передачу по электронным каналам связи, а также экспертизу ценности и оперативное хранение (электронный архив).

В Правилах делопроизводства приведено определение системы электронного документооборота (СЭД) - "информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним". В рамках данного определения СЭД - это автоматизированная система, обеспечивающая весь цикл управления документами с момента создания документа.

Существуют десятки программных продуктов, в той или иной степени автоматизирующих управление документами. Базовые требования к таким системам определены в требованиях к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих, в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения.

Задача организации межведомственного электронного документооборота ставилась еще в принятой в январе 2002 г. Федеральной целевой программе "Электронная Россия" (2002 - 2010 гг.), которая предусматривала "перевод в электронную цифровую форму большей части документооборота, осуществляемого между хозяйствующими субъектами, органами государственной власти и органами местного самоуправления".

Но практическое начало организации электронного документооборота на государственном уровне можно отнести скорее к сентябрю 2009 г., когда Постановлением Правительства РФ было утверждено Положение о системе межведомственного электронного документооборота. И хотя оно было направлено на ограниченный круг участников документооборота - предусматривалась организация силами ФСО закрытой системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО), действующей по принципам усовершенствованной электронной почты по специальным каналам связи, - создание такой системы кардинально повлияло на весь рынок электронного документооборота, так как все ведущие разработчики СЭД, которые ранее создавали "закрытые" системы, не совместимые друг с другом, стали разрабатывать модули сопряжения ("шлюзы"), обеспечивающие взаимодействие СЭД этого разработчика с МЭДО.

Технические требования к организации взаимодействия системы межведомственного электронного документооборота с системами электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти были направлены на обеспечение взаимодействия системы электронного документооборота "федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации и иных государственных органов". Требования к электронному сообщению" позволяет любым СЭД, умеющим принимать и отправлять документы в соответствии с установленными требованиями, обмениваться документами в электронной форме.