Название темы
Объем часов
1
2…
3
4
Итого
Лекции
Курс: Делопрозводство в социальной работе
Тема 1. 1 Предмет, содержание и задачи курса
1. Предмет содержание и задачи курса.
2. Источники.
1. Предмет содержание и задачи курса
Документоведение сравнительно молодая научная дисциплина, которая выросла сначала в рамках архивоведения и лишь в 1942 г. профессор К.Г. Митяев разработал самостоятельный курс "История и организация делопроизводства в СССР" , а год спустя ввел в оборот термин "документоведение". К концу 1950-х - началу 1960-х годов объемы информации увеличиваются в связи с научно-технической революцией, что приводит к росту количества документов. Возникает острая необходимость в научных исследованиях в этой области, а также в подготовке высококвалифицированных кадров, что послужило дальнейшим толчком к развитию документоведения как научной и учебной дисциплины. К сожалению, круг специалистов, занимающихся вопросами документоведения очень мал. Росархив в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет методическое руководство и контроль за организацией работы с документами в федеральных органах власти, координирует научно-исследовательскую работу в области документоведения, разрабатывает и утверждает обязательные для исполнения нормативно-методические материалы по организации делопроизводства. Большую работу в этой отрасли проводит Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), созданный в 1966 году. Директор ВНИИДАД М.В.Ларин справедливо ставит проблему управления документацией в современных условиях, решение которой позволит обеспечить доступ потребителей к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств. В настоящее время "документоведение вступило в очень ответственную сферу деятельности по автоматизации управления документами, где наблюдаются общие, пересекающиеся и соприкасающиеся проблемы различных научных дисциплин, профессиональных областей и технологических подходов". Огромный вклад в разработку документоведческих проблем и подготовку специалистов данного профиля вносит кафедра документоведения Российского государственного гуманитарного университета (РГГУ).
Документоведение - научная дисциплина, которая изучает в историческом развитии:
1) закономерности образования документов;
2) способы их создания;
3) становление и развитие систем документации, складывающиеся в различных отраслях человеческой деятельности.
Ведение профессиональных документов определяется как "отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами", т.е. весь процесс с момента создания документа и до его уничтожения или передачи на хранение в архив.
Важнейшей задачей документоведения на современном этапе является теоретическое обоснование процессов документационного обеспечения управления. Это предмет документоведение. Сама же организация документных работ: создание, изготовление, прием, распределение, регистрация документов, контроль исполнения, справочная работа, вопросы классификации документов, порядок проведения экспертизы ценности, хранения и использования документов - предмет делопроизводства. Параллельно с термином "Ведение профессиональных документов" в 90-е годы используется термин "документационное обеспечение управления" и "информационно-документационное обеспечение управления". Появление этих терминов связано с внедрением компьютерных систем в управление и с тем, что помимо традиционной работы с документами осуществляется и информационное обеспечение управления, работа с базами данных.
Документы являются объектом исследования многих научных дисциплин - архивоведения, источниковедения, информационных дисциплин, правовой, исторической науки, бухгалтерского учета, статистики и др. Так, для юриста документ служит способом доказательства, свидетельства чего-либо, для историка - исторический источник, для специалиста в области управления - средство фиксации и передачи управленческих решений. В отличие от перечисленных наук документоведение интересуется документом как таковым, не рассматривая его в качестве средства для решения других задач.
Таким образом, объектом документоведения является документ в том смысле как это определено в государственном стандарте на терминологию в области документоведения и архивоведения: "Документ; документированная информация: зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать".
Причина появления любого документа - необходимость зафиксировать информацию. Отобразив информацию, документ обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени. Таким образом, документ оценивается по информации, которую он содержит.
Документ как объект исследования можно рассматривать на разных уровнях:
1) это может быть отдельный документ;
2) система документов (документы, применяемые в определенной сфере деятельности);
3) вся совокупность разнообразных систем документации, т.е. все виды, жанры документов, создающихся в обществе
В настоящее время документоведение рассматривается преимущественно как теория документационного обеспечения управления (ДОУ), но все другие системы не должны упускаться из вида.
Документоведение является одной из научных дисциплин, участвующих, с одной стороны, в совершенствовании функционирования государства, а с другой стороны - в решении задачи обеспечения общества ретроспективной документной информацией (через архивоведение).
Предметом документоведения является изучение закономерностей развития документации с целью повышения культуры документа и сокращения документооборота.
Организация делопроизводства делится условно на две части:
- документирование (составление и оформление документов);
- организация работы с документами: получение-отправка, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, подготовка в архив, уничтожение.
2. Источники
В основе изучения истории делопроизводства XVI - начала ХХ вв. лежали законодательные акты - Судебник 1550 г. и Соборное уложение 1649 г.; Генеральный регламент 1720 г.; "Табель о рангах" 1722 г.; "Учреждения для управления губерний Российской империи" 1775 г.; "Общее учреждение министерств" 1811 г.; "Положение о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве" 1911 г. Законодательные акты XVI - начала ХХ вв. - важнейшие источники о преобразованиях структуры органов управления и организации делопроизводства. За дореволюционный период законодательный материал, опубликован в "Полном собрании законов Российской империи" и "Своде законов Российской империи".
В советскую эпоху законодательство по документоведению опубликовано в учебном пособии под редакцией Я.З. Лившица.
Источниками по организации работы с документами в дореволюционный период являются также руководства к составлению деловых бумаг в письмовниках XVIII-XIX веков. Такие сборники включают образцы документов с кратким или подробным руководством, как сочинять разного рода письма. К переписке было принято относить такие документы, как прошения, заявления, постановления, доношения, записки, расписки, векселя и некоторые др. Письмовники имели большое значение для практики делопроизводства. Известно более ста сборников, изданных в конце XVIII - начале ХХ века.
Правила оформления документов закрепляются в правовых и нормативных актах, полностью или частично посвященных этим вопросам, издаваемых федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, органами управления коммерческих и некоммерческих организаций и их объединений. Важное значение для изучения современного делопроизводства имеют Конституция Российской Федерации, Гражданский кодекс РФ и действующие законодательные и нормативные акты, которые регламентируют общие принципы организации документационного обеспечения деятельности физических (граждан) и юридических лиц. Например, Гражданский кодекс устанавливает виды документов, фиксирующие гражданские взаимоотношения. Специальные федеральные законы закрепляют обязательность документирования информации и регулируют работу с документами.
Требования к оформлению документов закрепляются в государственных стандартах на документацию. Стандарт, как информативно-технический документ (образец, эталон, модель) устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом. Применение стандартов способствует улучшению качества документов.
Под унификацией понимается "приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию". Действующие сегодня общегосударственные нормативно-методические материалы по организации делопроизводства изучаются в рамках данного курса: ГСДОУ, Типовая инструкция по делопроизводству федеральных органов исполнительной власти, Основные правила работы ведомственных архивов, Перечни документов со сроками хранения, государственные стандарты , общероссийские классификаторы технико-экономической документации.
КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ
1. Каково значение и место документов в системе управления?
2. Перечислите факторы, повлиявшие на развитие и становление документоведения как научной дисциплины?
3. Как определяется понятие "Ведение профессиональных документов" по ГОСТ Р 51141-98 Ведение профессиональных документов и архивное дело. Термины и определения?
4. С какими научными дисциплинами тесно связано документоведение?
5. Какие группы источников для изучения курса можете выделить?
Рекомендованная литература
Основная литература
1. Андреева В.И. Работа с документами в делопроизводстве. – М.: ЗАО «Бизнес-школа», 1997. – 144 с.
2. Бардаев Э.А., Кравченко В.Б. Документоведение: Учебник. М., 2008 – 304 с.
3. Белов А.Н. Ведение профессиональных документов и документооборот: Учебное пособие. – М., - 2008. – 560 с.
4. Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Ведение профессиональных документов: Учебник / Под общ. ред. Проф. Т.В. Кузнецовой. – М., 2006. – 560 с.
5. Ведение профессиональных документов в образовательном учреждении. – М.: Образование в документах. – Кн.1. – 2004. – 160 с.
6. Ведение профессиональных документов в образовательном учреждении. – М.: Образование в документах. – Кн.2. – 2004. – 104 с.
7. Ведение профессиональных документов в образовательном учреждении. – М.: Образование в документах. – Кн.3. – 2004. – 164 с.
8. Ведение профессиональных документов. Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов /Под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2008. – 480 с.
9. Ведение профессиональных документов. Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов /Под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2008. – 480 с.
10. Зиновьева Н.Б. Документоведение: Учебное пособие. – М., 2001.
11. История делопроизводства в СССР: Учебное пособие. М., 1974. – 170 с.
