Для построения информационной схемы необходимо проанализировать процессы получения, хранения и использования информации на предприятии. Одним из основных информационных носителей являются документы, используемые при работе предприятия. Выполнение каждой проектной операции на любом уровне предполагает получение входной информации, ее обработку и передачу для выполнения последующих операций.

Рисунок 1.3. Информационная модель предприятия

Примечание: Стрелками синего цвета показаны информационные потоки документации жизненного цикла внутри предприятия, зеленого цвета - информационное взаимодействие предприятия с внешней средой, а красными — контролирующие потоки, которые хотя и не предполагают формирования отдельных документов, но играют существенную роль.

Пояснения к нумерации стрелок:

Продавец в магазине принимает заказ на производство мягкой мебели от покупателя. Далее информация о заказе (1) передается директору, который передает заказ в мастерскую, и в технологический отдел.

В Технологическом отделе подготавливаются 2 вида документов: ведомость комплектации (2) уходит в бухгалтерию, а  технологическая документация (3) передается в мастерскую.

В бухгалтерии формируется накладная на получение материалов (4) и передается на склад.

Если необходимые материалы есть в наличии, то кладовщик подготавливает накладную на передачу материалов (5), она отправляется в мастерскую. Если материалы отсутствуют на складе, то формируется ведомость на закупку (6), которая уходит директору. Директор связывается с поставщиками и договаривается о поставке необходимых материалов на склад. После оплаты счёта (7) в бухгалтерии закупленные материалы от поставщиков поступают на склад вместе с приходными документами (8).

После выполнения заказа, информация о его готовности (9) поступает из мастерской в магазин. Продавец связывается с покупателем, сообщает ему, что его заказ выполнен, и договаривается о времени доставки. Документы на получение заказа (10) продавец передает водителю. Водитель подписывает документы у клиента и передает их в бухгалтерию.

В бухгалтерию так же передается предоплата (11) и остаток оплаты заказа (12).

Разработанные дизайнером проекты новых моделей мягкой мебели (13) передаются директору для утверждения.

Бухгалтерия осуществляет ежемесячные платежи в муниципальные службы: налоги (14), пенсионные начисления работников цеха (15), коммунальные платежи (16).

Бухгалтерия по мере необходимости доставляет оперативную информацию директору (17).

Красными стрелками на схеме показаны контролирующие потоки, которые не предполагают формирования отдельных документов. Это материальный и финансовый контроль бухгалтерии (18), технический контроль над выполнением заказа (19) технологического отдела и управленческий контроль (20) директора цеха.

1.4 Определение миссии, выделение критических факторов успеха и проблем предприятия (задание 1).

Миссия предприятия.

Миссия предприятия - определенный смысл его существования, который оказывает решающее воздействие на результаты деятельности. Четко сформулированная миссия вдохновляет и побуждает, дает возможность сотрудникам предприятия проявлять инициативу, формирует главные предпосылки успеха деятельности предприятия при различных воздействиях на нее со стороны внешней и внутренней среды.

Определим миссию предприятия «Мебельный цех» -  разработка и производство высококачественной мягкой мебели, которая была бы доступна всем слоям населения, удовлетворяла бы все запросы и создавала комфорт потребителю.

Критические факторы успеха

 После определения миссии предприятия необходимо произвести ее декомпозицию на стратегические цели. Из всех сформулированных целей нужно выбрать несколько наиболее важных, которые называют критическими факторами успеха.

Т.е., критические факторы успеха (КФУ) — это те мероприятия по реализации стратегии, конкурентные возможности, результаты деятельности, которые каждая компания должна обеспечивать (или стремиться к этому), чтобы быть конкурентоспособной.

Критические факторы — это те движущие силы, которым фирма должна уделять особое внимание, так как они определяют успех (или провал) компании на рынке, ее конкурентные возможности, непосредственно влияющие на ее прибыльность.

При определении КФУ нужно соблюдать правило необходимости и достаточности, согласно которому каждый критический фактор успеха необходим для достижения миссии предприятия, а все вместе факторы должны быть достаточны для ее достижения.

Определим критические факторы успеха мебельного цеха:

1. высокое качество продукции - снижение числа дефектов, уменьшение потребности в ремонте и т.д.;

2. удобство обслуживания - простота оформления и быстрота выполнения заказов, гарантийный ремонт;

3. скорость обработки информации – для эффективной работы цеха важна скорость обработки информации, так как быстрота выполнения заказов напрямую зависит от этого фактора.

4. расширение ассортимента – разработка новых моделей с современным дизайном, но в ценовой нише, соответствующей уровню достатка среднего класса, дает возможность удовлетворить вкусы и запросы всех слоев населения, а это, в свою очередь, поможет поднять репутацию предприятия у потребителя;

1.4.3 Структурные проблемы предприятия.

 Структурные проблемы предприятия – это проблемы, которые возникли в результате развития и изменения предприятия. Это проблемы не текущего момента, а существующие постоянно. Для решения таких проблем, как правило, требуется изменение структуры или технологических процессов предприятия. На данный момент, на наш взгляд, на предприятии существуют следующие структурные проблемы:

1. Неэффективный обмен информацией между отделами цеха и директором. Т.к. процесс прохождения заказов по подразделениям цеха не автоматизирован, то возможна задержка их выполнения, поставки материалов, нет возможности в любой момент сделать анализ по продажам или получить любую другую оперативную информацию. 

2. Технологическая документация готовиться вручную, что занимает большое количество времени и не гарантирует отсутствие ошибок. А ошибки ведут к браку продукции и к неэкономичному расходу материалов.

3. Нет строгого учета и контроля расходования материалов и комплектующих на складе материалов.

4. Не электронного каталога моделей мебели, производимой цехом, позволяющего реально увидеть варианты изготовления и отделки. Заказчик может познакомиться только с моделями, представленными в магазине.

5. Нет разделения труда в мастерской. Каждый мастер ведет заказ полностью, с первого до последнего этапа. Как следствие – неэффективное использование труда мастеров.