Для визначення кількості продажів у полі Операція потрібно вибра­ти функцію Кількість значень. У третьому полі для занесення результа­ту можна вибрати назву будь-якої колонки, оскільки вибрана функція не використовує значення полів, а тільки підраховує кількість рядків у групі. Але для того, щоб групові значення за попередніми критеріями були теж представлені в таблиці, перед натисканням кнопки ОК обов'язково треба вимкнути параметр Замінити поточні підсумки.

При визначенні групових значень з лівого краю таблиці простав­ляються рівні структури, що забезпечує кращий візуальний конт­роль даних. Групування даних може виконуватись як за рядками, так і за колонками. Далі за допомогою операцій прихо­вування і показу окремих груп і рівнів можна вивести на екран лише потрібну інформацію.

Лінійки рівнів лі­воруч від краю таблиці показують, які групи рядків таблиці охоплює відповідний рівень структури. Один рівень структури може охоплю­вати кілька груп. Окремі елементи (рядки), які не підлягають подаль­шій структуризації, позначаються крапками (біля лівого краю табли­ці). Всього може бути задано до восьми рівнів структури, для кожного робочого аркуша може бути створена тільки одна структура.

Натискання будь-якої кнопки з номером рівня структури веде до активізації групи її даних і всіх вищих рівнів, а також до прихову­вання всіх груп даних, що належать до нижчих рівнів структури. Дані третього рівня, тобто дані, що складаються з окремих записів таблиці, будуть сховані, а на кнопках, розташованих ліворуч від схованих даних, символ «-» буде замінено на символ «+». Для повернення детальних відомостей за всіма групами необхідно натиснути на кнопку третього рівня.

Кнопки, розташовані ліворуч від груп даних, використовуються для приховування і показу окремих груп. Якщо клацнути мишею на кнопці зі знаком мінус, то відповідна група буде прихована. Того ж ефекту можна досягти виконанням команди Дані/Група та струк­тура/Сховати деталі, але за умови, що курсор розташовуватиметь­ся у рядку таблиці навпроти відповідного символу зі знаком мінус або виділення цієї групи. Коли частина таблиці схована, то лінія структури, яка вказує на цю частину таблиці, зникає разом із рядка­ми таблиці, а на кнопці з'являється знак плюс. Якщо ж клацнути на кнопці зі знаком плюс, то схована частина таблиці з'явиться.

Відобразити сховані фрагменти таблиці можна також за допомо­гою команди Дані/Група та структура/Показати деталі, якщо курсор розташовано у рядку таблиці, що знаходиться навпроти від­повідного символу зі знаком плюс.

Якщо треба ліквідувати відображення структури даних, слід виконати команду Дані/Група та структура/Вилучити структуру.

Структурування даних (встановлення лінійки відображення рівнів структури) виконується не лише за виконання ко­манд групування даних, а й може бути ініційоване користувачем. Це до­зволяє виділити і розподілити за рівнями окремі групи даних і тим самим покращити візуальний контроль за ними, оскільки за допомогою показу та приховування окремих груп і рівнів можна досягти відображення на екрані лише тієї інформації, яка потрібна в даний момент. Структурування даних можна проводити як за рядками, так і за колонками.

Найпростіший спосіб створення структури — це застосування команди автоматичного структуру­вання. Але цю команду можна застосувати лише у тому разі, коли таблиця має явно виражену структуру (тобто коли заведені формули обчислення групових характеристик).

Саме завдяки наявності у таблиці формул обчислення суми команда автоматичного структурування в змозі розпізнати рівні структури цієї таблиці.

Для автоматичного створення стру­ктури таблиці потрібно, щоб покажчик активної клітини (табличний курсор) знаходився у межах таблиці. У цьому випадку буде виділена вся таблиця. Якщо ділянка або таблиця, для яких створюється структура, мають велику кількість порожніх клітин, то бажано спочатку виділити діапазон, який по­трібно структурувати.

Наступний крок полягає у виборі з меню Дані/Група та структура/Створення структури. Безпосередньо після виконання ко­манди всі рівні структури будуть представлені на екрані.

Крім того, користувач може виділити будь-яку частину таблиці й після виконання команди Дані/Група та структура/Групувати у ді­алоговому вікні вибрати спосіб групування: за рядками чи колонками. Це веде не до обчислен­ня якихось групових характеристик, а лише до появи лінійки відображення рівнів структури — від таблиці (у разі групування за рядками) чи над нею (у разі групування за колонками.

7.3 Консолідація даних

Консолідація — це один із способів об'єднання даних. Вона дає змогу обчислювати суми, середні значення та вести статистичну об­робку, використовуючи дані з різних діапазонів одного або кількох робочих аркушів і навіть книг.

Консолідація застосовується для складання звітів про продажі, при обробці даних з обігу коштів і т. ін.

Припустімо, що на 12 робочих аркушах є дані щомісячних про­дажів і на окремому аркуші необхідно отримати підсумкові дані за цей період. Це можна зробити по-різному, але найпростіший спо­сіб — консолідація даних, яка передбачає такі дії:

- відкрити новий аркуш і встановити курсор у клітину, з якої
розпочинатиметься зона з підсумковими даними ;

- виконати команду Дані/Консолідация, що веде до відкриття
одноіменного діалогу;

-   у випадному списку по­ля Функція знаходяться імена функцій, які можуть викорис­товуватися при консолідації;

- у поле Посилання ввести адресу одного з діапазонів да­них, що консолідуються. Цю адресу, а вона задається в абсолютному вигляді, можна набрати на клавіатурі або увести за допомогою миші, клацнувши на ярлику відповідного ро­бочого аркуша, і разом із назвами рядків і колонок виділити діапазон, що консолідується. Після цього, щоб надіслати введену адресу у поле Список діапазонів, треба обов'язково клацнути на кнопці Додати;

- аналогічно ввести адреси всіх інших діапазонів даних, що консолідуються;

- для внесення у робочий аркуш з підсумковими даними назв
рядків і колонок у нижній частині діалогового вікна у ділянці з на­
звою Використовувати мітки необхідно ввімкнути режими У верх­
ньому рядку та У лівій колонці.

- натиснути кнопку ОК.

Якщо консолідована зона розташовується в іншій робочій книзі, то для введення імені файла у поле Посилання можна скористатися кнопкою Огляд.

Для того, щоб уникнути помилок, рекомендується до здійснення консолідації надати діапазонам, що консолідуються, імена та вико­ристовувати їх при введенні відповідних адрес.

Описаний метод консолідації даних має суттєву ваду. Якщо піс­ля консолідації вхідні дані змінюються, це ніяк не відбивається на результаті. Тому при зміні даних консолідацію необхідно повторю­вати. Якщо структура даних не змінюється, то уникнути цієї вади можна досить просто: перед здійсненням консолідації у діалоговому вікні треба ввімкнути режим Створювати зв'язки з вхі­дними даними — у робочий аркуш вноситься інформація про зв'язки між даними і при зміні вхідних даних результат автоматично оновлюється. Окрім того, робочий аркуш структуризується.

Якщо необхідно в зоні консолідації розмістити лише частину всієї інформації (лише певні рядки та колонки) або вивести її у заданій послідовності, то в зоні консолідації записуються назви потрібних рядків і колонок. При запису назви можна використовувати символи-замінники «*» та «?». Це дає змогу обчислювати відповідні значення за групою рядків чи колонок, назви яких відповідають вказаному шаблону.