12. Кирсанова М.В. Современное Ведение профессиональных документов. – М.: ИНФРА-М, 2002. – CD-ROM
13. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. – М.: Инфра-М, 2004. – 320 с.
14. Куняев Н.Н. Документоведение: учебник / Н.Н. Куняев, Д.Н. Уралов, А.Г. Фабричнов; под ред. Проф. Н.Н. Куняева. – М., 2008. – 352 с.
15. Кушнаренко Н.Н. Документоведение: Учебник. Киев. – 2006. – 460 с.
16. Ларьков Н.С. Документоведение: учебное пособие. – М.: АСТ: Восток-Запад, 2006. – 427 с.
17. Макарова Н.В. Компьютерное Ведение профессиональных документов. – М.; СПб.; Нижний Новгород, 2005. 410 с.
18. Митяев К.Г. История и организация делопроизводства в СССР. М., 1959.
19. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления: учебно-практическое пособие. – М., 2006. – 384 с.
20. Стенюков М.В. Документы. Ведение профессиональных документов: Практическое пособие по документационному обеспечению управления. – М.: «Приор», 1998. – 144 с.
21. Стенюков М.В. Основы документоведения и делопроизводства. Учебное пособие – М.: А-Приор, 2007. – 224 с.
22. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Оформление документов. Комментарий к ГОСТ Р 6.30 - 97. – М.: Дело, 1999. – 232 с.
Дополнительная литература
- Басовская Е.Н. Ведение профессиональных документов: Учебное пособие. М., 2002.
- Васильева И.Н. Организация делопроизводства и персональный менеджмент. М., 2004.
- Ватолина М.В. Организация работы с документами. М., 2004.
- Вигера А.М. Секретарское дело: Учебное пособие. Ростов-на-Дону, 2003.
- Ведение профессиональных документов. Образцы, документы, организация и технология работы. М., 2003.
- Документационное обеспечение деятельности предприятия. – М.: ГТК «Метод», 1999. – 59 с.
- Исакова А.И., Исаков М.Н. Документоведение. Часть 1: Учебное пособие. – Томск: Томский межвузовский центр дистанционного образования, 2001. – 106 с.
- Исакова А.И., Исаков М.Н. Документоведение. Часть 2: Учебное пособие. – Томск: Томский межвузовский центр дистанционного образования, 2001. – 91 с.
- Исакова А.И., Исаков М.Н. Документоведение: Учебно-методическое пособие. – Томск: Томский межвузовский центр дистанционного образования, 2001. – 42 с.
- Ларин. М.В., Сокова А.Н. Оформление служебных документов. Рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30 – 2003. М., 2006.
- Ларьков Н.С. Актуальные проблемы документоведения на современном этапе / Документ в меняющемся мире: Материалы Первой Всероссийской научно-практической конференции (27 – 28 ноября 2003 г.) / Под. ред. профессора Н.С. Ларькова. Томск: Изд-во Том. ун-та, 2004. – С. 3-13.
- Муштоватый И.Ф. Компьютер для секретаря. Ростов-на-Дону, 2003.
- Организация работы с документами: Учебник / Под ред. В.А. Кудряева. М., 2002.
- Охотников А.В. Документоведение и Ведение профессиональных документов: Учебное пособие. М., 2004.
- Паневчик В.В. Ведение профессиональных документов. Документационное обеспечение управления. М., 2003.
- Рогожин М.Ю. Деловые документы в примерах и образцах. М., 2005.
- Сологуб О.П. Ведение профессиональных документов: Учебное пособие. М., 2008.
- Труханович Л.В., Щур Д.Л. Справочник по кадровому делопроизводству. М., 2006. – 640 с.
- Хандадашева Компьютер и другая оргтехника для секретаря-референта. Ростов-на-Дону, 2003.
- Чуковенков А.Ю. Оформление документов. М., 2001
- Швецова-Водка Г.Н. Общая теория документа и книги. М., 2009. – 487с.
Понятие о документе
Терминология, используемая при работе с документами закреплена в зако-нах и других нормативных актах, в ГОСТ Р 51141 - 98 "Ведение профессиональных документов и архивное дело. Термины и определения" и в различных словарях. Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. № 24 - ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" содержит ряд понятий в области создания документов. Под информацией в законе понимаются сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления. Термины "документированная информация" и "документ" в законе и в ГОСТе на терминологию рассматриваются как синонимы и определяются как зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Реквизит - "обязательный элемент оформления официального документа" ("дата", "подпись", "печать", "текст документа" и др.)
Документ создается в результате документирования - записи информации на различных носителях по установленным правилам. Носитель - это материальный объект, который используется для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Управленческая документация подразделяется на отдельные системы. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
В русский язык слово "документ" пришло во времена Петра I и первоначально имело значение письменного свидетельства. Затем появляются термины "деловая бумага", "служебный документ", "акт" и подчеркивается значение документа в управлении. Выделяются "счетные документы", "исторические документы".
Понятие "документ" используется во всех сферах общественной деятельности. Почти каждая отрасль знания дает свое толкование этого термина. К сожалению, до настоящего времени среди специалистов в области документоведения, библиотековедения, информатики и др. сфер нет единства в понимании понятия "документ", не смотря на наличие ряда законодательных и официальных определений. В зависимости от того какая отрасль знания дает это определение, преобладает какой-то один аспект (правовой, управленческий, исторический) и само понятие "документ" определяют различным образом, хотя информационная его сущность очевидна. Эволюция понятия "документ", которое дает документоведение: 1) документ - материальный объект, 2) документ - носитель информации, 3) документ - документированная информация.
Таким образом, в последнее время происходит перенос смысловой нагрузки в определении "документа" с материальной составляющей на информационную. Официальное толкование данного термина дает ГОСТ Р 51141 - 98 "Ведение профессиональных документов и архивное дело. Термина и определения".
2. Функции документов
Для понимания эволюции документа важно изучать вопрос о его функциях. Функция документа есть его целевое назначение, присущее ему независимо от того осознана эта функция автором или нет. Любой документ обладает определенными функциями, выяснение которых важно для определения цели создания документа, для его классификации и изучения роли в данной социальной структуре и экономической системе. Автор документа, фиксируя информацию не всегда программирует какую-либо функцию. Документ полифункционален (многофункционален), т.е. содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение. Выделяются функции общие и специальные. Общие - это информационная, социальная, коммуникативная, культурная; специальные - управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета (Схема № 1).
Схема № 1 Функции документа
Информационная функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа - необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности.
Информацию, содержащуюся в документах можно подразделить на: 1) ретроспективную (относящуюся к прошлому); 2) оперативную (текущую); 3) перспективную (относящуюся к будущему). Существуют и другие классификации информации. Например, разделение на первичную и вторичную; по жанрам; видам; носителям и проч.
Каждый документ имеет информационную емкость (или информационный потенциал), т.е. количество и качество информации.
Информационная емкость характеризуется такими показателями: полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, ее полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ.
Социальная функция тоже присуща многим документам, т.к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов. Документ также сам может влиять на социальные отношения них в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем может не только стимулировать их развитие социальных процессов, но и тормозить.
Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться. Можно выделить две категории документов, в которых ярко выражена коммуникативная функция:
1) документы, ориентированные в одном направлении (законы, указы, распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные записки и др.);
2) документы двустороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.) .
Культурная функция - способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно-технический документ и др.).
Управленческая функция выполняется официальными документами, которые специально созданы для целей и в процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.). Эти документы играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений.
Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений. Можно выделить две категории документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие ею и приобретающие ее на время.
В первую группу входят все документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также другие документы, влекущие за собой юридические последствия. Сюда относятся все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все договорные, удостоверительные документы (паспорта, пропуска, удостоверения и т.д.) и оправдательно-финансовые документы (накладные, приходные ордера, счетно-платежные требования и т.п.).
Ко второй категории относятся документы, которые на время приобретают эту функцию, являясь доказательством каких-либо фактов в суде, органах следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе любой документ может быть доказательством и тем самым временно будет наделен правовой функцией.
Функция исторического источника изучается исторической наукой. Существует две точки зрения: первая - документ становится историческим источником с момента передачи его на архивное хранение; вторая - документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком лишь когда документ поступает в архив. Таким образом, эта функция начинает доминировать в документе, если он выступает как источник информации для историка, исследующего ту или иную проблему.
Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Основные виды учета - статистический, бухгалтерский, оперативный отражаются в статистических и финансово-экономических документах, плановой, отчетной, документации.
