Итак, проанализировав деятельность мебельного цеха и проведя предпроектное исследование, мы смогли выделить четыре основных бизнес-процессов мебельного цеха:

1. Оформление заказа;

2. Выполнение заказа;

3. Доставка заказа покупателю;

4. Разработка новой модели.

и четыре вспомогательных бизнес-процесса:

5. Технологическая проработка заказа;

6. Получение материалов со склада;

7. Работа склада;

8. Работа бухгалтерии.

Первый бизнес процесс мы описали в предыдущем шаге. Опишем остальные.

Бизнес-процесс «Выполнение заказа»

В состав данного бизнес-процесса входят два вспомогательных бизнес-процесса - «Технологическая проработка заказа» и «Доставка материалов со склада» (их мы подробно опишем ниже). Директор поручает заказ конкретному мастеру. После получения технологической документации и необходимых материалов со склада, начинается изготовление заказа. Мастер ведет всю работу, начиная с распилки пиломатериалов и заканчивая обтяжкой мебели тканью. После окончания работ запускается следующий бизнес-процесс «Доставка заказа».

Рисунок 2.2 Бизнес-процесс «Выполнение заказа»

Бизнес-процесс «Доставка заказа»:

Запускается после бизнес-процесса «Выполнение заказа». Информация о готовности заказа поступает в магазин. Продавец связывается с заказчиком и договаривается о времени доставки. Затем создает документы на получение заказа, остатка оплаты и гарантийный талон. Документы передаются водителю, который забирает заказ с мастерской и доставляет его заказчику. Подписанные документы и остаток оплаты передаются в бухгалтерию.

Рисунок 2.3 Бизнес-процесс «Доставка заказа»

Бизнес-процесс «Разработка новой модели»

Дизайнер-технолог цеха, изучая спрос покупателей, создает новую модель мягкой мебели. Если директор одобряет новую модель, то проект передается в мастерскую для дальнейшего изготовления, а оттуда в магазин. Продавцы в магазине предлагают новую модель покупателям.

Рисунок 2.4 Бизнес-процесс «Разработка новой модели»

Бизнес-процесс «Технологическая проработка заказа»

На этом этапе выполняется две основные задачи:

· коррекция рабочих и сборочных чертежей и выпуск технологической документации: карт раскроя материалов, таблиц операций и т.д. Документация передается в производство;

· формирование ведомости комплектации - списка материалов и комплектующих, необходимых для изготовления изделия, с указанием их точного количества. Запускается бизнес-процесс «Доставка материалов со склада»

Рисунок 2.5 Бизнес-процесс «Технологическая проработка заказа»

Бизнес-процесс «Доставка материалов со склада»:

Запускается после выполнения бизнес-процесса «Технологическая проработка заказа». На основании ведомости комплектации формируется накладная на получение материалов, которая передается на склад. Если материалы есть на складе, то они передаются в производство вместе с накладной на передачу материалов. Если требуемых материалов нет на складе, то формируется ведомость на закупку, которая передается директору цеха. Технологическая операция «Установить наличие материалов» данного бизнес-процесса является так же технологической операцией вспомогательного бизнес-процесса «Работа склада».

Рисунок 2.6 Бизнес-процесс «Доставка материалов со склада»

Бизнес-процесс «Работа бухгалтерии»

Работа бухгалтерии заключается в следующем:

· материально-финансовый контроль;

· предоставление необходимой информации директору цеха (договоры, счета, отчёты, сводки и т.д.);

· расчет заработной платы сотрудников;

· начисление выплат в муниципальные службы (пенсионный фонд, коммунальные службы, налоговая и т.д.).

Рисунок 2.7 Бизнес-процесс «Работа бухгалтерии»

Бизнес-процесс «Работа склада»

Недостающие материалы доставляются на склад от поставщиков. Затем поступают в производство для выполнения заказов. В состав данного бизнес-процесса входит технологическая операция «Установить наличие материалов» бизнес-процесса «Доставка материалов со склада» (см. выше). Технологические операции данного бизнес-процесса не связаны между собой напрямую.

 Рисунок 2.8 Бизнес-процесс «Работа бухгалтерии»

3. ПРОЕКТИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ. АНАЛИЗ И ОПТИМИЗАЦИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ (задание 3).

Для проведения анализа, оптимизации или перестройки своей деятельности, компании необходимо иметь актуальную модель своих бизнес-процессов, отражающую его структуру и все процессы, происходящие в нем. Бизнес-процессы нашего цеха мы выделили на предыдущем шаге. Такая модель дает наглядный материал для анализа происходящего в компании, показывает "узкие места" в ее деятельности, выявляет возможные риски и непроизводительные затраты, которые несет компания в своей деятельности вследствие дублирования функций и зон ответственности. Для построения такой модели необходимо провести (и постоянно обновлять в соответствии с происходящими изменениями) анализ бизнес-процессов и структуры компании. По результатам анализа выбираются бизнес-процессы, требующие изменений. Может быть принято решение о проведении оптимизации выбранных бизнес-процессов. Оптимизация - это сравнительно небольшие изменения, направленные на улучшение существующих бизнес-процессов. Оптимизация нужна, если в целом бизнес-процессы работают, но не приносят больших проблем и потерь (не угрожают существованию предприятия). Автоматизация системы управления предприятием так же подразумевает оптимизацию бизнес-процессов данного предприятия.

Начнем анализ выявленных бизнес-процессов. Для начала проведем оценку бизнес-процессов по степени удовлетворения критическим факторам успеха (КФУ).