Стандарт дает максимальный набор реквизитов, которые могут быть использованы при оформлении документов. В конкретном документе будет только часть реквизитов, место для которых очерчено графически.
Реквизит 01 Государственный герб помещается на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом .
Реквизит 02 Герб субъекта оформляют на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов. Диаметр изображения герба не должен превышать 20 мм.
Реквизит 03 Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) используют на бланках организаций всех форм собственности в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб или герб субъекта.
Реквизит 04 Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) или по Общероссийскому классификатору органов государственного управления (ОКОГУ). Код служит для электронной идентификации документа.
Реквизит 05 Код формы документа проставляют на бланке по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
Реквизит 06 Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в её учредительных документах и указывается обязательно вне зависимости от того изготовлен документ на бланке или без него.
Под полным наименованием организации указывают в скобках сокращенное. При необходимости над наименованием организации помещается наименование вышестоящеговедомства.
Наименования организаций субъектов, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках - русском и национальном.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации. Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию. Внутренние документы оформляются чаще всего без использования бланка, но данный реквизит должен обязательно указываться.
Реквизит 07 Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
Реквизит 08 Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД. В письме наименование вида документа не указывают.
Реквизит 09 Дата официального документа: реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и (или) подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования. Датой распорядительного документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания. Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год, например: 05.01.2017. Допускается оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца. Например: 2017.01.05.
Можно использовать словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек), например: 1 марта 2017 г.
Реквизит 10 Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнить по усмотрению организации индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. сведениями например, 01- 07/5
. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе, например, 90/97.
Реквизит 11 Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ и оформляется только на бланке письма.
Реквизит 12 Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения. Местом составления или издания организационно-распорядительных документов считается место регистрации юридического лица.
Реквизит 13 гриф ограничения доступа к документу: Реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа. Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа на верхнем углу справа, и его можно дополнить данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации. На практике используют грифы "Для служебного пользования ("ДСП"), "Конфиденциально" и т.д.
Реквизит 14 Адресат. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:
Минюст ЛНР
Управление систематизации законодательства Должность лица, кому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
Луганский ЦСССДМ Бухгалтерия Старшему экономисту А.С. Николаеву или Директору Луганского ЦСССДМ В.И.ПетровуЕсли документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
Администрации районов Луганской области
В состав реквизита "Адресат" при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной правилами, оказания услуг почтовой связи.
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертыми адресатами не указывают. При большом количестве адресатов составляют список рассылки документа.
Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
Республиканский научно-
исследовательский институт
документоведения и архивного дела
Луганский пер, д.2
Луганск, ЛНР, 91015
При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес, например:
И.П.Михееву
Ул.Садовая, д.5, кв.12
ЛНР, Луганская обл., г.Перевальск, 92000
Каждая составная часть реквизита "адресат" печатается с новой строки через один межстрочный интервал, фамилия адресата отделяется от остальных частей адресования 1,5-2 интервалами. Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.
Реквизит 15 Гриф утверждения документа: реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами), коллегиальным органом или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек - прописными буквами), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Директор
Луганского ЦСССДМ"
Личная подпись И.В. Аненкова
12.02.2017
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. При утверждении документа коллегиальными органами, постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО без кавычек (УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:
УТВЕРЖДЕНО
Заседанием профсоюзного собрания
Протокол
от 15.08.2017 № 14
или
УТВЕРЖДЕНО
Приказом Председателя
профсозного комитета
от 30.09.2017 № 54
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. Допускается в реквизите "гриф утверждения" центрировать элементы относительно самой длинной строки. Примерный перечень документов с грифом утверждения дан в приложении № 2.
Реквизит 16 резолюция документа: реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение. Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, подпись и дату, например:
И.А.Медведевой
В.Н.Егорову
Прошу подготовить проект соглашения
с фирмой "Заречье"
к 13.02.2017
Смирнов
21.01.2017
Допускается оформление резолюции на отдельном листе (на бумаге формата А6).
Реквизит 17 заголовок к тексту официального документа: реквизит документа, кратко излагающий его содержание. Заголовок согласуется с наименованием вида документа и может отвечать на вопросы:
о чем (о ком)?, например:
Приказ о создании аттестационной комиссии;
чего (кого)?, например:
Акт ревизии;
(кому?), например:
Должностная инструкция секретарю-референту.
К тексту документов, оформленных на бланках А5, заголовок можно не составлять. Заголовок располагают слева сразу от полей над текстом, отступив от надписей бланка 2-3 межстрочных интервала. Сам заголовок должен содержать не более 28 знаков и печататься через 1 интервал, если состоит из двух строк.
Реквизит 18 Отметка о контроле - это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль", на левом поле документа на уровне заголовка к тексту.