Автор документа, как правило, наделяет его какой-то одной функцией, объективно же этот документ несет и иные функции и с течением времени удельный вес той или иной функции изменяется. Перечисленные функции можно подразделить на функции оперативного характера, время действия которых ограничено (управленческая, правовая, учета) и функции постоянно действующие (информационная, социальная, исторического источника). Например, аттестат зрелости содержит информационную, культурную, социальную, правовую и функцию исторического источника, др. примеры.
3. Способы документирования
Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам.
Носитель документированной информации - материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Средства документирования - орудия, используемые человеком для создания документов (простые, механические, электромеханические). К средствам документирования относятся пишущие машины, компьютерная техника, магнитофоны, диктофоны, фото, кино, видео техника.
В зависимости от того, какое средство документирования используется, различают и способы документирования.
- Текстовое документирование.
Текстовой документ: документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовое документирование получило самое широкое распространение. С его помощью документируется деятельность государственных учреждений, предприятий и отдельных лиц.
Техническое документирование.
Техническое документирование является способом запечатления технической мысли. Технические документы - обобщающее название документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного производства. Технические документальные материалы ведут записи процессов труда, средств производства (чертежи, рисунки, расчеты, графики, технические описания и др.) Это также документация, связанная с геодезией, картографией, гидрометеослужбой.
- Фотокино-видеодокументирование.
Фотодокумент - изобразительный документ, созданный фотографическим способом . Особенность фотодокументов - возникают в момент событий, поэтому они благодаря точности, наглядности имеют большую ценность и находят широкое применение в различных областях деятельности человека: в медицине, науке, искусстве, в судебной практике, в журналистике и т.д. С помощью микрофотокопирования получаются копии документов.
Кинодокумент - изобразительный и аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом . Кинодокумент отражает события в динамике, движении. Сейчас большое распространение получили видеодокументы, снятые на магнитную пленку.
Фонодокумент - документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи. Аудиовизуальные документы широко применяются.
4. Документы на машинных носителях. Электронное документирование.
С помощью специальных материальных носителей, на которых данные фиксируются специальными условными обозначениями, создаются документы с информацией в форме, понятной только машине. Чтобы человек мог прочесть информацию, обработанную машиной, ее нужно преобразовать в вид, пригодный для визуального восприятия.
Документ на машинном носителе - документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.
Появление машинного документирования не отменяет предшествующих способов записи информации. Наряду с традиционными видами документов появляются все более сложные нетрадиционные виды документов на новейших носителях.
Свойства документа
Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств (отличительных качеств). Принято выделять несколько основных свойств документа, которые характеризуются соответствующими признаками: юридическая сила, оригинальность, подлинность, копийность.
Юридическая сила документа. Какое свойство документа можно назвать юридической силой? Это свойство быть подлинным доказательством тех фактов, событий и действий, которые отражены в документе.
Что влияет на приобретение документом юридической силы?
1. Соблюдение организацией, ее должностными лицами, готовящими документ, положений действующего законодательства.
2. Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации. Эти правила специфичны для каждого типа документов и регламентируются ГОСТами и другими нормативно-методическими материалами.
Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.
Юридическая сила документа может быть обеспечена установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов, т.е. обязательных элементов оформления документов: наименование организации - автора документа, подпись, дата, регистрационный номер документа, гриф утверждения, печать и др.
Оригинальность документа. Слово "оригинал" происходит от латинского слова "originalis", что означает - первоначальный, самобытный. Признаком оригинала является его уникальность.
Нередки "умноженные оригиналы", т.е. оригиналы, составляемые в нескольких экземплярах. Например, договор между государствами с древнейших времен составляется в количестве экземпляров, соответствующих числу договаривающихся сторон, при этом каждый экземпляр является оригиналом.
Оригиналы документов по своему внешнему виду могут быть беловиками и черновиками.
Черновик - это документ в предварительной редакции. Черновой документ: рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом.
Беловик - это последняя, переписанная или перепечатанная набело редакция документа.
Беловой документ: рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.
Для служебных документов оригиналом является беловик, подписанный должностными лицами, с приложением, в ряде случаев, печати.
Оригиналы служебных документов могут печататься на бланках.
Различают автографы - документы, переписанные или правленные (после перепечатки или переписки) рукою автора.
Подлинность документа. Как синоним слова оригинал употребляется подлинник, что в переводе с латинского означает достоверный. Подлинный документ: документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения. Таким образом, документ в окончательной редакции, соответствующим образом оформленный и подписанный, называется подлинником официального документа. Это может быть первый или единичный экземпляр оригинального документа. Дубликат документа: повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.
Копийность документов. Копия документа - это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридическую силу.
Повторное, точное воспроизведение подлинников (в целях размножения) является копией. Само понятие копия (лат. сopia - множество) связано с размножением оригинала любого вида.
Среди копий различаются:
Выписка - копия части документа. Выписка должна содержать воспроизведение полного текста решения по определенному вопросу. Юридическую силу выписка приобретает после ее заверения должностным лицом организации или нотариусом. Особый вид - фото и светокопии, отличительной чертой которых является точное воспроизведение оригинала. Они являются видом факсимильных, автоматических копий. Кроме копий, снятых непосредственно с оригинала или полученных автоматически, т.е. одновременно с оригиналом, могут быть кратные копии: копия с копии.
Юридическая сила копий:
1) копия должна содержать точный текст подлинника (включая и бланк, на котором подготовлен документ), расшифровку печатей, подписей должностных лиц.
2) свидетельство юридической силы копии документа - отметка о ее заверении.
Заверение копий должно производится самой организацией или, по необходимости, нотариусом.
1)Нотариального заверения обычно требуют для копий учредительных документов организации, которые представляются в различные государственные структуры (судебные, налоговые и лицензионные органы, комитеты по управлению имуществом и т.д.) Но в принципе любая копия документа, не противоречащего закону и имеющего юридическое значение, может быть заверена нотариально. Нотариус сличает подлинник с копией и заверяет ее. Запрещается нотариальное свидетельствование копий паспортов, военных билетов, служебных удостоверений.
2) Сами организации имеют право заверения документов, создающихся в этих организациях. Также организации могут заверять документы граждан при приеме на работу (диплом, аттестат, удостоверение на льготы и т.д.)
3) Копии заверяются руководителем организации или уполномоченным должностным лицом (например, начальником отдела кадров или зав. канцелярией). Заверенные копии, направляемые в организации, удостоверяются печатью.
КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ
1. Как связаны понятия "документ" и "информация"? Какое значение имеют информация и документы в жизни человека и общества?
2. Какое определение понятия "документ" дано в Федеральном законе "Об информации, информатизации и защите информации"и в ГОСТ Р51141-98?
3. Как развивалось понятие "документ"?
4. Почему информационная функция присуща всем документам?
5. Какие документы наделены правовой функцией изначально?
6. Почему документ полифункционален?
7. Какие способы документирования можете назвать?
8. Какие новые носители информации Вы знаете?
9 Что влияет на приобретение документом юридической силы?
10. Какие можно дать классификации документа и по каким признакам?
11. Почему законы предписывают обязательность документирования информации?
Рекомендованная литература
Основная литература
Андреева В.И. Работа с документами в делопроизводстве. – М.: ЗАО «Бизнес-школа», 1997. – 144 с.
Бардаев Э.А., Кравченко В.Б. Документоведение: Учебник. М., 2008 – 304 с.
Белов А.Н. Ведение профессиональных документов и документооборот: Учебное пособие. – М., - 2008. – 560 с.
Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Ведение профессиональных документов: Учебник / Под общ. ред. Проф. Т.В. Кузнецовой. – М., 2006. – 560 с.
Ведение профессиональных документов в образовательном учреждении. – М.: Образование в документах. – Кн.1. – 2004. – 160 с.
Ведение профессиональных документов в образовательном учреждении. – М.: Образование в документах. – Кн.2. – 2004. – 104 с.
Ведение профессиональных документов в образовательном учреждении. – М.: Образование в документах. – Кн.3. – 2004. – 164 с.
Ведение профессиональных документов. Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов /Под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2008. – 480 с.
Ведение профессиональных документов. Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов /Под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2008. – 480 с.
Зиновьева Н.Б. Документоведение: Учебное пособие. – М., 2001.
История делопроизводства в СССР: Учебное пособие. М., 1974. – 170 с.
Кирсанова М.В. Современное Ведение профессиональных документов. – М.: ИНФРА-М, 2002. – CD-ROM
Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. – М.: Инфра-М, 2004. – 320 с.
Куняев Н.Н. Документоведение: учебник / Н.Н. Куняев, Д.Н. Уралов, А.Г. Фабричнов; под ред. Проф. Н.Н. Куняева. – М., 2008. – 352 с.
