При оказании услуг фирма должна ориентироваться на потребности туристов, определяемого с помощью опроса потенциальных клиентов. Для большей эффективности осуществления сервисной деятельности сотрудникам фирмы огромную услугу могут оказать современные наработки в области психологии и коммуникативных технологий. Мы уже упоминали о том, что сервисное обслуживание более, чем многая иная деятельность в сфере услуг направлена на осуществление потребностей людей, а, значит, ее невозможно проводить в полную меру с полной отдачей без учета «человеческого фактора».

Анализ существующей сервисной деятельности туристической фирмы «Гид» показал, что в фирме есть одно «тонкое место», а именно - этап первоначального контакта с клиентами, когда происходит процесс их ознакомления с теми условиями коммерческих туров, которые предлагает им наша фирма. У турфирмы «Гид» уже сформировался основной контингент клиентов; большинство из них ездят в шоп-туры не первый год и с устоявшейся периодичностью. Они сами по мере необходимости связываются с теми сотрудниками фирмы, которые «ведут» их туры, узнают необходимую информацию и делают заказы согласно установленной форме. Сотрудники турфирмы привыкли к подобной (облегченной) форме общения с клиентам, которая вполне устраивает опытных клиентов.

Но, к сожалению, когда в фирму обращаются люди, желающие впервые воспользоваться ее услугами, у персонала срабатывает стереотип привычной коммуникации - давать информацию упрощенно, сжато и рассчитывать на то, что условия поездки уже знакомы и этим клиентам. Что совершенно не отвечает действительности. На резонные просьбы дать более подробную информацию некоторые сотрудники турфирмы, случается, реагируют - мягко говоря - эмоционально, провоцируя клиентов на «выяснение отношений».

Все это говорит о том, что руководство турфирмой должно обратить большее внимание на этическую сторону коммуникации в фирме. С этой целью руководством головного предприятия турфирмы «Гид» была предпринята попытка регламентировать требования к персоналу. С нашей помощью в этих целях был разработан проект стандарта “Общие требования к оказанию туристских услуг”.

Согласно этому документу:

— персонал должен быть приветливым и доброжелательным, должен начинать диалог с приветствия и приветливо улыбаться;

— персонал должен быть терпеливым и вежливым, проявлять уважение к посетителю, уметь слушать;

— сотрудник фирмы должен иметь располагающий вид;

— необходимо сводить к минимуму ожидание посетителей, способствовать тому, чтобы время ожидания не было утомительным;

— в присутствии посетителя сотрудники не должны вести личных телефонных переговоров.

Кроме того, персонал, включая руководящий состав должен иметь профессиональную подготовку и квалификацию. При этом требуется наличие специального образования.

Персонал турфирмы «Гид» должен знать:

-законодательные акты и нормативные документы в сфере туризма;

-формальности международных норм, а также правила оформления документов на выезд (въезд) из России;

-иностранный язык в объеме, соответствующем выполняемой работе.

Кроме того, персонал должен уметь:

-дать четкий, точный ответ на поставленный посетителем вопрос;

-владеть информацией, необходимой для потребителя и постоянно ее актуализировать;

-повышать свою квалификацию.

Вместе с тем, нами были разработаны и предложены руководству фирмы ряд практических рекомендаций по ведению эффективного диалога с клиентом.

1. Не стоит решать проблему с ходу; прежде нужно наладить отношения с клиентом, избавиться от официальности.

2. Когда приходится решать несколько вопросов сразу, необходимо выстроить свои цели в порядке их важности, определить то, чем можно пожертвовать.

3. Сначала лучше решать вопросы, не вызывающие разногласий.

4. Каждый работник турфирмы должен быть неизменно корректен и предупредителен.

5. Он должен быть готов ответить на любой вопрос

6. Важно уметь слушать и использовать высказывания собеседника для развития его же мыслей.

7. Даже неудачно законченные переговоры нельзя грубо обрывать, надо оставлять надежду на решение в будущем.

Учет особенностей клиентов, подбор индивидуальных методов работы с ними, несомненно, окажут положительную роль в процессе обслуживания и повысят эффективность всей сервисной работы турпредприятия.