Первичная документация-это основа функционирования хозяйственного учета. Документ является основанием и подтверждением учетных записей. Все хозяйственные операции оформляются документами.

 Как правило, бухгалтерский документ подготавливается на бланке установленной формы, отпечатанном типографским способом, либо с помощью специализированных бухгалтерских программ (например 1С: Бухгалтерия).

Ведение кассовых операций

Касса организации предназначена для хранения и выдачи наличных денег и денежных документов.

Порядок хранения, расхода и учета денежных средств в кассе установлен Инструкцией ЦБ РФ от 4 октября 1993 г. № 18 «Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации» и приказом ЦБ РФ от 5 января 1998 г. № 14-П «Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации».

Регулирование порядка хранения, поступления и выдачи наличных денег из кассы предотвращает нерациональное и незаконное их расходование. С этой целью устанавливается лимит хранения денег в кассе.

Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается банком ежегодно по согласованию с хозяйствующим субъектом, имеющим кассу и осуществляющим налично-денежные расчеты. Для установления лимита организация предоставляет в обслуживающий банк расчет по форме «Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных средств из выручки, поступающей в его кассу».

Если организация не обращается в обслуживающий банк за установлением ему лимита остатка кассы, лимит остатка ее кассы считается нулевым и она обязана ежедневно сдавать в банк всю денежную наличность.

Превышение лимита денежной наличности разрешается в течение трех рабочих дней в период выплаты заработной платы, премий, пособий по социальному страхованию.

В соответствии с действующими нормативными документами осуществление кассовых операций возложено на кассира, несущего материальную ответственность за сохранность доверенных ему средств. Кассир как материально ответственное лицо обязан выполнять действующее положение по производству кассовых операций. Ему запрещается разрешать доступ в помещение кассы лицам, не связанным с ее работой. По окончании рабочего дня все ценности должны быть убраны в сейф, а последние-опечатаны сургучной печатью.

Ответственность за соблюдение порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителя организации, главного бухгалтера и кассира.

Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, утвержденные Госкомстатом РФ по согласованию с ЦБ РФ и МФ РФ.

Приходный кассовый ордер

Приходный кассовый ордер служит первичным документом при оприходовании наличных денежных средств в кассу.

Приходный ордер состоит из двух частей: собственно приходного ордера и отрывной квитанции.

В нем должны быть заполнены следующие обязательные реквизиты:

1. Наименование организации, от имени которой составлен ордер

2. Дата и номер документа, по которому деньги поступают в кассу (например: "по договору от 10.05.2002 N 23/4", "по счету-фактуре от 29.11.2002 N 345").

3. Содержание хозяйственной операции, в результате которой деньги поступили в кассу (например: "выручка от продаж", "целевое финансирование", "заем" и т.д.).

Ордер выписывают в одном экземпляре. Его подписывают кассир и главный бухгалтер. Отрывную квитанцию заверяют печатью организации, регистрируют в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов и передают человеку, сдавшему деньги в кассу. Если наличные деньги (например, на выдачу зарплаты) были получены в банке, то квитанцию подшивают к банковским документам.

Расходный кассовый ордер

В ООО СП «Гранд» под отчет деньги из кассы выдаются по заявке, подписанной у руководителя, после расходным кассовым ордером оформляют выдачу наличных денег из кассы.

Учет в разрезе подотчетных лиц оформляется авансовым отчетом.

Выдавая наличные деньги, необходимо помнить о предельном размере расчетов наличными. В настоящее время расчеты наличными деньгами между организациями ограничены-60 000 рублей по одной сделке. Сумма наличных расчетов с физическими лицами (индивидуальными предпринимателями) ограничений не имеет. Организация, нарушившая установленный лимит расчетов наличными деньгами, может быть оштрафована.

Сумма штрафа - от 40 000 до 50 000 рублей. Штраф налагается только на организацию, которая расплатилась наличными (то есть на покупателя).

За это же нарушение административный штраф может быть наложен и на руководителя организации - в размере от 4000 до 5000 рублей (ст.15.1 КоАП РФ).

Выдача денег из кассы по другим документам

В некоторых случаях при выдаче денег из кассы оформляют не только расходный кассовый ордер, но и другие документы (например, платежную или расчетно-платежную ведомость). Ведомость оформляют при выдаче заработной платы работникам организации.

На общую сумму денег, которая будет выдана из кассы по ведомости, бухгалтер должен оформить один расходный кассовый ордер. Его реквизиты (номер и дату составления) указывают в ведомости. Руководитель должен поставить на ведомости разрешительную надпись (например: "Оплатить").

Кассовая книга

В книге указывают сумму наличных денег, выданных или принятых в кассу организации, а также реквизиты приходных (расходных) кассовых ордеров, по которым получены (выданы) деньги.

Как правило, книгу заводят на один календарный год. На одном листе книги отражают операции по приходу или расходу наличных денег за один день.

Все листы кассовой книги должны быть пронумерованы и прошнурованы. На последнем листе книги указывают их общее количество. Для этого делают запись: "В книге пронумеровано и прошнуровано ___ листов".

Количество листов книги заверяют подписью руководителя и главного бухгалтера, а также печатью организации.

Каждый лист кассовой книги состоит из двух одинаковых частей. Между ними находится линия отреза.

Первый лист (с горизонтальной линовкой) кассир заполняет чернилами или шариковой ручкой. Этот лист остается подшитым в кассовой книге.

Второй (отрывной) лист (без горизонтальной линовки) сгибают по линии отреза и заполняют под копирку. Как правило, эти листы подшивают в отдельной папке с другими кассовыми документами (расходными и приходными ордерами).