Кушнаренко Н.Н. Документоведение: Учебник. Киев. – 2006. – 460 с.
Ларьков Н.С. Документоведение: учебное пособие. – М.: АСТ: Восток-Запад, 2006. – 427 с.
Макарова Н.В. Компьютерное Ведение профессиональных документов. – М.; СПб.; Нижний Новгород, 2005. 410 с.
Митяев К.Г. История и организация делопроизводства в СССР. М., 1959.
Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления: учебно-практическое пособие. – М., 2006. – 384 с.
Стенюков М.В. Документы. Ведение профессиональных документов: Практическое пособие по документационному обеспечению управления. – М.: «Приор», 1998. – 144 с.
Стенюков М.В. Основы документоведения и делопроизводства. Учебное пособие – М.: А-Приор, 2007. – 224 с.
Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Оформление документов. Комментарий к ГОСТ Р 6.30 - 97. – М.: Дело, 1999. – 232 с.
Дополнительная литература
Басовская Е.Н. Ведение профессиональных документов: Учебное пособие. М., 2002.
Васильева И.Н. Организация делопроизводства и персональный менеджмент. М., 2004.
Ватолина М.В. Организация работы с документами. М., 2004.
Вигера А.М. Секретарское дело: Учебное пособие. Ростов-на-Дону, 2003.
Ведение профессиональных документов. Образцы, документы, организация и технология работы. М., 2003.
Документационное обеспечение деятельности предприятия. – М.: ГТК «Метод», 1999. – 59 с.
Исакова А.И., Исаков М.Н. Документоведение. Часть 1: Учебное пособие. – Томск: Томский межвузовский центр дистанционного образования, 2001. – 106 с.
Исакова А.И., Исаков М.Н. Документоведение. Часть 2: Учебное пособие. – Томск: Томский межвузовский центр дистанционного образования, 2001. – 91 с.
Исакова А.И., Исаков М.Н. Документоведение: Учебно-методическое пособие. – Томск: Томский межвузовский центр дистанционного образования, 2001. – 42 с.
Ларин. М.В., Сокова А.Н. Оформление служебных документов. Рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30 – 2003. М., 2006.
Ларьков Н.С. Актуальные проблемы документоведения на современном этапе / Документ в меняющемся мире: Материалы Первой Всероссийской научно-практической конференции (27 – 28 ноября 2003 г.) / Под. ред. профессора Н.С. Ларькова. Томск: Изд-во Том. ун-та, 2004. – С. 3-13.
Муштоватый И.Ф. Компьютер для секретаря. Ростов-на-Дону, 2003.
Организация работы с документами: Учебник / Под ред. В.А. Кудряева. М., 2002.
Охотников А.В. Документоведение и Ведение профессиональных документов: Учебное пособие. М., 2004.
Паневчик В.В. Ведение профессиональных документов. Документационное обеспечение управления. М., 2003.
Рогожин М.Ю. Деловые документы в примерах и образцах. М., 2005.
Сологуб О.П. Ведение профессиональных документов: Учебное пособие. М., 2008.
Труханович Л.В., Щур Д.Л. Справочник по кадровому делопроизводству. М., 2006. – 640 с.
Хандадашева Компьютер и другая оргтехника для секретаря-референта. Ростов-на-Дону, 2003.
Чуковенков А.Ю. Оформление документов. М., 2001
Тема 2.1 Структура документа, требования к оформлению документов
1. Унификация и стандартизация.
2. Оформление реквизитов.
3. Требования к бланкам документов.
4. Требования к изготовлению документов.
Унификация и стандартизация
Унификация документов - установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов. Правовые основы стандартизации в Российской Федерации устанавливает закон , а также государственные стандарты . Унификация и стандартизация тесно связаны. Объекты унификации: 1) форма документов и состав включаемых в нее реквизитов, 2) системы документации, 3) тексты документов, 4)виды и разновидности документов. Разрабатываемые унифицированные формы объединяются в унифицированные системы документации. Управление стандартизацией в стране осуществляет Госстандарт России.
Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования оргтехники (Схема № 2).
Стандартизация документов - это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности (государственный стандарт - ГОСТ, отраслевой стандарт - ОСТ, республиканский стандарт - РСТ). Применение стандартов повышает качество документов.
В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами.
Схема № 2
Требования к изготовлению документов
Документы допускается изготавливать на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств, средств вычислительной техники.
Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.). При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.
Все реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк печатаются через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов отделяют друг от друга 1,5-2 интервала. Реквизиты оформляют через 2-3 интервала друг от друга. Максимальная длина строки каждого реквизита (кроме тек-ста) - 28 знаков. Текст документа печатают через 1,5 интервала (на бланках А4). Реквизиты располагаются на документе:
1. От границы левого поля
"заголовок к тексту", "текст" (без абзацев), "отметка о наличии приложений", "фамилия исполнителя и номер его телефона", "отметка об исполнении документа и направлении его в дело", наименование должности в реквизитах "подпись", "гриф согласования", заверительные надписи "верно"; слова "примечания" и "основание", если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию; в приказах, распоряжениях слова "ПРИКАЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ"; в протоколах слова: "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "РЕШИЛИ". 2. Отступив пять печатных знаков от границы левого поля, печатают начало абзацев.
3. Отступив 32 печатных знака - реквизит "адресат".
4. Отступив 40 печатных знаков - реквизиты "гриф ограничения доступа к документу" и "гриф утверждения".
5. Отступив 48 печатных знаков, печатают инициалы и фамилию должностного лица в реквизите "подпись".
При подготовке документов с использованием компьютера обычно применяют специальные программные средства - текстовые редакторы, которые имеют существенные отличия в своих функциональных возможностях.
Выберите один из предложенных ответов:
1. ГОСТ Р6.30-97 устанавливает состав реквизитов
1) 31 реквизит
2) 29 реквизитов
3) 30 реквизитов
4) 32 реквизита
2. Какие виды бланков может иметь организация, предприятие, фирма?
1) общий бланк и бланк для письма
2) бланк структурного подразделения и должностного лица
3) бланк вида документа
4) все перечисленные виды бланков
3. Чем отличается бланк для вида документа от бланка для письма?
1) На бланке для писем больше реквизитов
2) На бланке для писем меньше реквизитов
3) Ничем не отличается
4. Какие варианты расположения реквизитов установлены стандартом?
1) Левое, центрированное расположение
2) Угловое и продольное
3) Стандарт не устанавливает расположение реквизитов
5. Где располагаются реквизиты "Государственный герб ", "Герб субъекта ", "Эмблема"?
1) В верхней части листа
2) В центре верхнего поля
3) Слева или в центре верхнего поля листа над наименованием организации
4) Друг под другом
6. В каких документах указывается реквизит "Справочные данные об организации"?
1) в любых
2) во внешних
3) во внутренних
4) где это необходимо
7. Какие способы оформления даты существуют?
1) цифровой и буквенно-цифровой
2) 09.02.2017
3) 09.02.2017 г.
4) 9 февраля 2017 г.
8. Условное обозначение документа, присвоенное ему при регистрации называется …
1) индекс
2) порядковый номер
3) регистрационный номер
4) учетный индекс
9. Указания по исполнению документа содержатся в реквизите …
1) резолюция
2) текст документа
3) гриф утверждения
4) отметка об исполнителе
10. Краткое изложение содержания документа формулируется в реквизите …
1) текст документа
2) заголовок к тексту
3) резолюция
4) здесь нет правильного ответа
11. Реквизит "Гриф согласования документа" проставляется …
1) на внешнем и внутреннем документе
2) на внутреннем документе
3) при внешнем согласовании документа с другими организациями
4) на всех документах
12. Реквизит "Виза согласования документа" может располагаться …
1) на оборотной стороне последнего листа документа
2) на лицевой стороне листа документа
3) на копии документа
4) на подлиннике документа
5) на лицевой стороне или оборотной стороне листе после реквизита "подпись"
13. Какие размеры бумаги используются для оформления управленческих документов?
1) только А-4
2) А3, А-4, А-5
3) бумага потребительских форматов
4) бумага любых форматов, имеющихся в продаже
14. Укажите размеры полей (в мм) на стандартном формате бумаги для управленческих
окументов. 1) выбираем произвольный
2) левое - 10 мм; правое - до 20 мм; верхнее и нижнее - 10 мм
3) левое - не менее 20 мм; правое - не менее 10 мм; верхнее - не менее 15 мм; нижнее - не
енее 20 мм;
4) левое - 20 мм; правое - 10 мм; верхнее - 15 мм; нижнее - 20 мм
15. В документах, оформленных на двух или более листах, номера страниц проставляются
1) со второй страницы в верхнем правом углу
2) со второй страницы посередине верхнего поля листа арабскими цифрами
3) со второй страницы посередине нижнего поля листа
4) последовательно на каждой странице в правом нижнем углу арабскими цифрами
Тема 2.2 Системы документации, оформление документов
1. Организационные документы - уставы, положения, инструкции, штатные расписания и др.
