Глава 1. Понятие и правовая база электронного документооборота

Поможем в ✍️ написании учебной работы

Имя

Поможем с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой

Нажимая кнопку "Продолжить", я принимаю политику конфиденциальности

Курсовая работа

По дисциплине: Гражданское право

На тему: «Правовые основы электронного документооборота»

Выполнила:

студентка 1 курса

Заочной формы обучения

Группы ИДБ-831-З

Каськ Виктория Владимировна

Научный руководитель:

Марченко Ольга Владимировна

Омск 2019

Содержание

Введение. 3

Глава 1. Понятие и правовая база электронного документооборота. 4

1.1 Понятие электронного документооборота. 4

1.2. Правовая база электронного документооборота. 6

Выводы по первой главе. 9

Глава 2. Организация электронного документооборота и его возможности. 10

2.1 Организация электронного документооборота. 10

2.2. Возможности электронного документооборота. 18

Выводы по второй главе. 19

Глава 3. Преимущества внедрения электронного документооборота и его юридическая сила. 20

3.1. Преимущества электронного документооборота. 20

3.2. Юридическая сила электронного документа. 21

Выводы по третьей главе. 23

Заключение. 24

Список использованных источников. 25

Введение

В настоящее время все больше организаций задумываются об оптимизации своей деятельности в части улучшения и ускорения внутреннего документооборота, особенно данный процесс важен для организаций правоохранительной сферы и других государственных структур.

Многие структуры пошли по пути внедрения различных информационных систем, но, несмотря на это, электронный документооборот по-прежнему остается неизведанным для подавляющего большинства организаций и ИТ-служб.

Поэтому рассмотрим ключевые вопросы, на которые необходимо обратить внимание специалистам ИТ служб, изыскивающих возможность перейти на безбумажную форму работы с документами.

Переход к электронному документообороту не только кардинально ускоряет обмен документами и решение управленческих задач, но и обеспечивает однократность регистрации документов, что существенно снижает нагрузку на службу ДОУ.

Однако, на сегодняшний день отсутствие единого подхода к построению системы электронного документооборота привело к тому, что системы электронного документооборота в разных ведомствах несовместимы между собой и зачастую автоматизируются только отдельные делопроизводственные операции, но не весь цикл работы с документами.

Цель данного исследования - определить основные моменты развития электронного документооборота в России.

Объектом исследования является электронный документооборот.

Предмет исследования: правовые основы электронного документооборота.

Структура работы состоит из введения, двух глав, заключения, списка литературы. В первой главе я рассматривала понятие и правовые основы электронного документооборота, во второй главе я изучала организацию электронного документооборота.

Глава 1. Понятие и правовая база электронного документооборота

Выводы по первой главе

Подводя итоги, отметим, что на сегодняшний день применение электронного документа переходит от элитарного использования (на объектах высоких технологий, в специальных целях, для нужд высшего государственного аппарата) в разряд стандартных процедур взаимодействия экономических объектов. Дальнейшее внедрение информационных технологий в России требует развития законодательной базы электронного документооборота. Необходимо найти методы решения проблем защиты электронных документов, установить ответственность за нарушение правил, регулирующих электронный документооборот.

Следует отметить, что нормативная база в сфере электронного документооборота базируется на устаревшей системе понятий, непригодной для адекватного описания взаимодействия субъектов на основе современных информационных технологий, необходимо признание специфики электронного документа, его принципиального качественного отличия от традиционного, аналогового документа. Система законов должна быть построена на единой системной понятийной платформе, на единой терминологии и толковании понятий, в противоположном случае в системе законодательства будут возникать правовые парадоксы. В то же время несовершенство законов объясняется вполне объективной причиной: развитие информатизации всех сфер жизни общества началось сравнительно недавно. Как известно, в «молодых» отраслях первые нормативные акты часто содержат большое число ошибок, которые со временем осознаются обществом и удаляются из законов.

Выводы по второй главе

В научной литературе применительно к электронному документу получил распространение термин « интеллектуальный документ». Это понятие используется, что бы подчеркнуть, что электронный документ не просто компьютерное представление своего предшественника, а нечто большее, содержащее помимо статистической информации еще указатели на другие источники данных. Таким образом, документ становится эволюционирующей и интеллектуальной сущностью, способной самостоятельно и непрерывно поддерживать свою новизну и актуальность. Тесная связь приложений технологии регламентирования хода работ с регламентом движения электронных документов внутри учреждения обеспечивает другой уровень интеллекта, преобразуя документ в самоуправляемый объект.

Выводы по третьей главе

Плюсы электронного документооборота несомненны: сокращение материальных, трудовых затрат на оформление и обработку документов, экономия времени на их согласование и утверждение и множество других положительных моментов. Преимуществ у электронного документооборота много, но недостатков тоже хватает. Проблемы с обеспечением сохранности и безопасности электронной информации, недостаточная законодательная и технологическая проработка связанных с внедрением и ведением электронного документооборота нюансов могут тормозить его повсеместное внедрение.

Во избежание судебных разбирательств рекомендуется ведение журнала регистрации корреспонденции, факсов и электронных писем. Это не обязательно, но будет служить дополнительной гарантией прохождения того или иного сообщения. Кроме того, в некоторых организациях применяют смешанную форму документооборота, при которой подписанные бумаги хранятся в архиве, а в работе применяется их оцифрованная версия. Такой подход надежно защитит вашу организацию от различных юридических казусов.

Заключение

Таким образом, если подвести итоги, то можно обнаружить, с одной стороны, наличие несомненных преимуществ использования электронного документооборота и, с другой стороны, возникновение существенных правовых рисков для организации любой формы собственности.

Имеется высокий уровень рисков из-за отсутствия у судов практики рассмотрения споров при использовании электронного документооборота в взаимоотношениях и незначительного количества экспертов, которые могут участвовать в судебном процессе по вопросам электронного документооборота.

Необходимость реализовать существенный объем организационных и технических мер при внедрении и использовании исключительно электронного документооборота делает далеко не очевидным улучшение экономических показателей деятельности организации. Стоимость внедрения системы электронного документооборота может быть достаточно хорошо оценена, стоимость эксплуатации - более-менее хорошо посчитана, а вот с размером экономии денежных средств и сроком самоокупаемости ошибиться легко - если неправильно оценить возникающие сложные правовые риски.

Таким образом, можно назвать один из немногих вариантов, который может быть предложен: использование электронного документооборота при составлении и согласовании обязательных форм документов в организации. При этом итоговые формы документов, наличие которых обязательно по действующему законодательству, необходимо создавать и хранить в юридически безупречном бумажном виде.