Реквизит 19 текст официального документа: информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа. Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством и субъектов о государственных языках. Тексты пишут только на русском языке при направлении их:
- на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта или расположенные на территории других субъектов;
- в органы государственной власти, органы государственной власти субъектов.
Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы -распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы). В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.п., то его следует разбить на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также в документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").
В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("приказывает", "решил").
В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили").
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").
В письмах используют следующие формы изложения:
- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");
- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");
- от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").
Текст печатают отступив 2-4 интервала от реквизита "заголовок к тексту", через 1,5 межстрочных интервала с абзаца если текст не делится на подразделы
Реквизит 20 Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение:
1. Положение об Управлении регионального осударственного кредитования на 5 л. в 2 экз.
2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.
3. Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.
В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ № 2
к приказу директора Центра
от 15.01.2017 №319
Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, дату, регистрационный номер относительно самой длинной строки.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо архива от 14.06.2016 № 02-4/156 и приложение к нему, всего на 30 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.
Отметка размещается в документе после окончания текста (через 2-4 интервала) от левого поля.
Реквизит 21 Подпись - реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:
Директор Луганского ЦСССДМ" Никитенко Н.А. Никитенко или Директор Никитенко Н.А. НикитенкоПри оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Директор Лисицин М.А. Лисицин Главный бухгалтер Козлова Н.И. КозловаПри подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Председатель комиссии Личная подпись Н.В. ДементьевЧлены комиссии Личная подпись К.М. Аршинова Личная подпись С.П. Хитрунов Личная подпись В.А. Малов
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности.
Реквизит 22 гриф согласования: Реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО (печатается прописными буквами, без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Ректор ЛНУ имени Владимира Даля
Личная подпись Г.Ф.Иванов
23.04.2017
Данный реквизит оформляется при внешнем согласовании документа с другими организациями на последнем листе проекта или на отдельном листе согласования.
Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют по следующей форме:
Письмо Российской академии Протокол заседанияпедагогических наук профсоюзного комитетаот 25.01.2017 № 451-805 ЛНУ имени Владимира Даля от 15.02.2017 №10
Реквизит 23 Виза согласования документа: реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа. Согласование документа в пределах одной организации оформляют визой, которая включает наименование должности и подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; например:
Начальник юридического
отдела Петроченко В.А. Петроченко
25.11.2017
При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Начальник юридического
отдела Воробьева А.С. Воробьев
16.10.2017.
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
Возможно оформление виз распорядительного документа на отдельном листе, по усмотрению организации допускается полистное визирование документа.
Реквизит 24 Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами. Например, документы, удостоверяющие права лиц, фиксирующие факты, связанные с финансовыми средствами и др.
Документы заверяют печатью организации. Принято составлять индивидуальный для каждой организации список документов, на которых проставляется печать. Примерный перечень документов, на которые ставится печать, дан в приложении № 3.
Реквизит 25 При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют: заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:
Верно
Инспектор отдела кадров Хлебников С.А. Хлебников подпись 07.03.2017Допускается копию документа заверять печатью. Это необходимо делать, если документ представляется в другие организации. В ряде случаев законодательство регламентирует заверение копий (устав, лицензия и др.)
Реквизит 26 Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу на 2-4 интервала ниже реквизита "подпись", печатают от левого поля, например:
Петров или Петров Иван Васильевич 924 45 67 924 45 67Реквизит 27 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении: слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело оформляется от руки и должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ:
Подготовлено письмо №12/06-13 от 28.01.2000
В дело № 07-06. Исполнитель Подпись Б.Л. Осипов
Реквизит 28 Отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты) и проставляется в правом углу нижнего поля первого листа.
Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа. В штампе указывается наименование организации, наименование структурного подразделения (канцелярия), номер (индекс входящего документа) и дата поступления.
Реквизит 29 Идентификатор электронной копии может включать имя файла, код оператора, а также другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. Отметка (колонтитул) проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и предназначена для автоматического поиска и контроля информации.
3. Требования к бланкам документов
Форматы бумажных документов. Служебные документы изготовляются и размножаются на бумаге стандартного формата, что связано с использованием множительной техники, с необходимостью хранения документов. Принцип построения стандартного формата бумаги следующий: все форматы делятся на три ряда - А, В, С. Ряд А -основной, В и С - дополнительные. Основной ряд служит для изготовления писчей бумаги, ряды В и С применяются для изготовления изделий из бумаги: конвертов, папок, скоросшивателей, обложек, карточек и т. д.
Каждый ряд в свою очередь подразделяется на классы, обозначающие размер формата бумаги. В ряду А, например, 13 классов. Каждый отдельный формат обозначается буквой ряда и цифрой класса (А5, А6, А7 и т. д.), а размер его определяется в миллиметрах. Каждый последующий формат получается путем деления предыдущего пополам. Рассмотрим на примере, как это происходит.