2. Распорядительные документы - постановления, решения, приказы, распоряжения и др.
3. Информационно-справочные документы
4. Документирование деятельности коллегиальных органов
5. Система плановой документации
6. Система отчетной документации
7. Кадровая документация
8. Система бухгалтерской документации
Деятельность учреждения, организации, предприятия отражается в различных документах, которые взаимосвязаны и составляют системы документации, применяемые в определенной сфере. Можно назвать множество систем документации, которые классифицируются по различным признакам (территориальному, функциональному, уровню управления и т.п.). Выделяют функциональные системы документации - организационно-распорядительная, плановая, отчетно-статистическая и др., т.е. присущие всем органам управления. Системы документации, отражающие деятельность органов отраслевого управления (министерств, ведомств), принято считать отраслевыми. Можно выделять различные подсистемы документации по уровням управления, они между собой тесно связаны и их трудно разграничить.
У нас в стране в связи с развитием автоматизации управленческих процессов разработаны унифицированные системы документации. Определение, назначение, состав унифицированной системы документации устанавливаются ГОСТами. Документы различных систем должны иметь унифицированную форму.
Унифицированная система документации (УСД) - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Унифицированные формы документов разрабатываются и утверждаются министерствами и ведомствами. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях, предприятиях независимо от формы собственности. Министерство здравоохранения ЛНР разрабатывает медицинские документы, Государственный комитет ЛНР по статистике - формы первичной учетной и отчетной документации, Лугархив ЛНР - систему организационно-распорядительной документации и т.д. Унифицированные системы документации устанавливает ОКУД
Можно дать классификацию систем документации, соотношение которых в делопроизводстве разных учреждений неодинаково:
1. Организационные документы
2. Распорядительная документация
3. Информационно-справочные документы и справочно-аналитическая документация
4. Плановая документация
5. Отчетно-статистическая
6. Кадровая документация
7. Бухгалтерская документация.
Перечень можно было бы дополнить другими группами документов: договорная документация, протокольная документация коллегиальных органов управления, налоговая, документация по социальной защите (для соответствующих организаций).
Среди большого разнообразия документов предприятий и организаций, входящих в перечисленные группы, организационно-распорядительная управленческая документация (ОРД) занимает центральное место. ОРД классифицируется на три группы:
1) организационные документы (уставы, положения, инструкции, штатное расписание и др.);
2) распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания и др.);
3) Информационно-справочная документация (письма, акты, протоколы, справки и др.).
ОРД входит в состав других систем (кадровая, бухгалтерская документация и др.), так называемых специальных систем. К сожалению, на практике, во многих случаях, различные группы документов работают по своим правилам, не объединенными едиными принципами. Необходимо охарактеризовать отдельные группы документов, включенных в предложенную классификацию, а также рассмотреть правила оформления различных видов документов.
Кадровая документация
Трудовые правоотношения предприятия с работником регламентируются КЗоТ ЛНР. На основании статей Кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу). К таким документам относятся:
- Трудовые контракты (договоры), заключенные предприятием с работников;
- Приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника);
- Трудовые книжки;
- Личные карточки формы Т-2;
- Личные дела;
- Лицевые счета по заработной плате.
Работа с кадровыми документами имеет свои особенности. С 1 января 1998г. введены новые унифицированные формы документов :
- Приказ (распоряжение) о приеме на работу (ф.Т-1);
- Личная карточка (ф.Т-2);
- Учетная карточка научного работника (ф.Т-4);
- Приказ (распоряжение) о переводе (ф.Т-5);
- Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (ф.Т-6);
- Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (ф.Т-8).
Типовые формы распространяются на предприятия всех форм собственности на территории Российской Федерации.
Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.
При работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан Федеральный Закон "Об информации, информатизации и защите информации" от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ относит к категории конфиденциальной информации.
Прием на постоянную работу сопровождается составлением документов 
Заявление чаще всего пишется от руки, но организация может иметь и трафаретную форму. В заявлении указывается должность, структурное подразделение, куда работник устраивается и условия приема. Оклад и дата приема на работу указываются в визах или в резолюции руководителя. Заявление подписывается, указывается дата.
Резюме и анкета составляются по требованию отдела кадров (департамента по персоналу). Анкета является обязательным документом при трудоустройстве на государственные предприятия.
Одним из основных документов, регулирующих правоотношения предприятия с работником, является трудовой контракт (договор). После подписания контракта издается приказ о приеме сотрудника.
На основании приказа о приеме оформляется личная карточка формы Т-2 или заводится личное дело, делается запись в трудовой книжке.
Копии приказа о приеме поступают в личное дело и в бухгалтерию, где поступившему работнику присваивается табельный номер и на него заводится лицевой счет по зарплате. Увольнение работника производится с оформлением документов по следующей схеме:
Схема № 6 
Заявление об увольнении работник пишет за две недели до предполагаемого срока увольнения с работы и предоставляет его на согласование руководителю (ст. 31 КЗоТ). Руководитель фирмы издает приказ по личному составу об увольнении, в соответствии с которым делается запись в трудовой книжке и в личной карточке ф.Т-2. Копии приказов поступают в личное дело работника и в бухгалтерию, где на основании приказа производится полный расчет с работником.
При переводе работника на другую должность в рамках предприятия порядок оформления документов осуществляется по следующей схеме:
Руководитель фирмы издает приказ по личному составу о переводе сотрудника на другую должность, на основании которого делается соответствующая запись с указанием новой должности в трудовой книжке и в личной карточке ф.Т-2. Копии приказа направляются в личное дело и в бухгалтерию, и в случае изменения оклада производится соответствующее изменение в лицевом счете по заработной плате.
Основные виды документов по личному составу
Резюме. В настоящее время распространенным документом при приеме на работу является резюме. Его особенностью является изложение сведений об образовании и трудовой деятельности в обратном хронологическом порядке. Реквизиты РЕЗЮМЕ: наименование вида документа, дата, текст, подпись, а также указываются данные об авторе (фамилия, имя, отчество, профессия, специальность, квалификация, домашний адрес, телефон). Текст может состоять из разделов:
- цель резюме - место, на которое претендует составитель;\
- образование;
- трудовая деятельность;
- специальные знания;
- семейное положение.
Трудовые контракты. Документом, который фиксирует согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирует их является трудовой контракт (договор). В соответствии со ст.18 КЗоТ ТК должен заключаться в письменной форме.
При заключении контракта рекомендуется указывать следующие основные условия:
- место работы (наименование предприятия, куда принимается работник, его адрес);
- конкретную работу в соответствии с квалификацией по определенной профессии или должности, которую должен выполнять работник;
- дату начала работы и ее окончания, если заключается срочный трудовой контракт;
- оплату труда;
обязанности предприятия по обеспечению охраны труда.
Контрактная форма найма, организации и оплаты труда распространяется на следующие категории работников:
- на постоянных работников;
- на временных работников;
- работающих на основном месте работы;
- работающих по совместительству.
В Трудовом контракте определяются обязанности работника в соответствии с той профессией или должностью, на которую он принят, или делается ссылка на соответствующую должностную инструкцию, разработанную и утвержденную руководством предприятия.
Согласно КЗоТу (ст.17) Трудовом контракте может заключаться на неопределенный срок, на определенный срок не более 5 лет, на время выполнения определенной работы.
Контракт составляется в двух экземплярах, подписывается руководителем и работником, заверяется печатью. Один экземпляр контракта хранится на предприятии, второй у работника. Приказ по личному составу. Прием, увольнение и перевод сотрудников предприятия оформляются приказами по личному составу. Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса "л/с" или "к". Приказы по личному составу относятся не только к распорядительной документации, но одновременно являются первичными учетными документами. Поэтому приказ по личному составу оформляется на общем бланке и одновременно информация фиксируется в унифицированной форме первичной учетной документации. Реквизиты приказа: наименование организации, вид документа, дата, номер, место составления, заголовок, визы, подпись. Начинаются приказы по личному составу с глагола: принять, перевести, уволить, командировать, зачислить, назначить, который печатается прописными буквами. Затем с новой строки указывается фамилия, имя, отчество (полностью), название должности, наименование структурного подразделения, с какого числа и с каким окладом принять работника (например, приказ о назначении).
Приказ о приеме на работу оформляется также на бланке типовой межотраслевой формы №Т-1. Бланк размером А5 имеет лицевую и оборотную стороны. Приказ составляется в одном экземпляре, визируется и подписывается руководителем предприятия.
Приказ о прекращении трудового договора составляется на бланке формы №Т-8.
В графе "основание" указываются документы, послужившие причиной увольнения (заявление, докладная или объяснительная записка) или статья КЗоТ ЛНР, соответствующая причине увольнения.
Все приказы визируются юристом и другим должностным лицом, в обязанности которого входит работа с персоналом предприятия.
Все приказы по личному составу объявляются работнику под расписку. Отметка об ознакомлении с приказом проставляется самими работником и содержит подпись работника и дату ознакомления.
Приказы по личному составу хранятся 75 лет.
Трудовая книжка. На всех предприятиях, организациях независимо от форм собственности на работников ведутся трудовые книжки. Трудовая книжка относится к числу основных документов, подтверждающих общий, непрерывный и специальный стаж работы (ст.39 КЗоТ ЛНР).
На титульном листе трудовой книжки указываются фамилия, имя, отчество работника полностью без сокращений, а также указывается дата рождения, которая содержит число, месяц и год.
Сведения об образовании и специальности или профессии указываются на основании соответствующих документов (аттестатов, дипломов, сертификатов, справок, если образование незаконченное высшее).
На титульном листе обязательно ставится подпись лица, выдавшего трудовую книжку, и печать предприятия, где она была заведена.
Все записи на последующих страницах трудовой книжки производятся в точном соответствии с приказом о приеме, переводе или увольнении. С каждой записью в трудовой книжке необходимо ознакомить ее владельца.
При увольнении трудовая книжка выдается работнику в день увольнения (ст.39 КЗоТ). Невостребованные трудовые книжки хранятся до востребования в сейфах не менее 50 лет.
Личная карточка. Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка формы №Т-2, которая заполняется на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу.
Все записи в карточке делаются на основании документов, предоставленных работником. На основании паспорта и записей в трудовой книжке заполняется раздел 1 "Общие сведения". Для заполнения раздела 2 "Сведения о воинском учете" данные берутся из военного билета работника.
Главным разделом карточки является раздел 3 "Прием на работу, назначения, перемещения". Записи в этом разделе должны содержать ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работника.
Личная карточка заводится на работника в одном экземпляре, хранится в сейфе в отдельной картотеке, составленной по алфавиту фамилий работников.
Карточки уволенных сотрудников формируются в самостоятельное дело также по алфавиту (по трем первым буквам фамилий). Перед сдачей дела в архив все карточки должны быть пронумерованы, на них составляется внутренняя опись. Срок хранения личных карточек - 75 лет.
Личные дела. Совокупность документов, содержащих сведения о работнике представляет собой личное дело (досье). Чаще всего оно заводится на руководителей и ведущих специалистов. В состав личного дела должны входить следующие документы:
1. Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле. Она содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, заголовках, датах. Подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.
2. Анкета или личный листок по учету кадров. Личный листок по учету кадров содержит биографические сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейное положение и др. Он заполняется от руки работником при поступлении на работу. Анкета отличается от личного листка тем, что подписывается не только самим лицом, поступающим на работу, но и сотрудником ответственным за персонал предприятия.
3. Автобиография или резюме. На коммерческих предприятиях поступающие на работу, как правило, предоставляют резюме.
4. Копии документов об образовании. Можно снимать только с подлинников данных документов.
5. Копии документов об утверждении в должности. Помещаются в личные дела руководителей фирмы. (Копия протокола заседания Совета директоров или учредителей фирмы).
6. Характеристики или рекомендательные письма. Подшиваются в личное дело работника, в том случае, если они предоставлялись при приеме на работу или при утверждении в должности.
7. Трудовой контракт (договор). Он может входить в состав документов личного дела или храниться отдельно.
8. Дополнение к личному листу по учету кадров. Это документ, предназначенный для фиксирования изменений в трудовой и личной жизни сотрудника, произошедших после заполнения им личного листа по учету кадров (или анкеты).
9. Справки и другие документы, относящиеся к данному работнику (списки изобретений, научных трудов и пр.)
Личное дело заводят после издания приказа о приеме работника. Они хранятся инспектором по персоналу или секретарем-референтом в сейфе и выдаются во временное пользование лишь определенным должностным лицам. Изменения в личные дела вносятся только лицами, ответственными за их ведение.
Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и хранится 75 лет - "В".
Таким образом, составление и оформление кадровой документации - одна из наиболее важных сторон деятельности кадровой службы любой организации, а вопросы документирования трудовых отношений должны систематически контролироваться руководителем организации с учетом требований законодательства по архивному делу и нормативных документов по оформлению кадровой документации.
КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ
1. Какими нормативно-методическими документами регламентируется современное Ведение профессиональных документов?
2. Каким документом регламентируется Ведение профессиональных документов в федеральных органах исполнительной власти?
3. Какой ГОСТ устанавливает единые требования к организационно-распорядительным документам?
4. В каком документе закреплены требования к составлению номенклатуры дел и формированию дел?
Регистрация документов
Общие правила регистрации документов
Регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения . Следуя определению, регистрация документа - это присвоение ему индекса и проставление его на документе с последующей записью данных о документе в журнале регистрации или регистрационной карточке. Целью регистрации является обеспечение учета, контроля и поиска документов.
Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться только один раз.
Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние документы - в день подписания.
Регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. В инструкции по делопроизводству организации (учреждения) в приложении должен быть представлен перечень документов, не подлежащих регистрации службой документационного обеспечения. Перечень утверждается руководителем организации (учреждения), если он включает нерегистрируемую документацию всей организации (учреждения), или руководителем того структурного подразделения, на документы которого перечень распространяется.
При регистрации документов используются следующие основные справочные материалы: перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства; перечень структурных подразделений с их условными обозначениями; номенклатура дел.
5.2. Индексация документов
Индексация документов в делопроизводстве - это проставление их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место их исполнения (составления) и хранения.
Регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документы при его регистрации .
Индекс входящего, исходящего и внутреннего документа, как правило, состоит из индекса дела по номенклатуре и регистрационного номера документа, например: регистрационный номер 06-10/96 входящего документа включает:
- 06 - индекс структурного подразделения;
- 10 - номер соответствующего дела по номенклатуре;
- 96 - индивидуальный порядковый номер входящего документа, присвоенный ему при регистрации.
Исключением являются индексы распорядительных документов (постановлений, распоряжений, приказов по основной деятельности, приказов по личному составу и других документов), протоколов. Индексами распорядительных документов и протоколов являются их регистрационные номера, которые присваиваются самостоятельно в пределах каждого вида документов. Индексы заявлений и жалоб граждан могут быть дополнены
первой буквой фамилии автора документа.
На всех входящих документах проставляется регистрационный номер документа, фиксирующий факт и время поступления документа в организацию (учреждение). Место проставления штампа определено ГОСТ Р 6.30 - 97.
5.3. Формы регистрации документов и порядок их заполнения
В практической деятельности, в зависимости об объема документооборота в организации (учреждении) используют две формы регистрации документов: журналы и карточки. Возможна и третья форма регистрации, с использованием персонального компьютера - автоматизированная электронная (Схема).
Номенклатура дел
В деятельности любой организации (учреждения) оформляется большое количество документов, в которых закреплены решения руководства, отражены отношения с вышестоящими, подчиненными и другими организациями.
После того как в управленческой деятельности была использована информа-ция, содержащаяся в документах, она становится памятью организации (учреждения), надобность в которой может возникнуть вновь через определенное время. Документов накапливается много. Чтобы быстро найти необходимый документ среди множества других, их необходимо правильно систематизировать, т.е. группировать их в дела. Государственный стандарт определяет дело как "совокупность документов или документ, относящихся к одну вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку" (Схема).
Дело 
Для того чтобы документы можно было легко найти, после исполнения их группируют в дела с разными сроками хранения. Классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, , является номенклатура дел.
Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (Схема).
Схема Номенклатуры дел
При хорошо составленной номенклатуре дел документы по мере исполнения включаются только в те дела, которые заранее для них предусмотрены. Следовательно, место каждого документа заранее предопределено и поиск его не будет вызывать, ни каких затруднений. Номенклатура дел является указателем индексации документов при регистрации, так как индекс документа включает индекс дела по номенклатуре. Основное требование, которое предъявляется к номенклатуре - это охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации (учреждения).
Основные положения по составлению номенклатуры дел изложены в Основных правилах работы ведомственных архивов и Государственной системе документационного обеспечения управления.
2. Виды номенклатур дел
Номенклатура дел бывает трех видов - типовая, примерная и конкретная (Схема).