Исходный лист А1 имеет размеры - 840х594.
Делим большую сторону пополам - получаем формат А2 размером 594х420.
Делим большую сторону пополам - получаем формат АЗ размером 420х294.
Делим большую сторону пополам - получаем формат А4 размером 294х210. И так далее.
Последний формат А 13 равен примерно размеру почтовой марки.
Наиболее употребительные два основных формата А4, А5, допускается использование бланков формата АЗ и А6.
Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа
Бланки документов в унифицированной системе организационно-распорядительской документации должны иметь поля не менее, мм: 20 - левое, 10 - правое, 15 - верхнее, 20 - нижнее.
Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов: 1) общий бланк; 2) бланк письма; 3) бланк конкретного вида документа, кроме письма (Приложения №4).
Общий бланк используют для изготовления любых видов документов.
Бланки структурного подразделения организации или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи. Можно проектировать бланки с угловым или продольным расположением реквизитом.
Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты: Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, эмблема организации или товарный знак (знак организации), код организации, наименование организации, место составления или издания документа. Кроме того, на общем бланке размещают отметки для реквизитов 09 - дата и 10 - регистрационный номер документа.
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты: Государственный герб, герб субъекта, эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), код организации, код формы документа, наименование организации, справочные данные об организации и при необходимости ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов: дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа.
Бланк конкретного вида документа, кроме письма. Если общий бланк дополнить наименованием вида документа (реквизит 08) он становится бланком этого вида (например, приказа). Возможно создание бланка на двух языках, если организация ведет переписку с зарубежными партнерами.
Гербовые бланки могут создаваться только типографским способом на полиграфических предприятиях, имеющих свидетельство на такой вид деятельности. Эти бланки подлежат учету.
Кроме перечисленных бланков могут создаваться бланки письма структурных подразделений и должностных лиц. Примеры оформления бланков даны в приложении № 3.
Требования к изготовлению документов
Документы допускается изготавливать на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств, средств вычислительной техники.
Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.). При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.
Все реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк печатаются через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов отделяют друг от друга 1,5-2 интервала. Реквизиты оформляют через 2-3 интервала друг от друга. Максимальная длина строки каждого реквизита (кроме тек-ста) - 28 знаков. Текст документа печатают через 1,5 интервала (на бланках А4). Реквизиты располагаются на документе:
1. От границы левого поля
"заголовок к тексту", "текст" (без абзацев), "отметка о наличии приложений", "фамилия исполнителя и номер его телефона", "отметка об исполнении документа и направлении его в дело", наименование должности в реквизитах "подпись", "гриф согласования", заверительные надписи "верно"; слова "примечания" и "основание", если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию; в приказах, распоряжениях слова "ПРИКАЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ"; в протоколах слова: "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "РЕШИЛИ". 2. Отступив пять печатных знаков от границы левого поля, печатают начало абзацев.
3. Отступив 32 печатных знака - реквизит "адресат".
4. Отступив 40 печатных знаков - реквизиты "гриф ограничения доступа к документу" и "гриф утверждения".
5. Отступив 48 печатных знаков, печатают инициалы и фамилию должностного лица в реквизите "подпись".
При подготовке документов с использованием компьютера обычно применяют специальные программные средства - текстовые редакторы, которые имеют существенные отличия в своих функциональных возможностях.
Выберите один из предложенных ответов:
1. ГОСТ Р6.30-97 устанавливает состав реквизитов
1) 31 реквизит
2) 29 реквизитов
3) 30 реквизитов
4) 32 реквизита
2. Какие виды бланков может иметь организация, предприятие, фирма?
1) общий бланк и бланк для письма
2) бланк структурного подразделения и должностного лица
3) бланк вида документа
4) все перечисленные виды бланков
3. Чем отличается бланк для вида документа от бланка для письма?
1) На бланке для писем больше реквизитов
2) На бланке для писем меньше реквизитов
3) Ничем не отличается
4. Какие варианты расположения реквизитов установлены стандартом?
1) Левое, центрированное расположение
2) Угловое и продольное
3) Стандарт не устанавливает расположение реквизитов
5. Где располагаются реквизиты "Государственный герб ", "Герб субъекта ", "Эмблема"?
1) В верхней части листа
2) В центре верхнего поля
3) Слева или в центре верхнего поля листа над наименованием организации
4) Друг под другом
6. В каких документах указывается реквизит "Справочные данные об организации"?
1) в любых
2) во внешних
3) во внутренних
4) где это необходимо
7. Какие способы оформления даты существуют?
1) цифровой и буквенно-цифровой
2) 09.02.2017
3) 09.02.2017 г.
4) 9 февраля 2017 г.