Схема Номенклатуры дел
Типовая номенклатура дел устанавливает типовой состав дел заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций, единую индексацию этих дел в отрасли (системе) и является и является нормативным документом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов и носит рекомендательный характер.
Конкретная номенклатура дел - это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году в соответствии с задачами, выполняемыми организацией в данном году.
Типовая и примерная номенклатуры дел являются методическими пособиями, они позволяют установить единую систему формирования дел, унифицировать заголовки дел однородных документов, установить для них единые сроки хранения. Разрабатывают такие номенклатуры дел документационные службы и архивы центральных ведомств, для своей системы подведомственных организаций (учреждений). Сроки дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в конкретную (индивидуальную) номенклатуру дел без изменений.
3. Требования к составлению номенклатуры
Независимо от наличия типовой и примерной номенклатуры дел, каждая организация обязана иметь индивидуальную (конкретную) номенклатуру дел. Индивидуальная (конкретная) номенклатура дел составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в организации (учреждении), является основным учетным документов в делопроизводстве.
Одним из первых этапов при составлении номенклатуры дел является изучение состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности организации (учреждения). Так же необходимо изучить устав или положение об организации (учреждении), положения о ее структурных подразделениях, штатное расписание, планы и отчеты о работе организации (учреждения), типовые и примерные номенклатуры дел, типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения.
При составлении номенклатуры дел необходимо учитывать требования закрепленные в нормативных документах, таких как Государственная система документационного обеспечения управления, Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, Основные правила работы ведомственных архивов.
КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ
1. Что такое номенклатура дел?
2. Для чего предназначена номенклатура дел?
3. Что включается в номенклатуру дел?
4. Кем составляется номенклатура дел?
5. Что в делопроизводстве подразумевается под термином "дело"?
6. Из каких элементов должен состоять заголовок дел?
7. Какова последовательность расположения
Тема 4.3 Формирование, текущее хранение дел. Подготовка дел к передаче и порядок передачи дел в архив
1. Формирование и оформление дел.
2. Организация оперативного хранения документов.
3. Экспертиза ценности документов.
4. Оформление дел.
5. Оформление обложки дел.
6. Составление описей.
7. Порядок передачи документов на хранение в архив.
1.Формирование и оформление дел
Формированием дел называется группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой.
Формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.1 (Схема).
Схема Формирование дела 
Основными нормативными документами, которыми необходимо пользоваться при организации работы по формированию, оформлению и хранению дел являются: "Основные правила работы ведомственных архивов", "Государственная система документационного обеспечения управления", "Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах государственной власти".
Порядок формирования, хранения и оформления дел должен быть определен на основании указанных нормативных актов, изложен в инструкции по делопроизводству конкретной организации (учреждения). Этой инструкцией должны руководствоваться работники организации (учреждения), ответственные за формирование и хранение дел.
Дела формируются и хранятся в структурных подразделениях организации (учреждения).
В структурных подразделениях выделяются лица, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела. Формированием дел и методическое руководство этой работой осуществляется ведомственным архивом.
Формирование дела начинается сразу с начала года. На каждое названное дело в номенклатуре должна быть заведена папка. Это может быть папка скоросшиватель или папка регистратор. Обложка дела должна быть оформлена, и содержать следующую информацию:
- наименование организации (полное или сокращенное, если оно официально закреплено) указывается непосредственная подчиненность;
- наименование структурного подразделения;
- индекс дела по номенклатуре (Например Дело № 06-03, где 06 - это индекс структурного подразделения, 03 - порядковый номер дела в номенклатуре);
- заголовок дела (переносится на обложку из номенклатуры без изменений);
- срок хранения.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:
- помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел;
- запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, за исключением экземпляров особо ценных документов;
- документы постоянного и временного хранения группировать отдельно;
- включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
- каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с ГОСТ Р6.30-97 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"
- группировать в дело документы одного календарного года, исключение составляют - судебные дела, личные дела, переходящие дела;
- группировать в дело документы в зависимости от специфики деятельности того или иного учреждения ( Например: документы учебных заведений, которые формируются на учебный год, документы театров, характеризующие сценическую деятельность, в пределах театрального сезона и др.);
- дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см, при наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением " т.1, т.2 " и т.д. Количество томов каждого дела указывается в номенклатуре дел в конце года.
В дело помещаются документы, по своему содержанию соответствующие заголовку дела. Внутри дела документы располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Организационно-распорядительные документы группируются в дела по видам в хронологическом порядке с относящимися к ним приложениями.
Организационно-правовыедокументы,утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются в дела вместе с ними. Если они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельное дело.
Приказы по основной деятельности формируют отдельно от приказов по личному составу.
Приказы по личному составу группируют в дела в соответствии с установленными сроками хранения. Приказы по приему, увольнению группируются отдельно от приказов по командировкам и приказам по отпускам.
Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере поступления документа.
Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в алфавитном порядке в самостоятельные дела.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. Приложения, объемом которых, свыше 250 листов составляют отдельный том.
Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ - ответ помещается за документом - запросом.
Правильная группировка документов в дела и их систематизация в деле, конечно, значительно облегчают работу с документами в текущей деятельности, проведение экспертизы ценности документов и подготовку документов к последующему хранению и использованию
Схема
Оформление обложки дела
Обложка дела оформляется после подшивки и нумерации листов. Требования к оформлению обложки закреплены ГОСТ 17914 - 72.1
Для изготовления обложек применяется только картон. Корешок обложки должен быть гибким, шириной 40 мм.2 После подшивки документов и нумерации листов производится оформление обложки дела.
Образец обложки
(название организации и структурного подразделения)
ДЕЛО № ________ том № ________
(заголовок дела)
|  (год) на __________ листов хранить постоянно
|
При заведении дела на его обложку уже выносят ряд сведений по номенклатуре дел:
- полное наименование организации с указанием ее подведомственности (именительный падеж);
- наименование структурного подразделения;
- делопроизводительный индекс дела, состоящий из индекса структурного подразделения и номера дела по номенклатуре;
- заголовок дела;
- срок хранения дела.
При подготовке дела к хранению или передаче в ведомственный архив эти данные уточняются и дополняются. Дополнительно проставляются :
- даты дела (тома, части);
- номер тома (части), если дело имеет несколько томов (частей);
- количество листов в деле;
- архивный шифр дела (номер фонда, описи и дела по описи).
На обложке дел, подлежащих постоянному хранению, предусмотрено место для наименования государственного архива, в который они будут переданы, кодов государственного архива и организации.
Если в течение года в наименовании учреждения или структурного подразделения произошли изменения или дело передано в другое структурное подразделение, при оформлении к хранению на обложке дописывается новое название, а старое заключается в скобки.
На обложке дела обязательно указывается дата дела, т.е. год заведения и окончания деля в делопроизводстве. Дата дела не указывается на обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты, т.к. их дата отражается в заголовках дел. При обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначается арабскими цифрами, название месяца пишется словами.
На обложке дела обязательно указывается количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела и срока хранения дела (переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел организации).
4. Составление описей
Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Одновременно опись дел является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел.
На все завершенные в делопроизводстве организации дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются описи дел.
Описи составляются отдельно на:
- дела постоянного хранения;
- дела временного (свыше 10 лет) хранения;
- дела по личному составу и иные однотипные дела;
- на дела, состоящие из специфических, характерных только для данной организации, документов (рационализаторские предложения, судебные и следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.);
- служебные ведомственные издания.
Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
При подготовке к передаче в ведомственный архив дел за несколько лет, дела сначала раскладывают по годам, а в пределах года по структурным подразделениям. Такая систематизация дел называется хронологически-структурная.
Например:
1998год 1999 год
Канцелярия Канцелярия
Отдел кадров Отдел кадров
Отдел маркетинга Отдел маркетинга
Бухгалтерия Бухгалтерия
Отдел труда и Отдел труда и
заработной платы заработной платы
Раскладывая дела по годам, надо учитывать, что дела относятся к тому году, в котором они начаты Ведение профессиональных документовм. Дело, начатое в одном структурном подразделении и переданное для окончания в другое, относится к той структурной части, где оно было закончено Ведение профессиональных документовм.
Внутри каждой структурной части дела располагаются в порядке значимости содержащихся в них документов по такой примерной схеме:
- приказы, распоряжения, указания вышестоящих учреждений, относящиеся к основной деятельности;
- приказы, протоколы и другие распорядительные документы учреждения;
- планы, сметы;
- отчеты, балансы;
- доклады, переписка и т.д.
Внутри каждой группы дела систематизируются по значимости вопросов, хронологии или алфавиту.