8. Условное обозначение документа, присвоенное ему при регистрации называется …
1) индекс
2) порядковый номер
3) регистрационный номер
4) учетный индекс
9. Указания по исполнению документа содержатся в реквизите …
1) резолюция
2) текст документа
3) гриф утверждения
4) отметка об исполнителе
10. Краткое изложение содержания документа формулируется в реквизите …
1) текст документа
2) заголовок к тексту
3) резолюция
4) здесь нет правильного ответа
11. Реквизит "Гриф согласования документа" проставляется …
1) на внешнем и внутреннем документе
2) на внутреннем документе
3) при внешнем согласовании документа с другими организациями
4) на всех документах
12. Реквизит "Виза согласования документа" может располагаться …
1) на оборотной стороне последнего листа документа
2) на лицевой стороне листа документа
3) на копии документа
4) на подлиннике документа
5) на лицевой стороне или оборотной стороне листе после реквизита "подпись"
13. Какие размеры бумаги используются для оформления управленческих документов?
1) только А-4
2) А3, А-4, А-5
3) бумага потребительских форматов
4) бумага любых форматов, имеющихся в продаже
14. Укажите размеры полей (в мм) на стандартном формате бумаги для управленческих
окументов. 1) выбираем произвольный
2) левое - 10 мм; правое - до 20 мм; верхнее и нижнее - 10 мм
3) левое - не менее 20 мм; правое - не менее 10 мм; верхнее - не менее 15 мм; нижнее - не
енее 20 мм;
4) левое - 20 мм; правое - 10 мм; верхнее - 15 мм; нижнее - 20 мм
15. В документах, оформленных на двух или более листах, номера страниц проставляются
1) со второй страницы в верхнем правом углу
2) со второй страницы посередине верхнего поля листа арабскими цифрами
3) со второй страницы посередине нижнего поля листа
4) последовательно на каждой странице в правом нижнем углу арабскими цифрами
Тема 2.2 Системы документации, оформление документов
1. Организационные документы - уставы, положения, инструкции, штатные расписания и др.
2. Распорядительные документы - постановления, решения, приказы, распоряжения и др.
3. Информационно-справочные документы
4. Документирование деятельности коллегиальных органов
5. Система плановой документации
6. Система отчетной документации
7. Кадровая документация
8. Система бухгалтерской документации
Деятельность учреждения, организации, предприятия отражается в различных документах, которые взаимосвязаны и составляют системы документации, применяемые в определенной сфере. Можно назвать множество систем документации, которые классифицируются по различным признакам (территориальному, функциональному, уровню управления и т.п.). Выделяют функциональные системы документации - организационно-распорядительная, плановая, отчетно-статистическая и др., т.е. присущие всем органам управления. Системы документации, отражающие деятельность органов отраслевого управления (министерств, ведомств), принято считать отраслевыми. Можно выделять различные подсистемы документации по уровням управления, они между собой тесно связаны и их трудно разграничить.
У нас в стране в связи с развитием автоматизации управленческих процессов разработаны унифицированные системы документации. Определение, назначение, состав унифицированной системы документации устанавливаются ГОСТами. Документы различных систем должны иметь унифицированную форму.
Унифицированная система документации (УСД) - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Унифицированные формы документов разрабатываются и утверждаются министерствами и ведомствами. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях, предприятиях независимо от формы собственности. Министерство здравоохранения ЛНР разрабатывает медицинские документы, Государственный комитет ЛНР по статистике - формы первичной учетной и отчетной документации, Лугархив ЛНР - систему организационно-распорядительной документации и т.д. Унифицированные системы документации устанавливает ОКУД
Можно дать классификацию систем документации, соотношение которых в делопроизводстве разных учреждений неодинаково:
1. Организационные документы
2. Распорядительная документация
3. Информационно-справочные документы и справочно-аналитическая документация
4. Плановая документация
5. Отчетно-статистическая
6. Кадровая документация
7. Бухгалтерская документация.
Перечень можно было бы дополнить другими группами документов: договорная документация, протокольная документация коллегиальных органов управления, налоговая, документация по социальной защите (для соответствующих организаций).
Среди большого разнообразия документов предприятий и организаций, входящих в перечисленные группы, организационно-распорядительная управленческая документация (ОРД) занимает центральное место. ОРД классифицируется на три группы:
1) организационные документы (уставы, положения, инструкции, штатное расписание и др.);
2) распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания и др.);
3) Информационно-справочная документация (письма, акты, протоколы, справки и др.).
ОРД входит в состав других систем (кадровая, бухгалтерская документация и др.), так называемых специальных систем. К сожалению, на практике, во многих случаях, различные группы документов работают по своим правилам, не объединенными едиными принципами. Необходимо охарактеризовать отдельные группы документов, включенных в предложенную классификацию, а также рассмотреть правила оформления различных видов документов.
Дата: 2019-04-23, просмотров: 386.