Дела по личному составу систематизируются отдельно, так как на них составляется самостоятельная опись.
При большом объеме специальной документации - технической, технологической, рационализаторских предложений - на нее так же составляются отдельные описи.
В описание каждого дела входит:
- порядковый номер;
- индекс дела;
- заголовок дела
- дата
- количество листов
- примечания.
УТВЕРЖДАЮ Наименование должности Руководителя структурного Подразделения Подпись Расшифровка Подписи Дата ОПИСЬ №
№ _________ , в том числе: литерные номера: пропущенные номера: Наименование должности составителя описи Подпись Расшифровка подписи Дата |
Все эти данные переписываются с обложки дела. Дела вносятся в опись в том порядке, в котором они были систематизированы. Каждое дело в описи получает отдельный номер, который тут же проставляется на обложку дела.
В том случае, когда дело состоит из нескольких томов, каждый том вносится в опись под самостоятельным номером.
5. Порядок передачи документов на хранение в архив
Передача документов на хранение в ведомственный архив осуществляется согласно утвержденного графика. График составляется архивом и утверждается руководителем организации (учреждения). Эта работа должна проводится ежегодно.
В ведомственный архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хра
ения и по личному составу. Передача производится по описям.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив не передаются, а хранятся в структурных подразделениях и по истечению сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
Дела принимаются работником ведомственного архива в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии. После приема всех дел по описи в конце каждого экземпляра описи делается заверительная надпись с указанием цифрой и прописью фактического количества дел, переданных в архив, и номера отсутствующих дел, если такие будут. Под заверительной надписью ставится дата приема-передачи дел и подписи лиц, осуществлявших ее. Один экземпляр описей возвращается сдатчику.
При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.
КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ
1. Что называется "формированием дела"?
2. Каковы правила формирования дел?
3. Какое значение имеют сроки хранения документов при формировании дел?
4. Как располагаются документы внутри дела?
5. Что означает экспертиза ценности документов? Для чего она проводится?
6. Каков порядок подшивки и нумерации дел постоянного хранения?
7. Какие требования предъявляются к хранению документов и дел в структурных подразделениях?
8. Каковы правила подготовки дел к сдаче в архив организации?
9. Какие операции должны быть выполнены в случае необходимости изъятия документа из дела постоянного хранения?
10. Каков порядок сдачи дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) в архив?
Рекомендованная литература
Андреева В.И. Работа с документами в делопроизводстве. – М.: ЗАО «Бизнес-школа», 1997. – 144 с.
Бардаев Э.А., Кравченко В.Б. Документоведение: Учебник. М., 2008 – 304 с.
Белов А.Н. Ведение профессиональных документов и документооборот: Учебное пособие. – М., - 2008. – 560 с.
Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Ведение профессиональных документов: Учебник / Под общ. ред. Проф. Т.В. Кузнецовой. – М., 2006. – 560 с.
Ведение профессиональных документов в образовательном учреждении. – М.: Образование в документах. – Кн.1. – 2004. – 160 с.
Ведение профессиональных документов в образовательном учреждении. – М.: Образование в документах. – Кн.2. – 2004. – 104 с.
Ведение профессиональных документов в образовательном учреждении. – М.: Образование в документах. – Кн.3. – 2004. – 164 с.
Ведение профессиональных документов. Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов /Под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2008. – 480 с.
Ведение профессиональных документов. Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов /Под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2008. – 480 с.
Зиновьева Н.Б. Документоведение: Учебное пособие. – М., 2001.
История делопроизводства в СССР: Учебное пособие. М., 1974. – 170 с.
Кирсанова М.В. Современное Ведение профессиональных документов. – М.: ИНФРА-М, 2002. – CD-ROM
Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. – М.: Инфра-М, 2004. – 320 с.
Куняев Н.Н. Документоведение: учебник / Н.Н. Куняев, Д.Н. Уралов, А.Г. Фабричнов; под ред. Проф. Н.Н. Куняева. – М., 2008. – 352 с.
Кушнаренко Н.Н. Документоведение: Учебник. Киев. – 2006. – 460 с.
Ларьков Н.С. Документоведение: учебное пособие. – М.: АСТ: Восток-Запад, 2006. – 427 с.
Макарова Н.В. Компьютерное Ведение профессиональных документов. – М.; СПб.; Нижний Новгород, 2005. 410 с.
Митяев К.Г. История и организация делопроизводства в СССР. М., 1959.
Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления: учебно-практическое пособие. – М., 2006. – 384 с.
Стенюков М.В. Документы. Ведение профессиональных документов: Практическое пособие по документационному обеспечению управления. – М.: «Приор», 1998. – 144 с.
Стенюков М.В. Основы документоведения и делопроизводства. Учебное пособие – М.: А-Приор, 2007. – 224 с.
Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Оформление документов. Комментарий к ГОСТ Р 6.30 - 97. – М.: Дело, 1999. – 232 с.
Басовская Е.Н. Ведение профессиональных документов: Учебное пособие. М., 2002.
Васильева И.Н. Организация делопроизводства и персональный менеджмент. М., 2004.
Ватолина М.В. Организация работы с документами. М., 2004.
Вигера А.М. Секретарское дело: Учебное пособие. Ростов-на-Дону, 2003.
Ведение профессиональных документов. Образцы, документы, организация и технология работы. М., 2003.
Документационное обеспечение деятельности предприятия. – М.: ГТК «Метод», 1999. – 59 с.
Исакова А.И., Исаков М.Н. Документоведение. Часть 1: Учебное пособие. – Томск: Томский межвузовский центр дистанционного образования, 2001. – 106 с.
Исакова А.И., Исаков М.Н. Документоведение. Часть 2: Учебное пособие. – Томск: Томский межвузовский центр дистанционного образования, 2001. – 91 с.
Исакова А.И., Исаков М.Н. Документоведение: Учебно-методическое пособие. – Томск: Томский межвузовский центр дистанционного образования, 2001. – 42 с.
Ларин. М.В., Сокова А.Н. Оформление служебных документов. Рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30 – 2003. М., 2006.
Ларьков Н.С. Актуальные проблемы документоведения на современном этапе / Документ в меняющемся мире: Материалы Первой Всероссийской научно-практической конференции (27 – 28 ноября 2003 г.) / Под. ред. профессора Н.С. Ларькова. Томск: Изд-во Том. ун-та, 2004. – С. 3-13.
Муштоватый И.Ф. Компьютер для секретаря. Ростов-на-Дону, 2003.
Организация работы с документами: Учебник / Под ред. В.А. Кудряева. М., 2002.
Охотников А.В. Документоведение и Ведение профессиональных документов: Учебное пособие. М., 2004.
Паневчик В.В. Ведение профессиональных документов. Документационное обеспечение управления. М., 2003.
Рогожин М.Ю. Деловые документы в примерах и образцах. М., 2005.
Сологуб О.П. Ведение профессиональных документов: Учебное пособие. М., 2008.
Труханович Л.В., Щур Д.Л. Справочник по кадровому делопроизводству. М., 2006. – 640 с.
Хандадашева Компьютер и другая оргтехника для секретаря-референта. Ростов-на-Дону, 2003.
Чуковенков А.Ю. Оформление документов. М., 2001
Швецова-Водка Г.Н. Общая теория документа и книги. М., 2009. – 487с.
Стандарты и классификаторы
1 ГОСТ 6.10.4-84 Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники.
2 ГОСТ 6.10.5-87 Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца.
3 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
4 ГОСТ Р 51141-98. Ведение профессиональных документов и архивное дело. Термины и определения.
5 ГОСТ Р 51511-2001. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования.
6 ОК-009-93. Общероссийский классификатор специальностей по образованию.
7 ОК-011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации.
8 ОК-016-94. Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.
9 ОК-018-95. Общероссийский классификатор информации о населении.
10 К-006-93. Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления.19,20
Нормативные правовые акты
1 Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
2 Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».
3 Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».
4 Постановление Правительства Российской Федерации от 08.07.1997 №835 «О первичных учетных документах».
5 Постановление Правительства Российской Федерации от 03.12.2002 №859 «Об обязательном экземпляре изданий».
6 Постановление Правительства Российской Федерации от 10.11.2003 №677 «Об общероссийских классификаторах технико-экономической и социальной информации в социально-экономической области».
7 Постановление Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 №477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».
8 Приказ Главархива СССР от 23.05.1988 № 33 «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения». Одобрена решением коллегии Главархива СССР от 27.04.1988.
9 Приказ Минкультуры РФ от 08.11.2005 № 536 «О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти».
10 Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Утвержден Росархивом 06.10.2000.
Интернет-ресурсы
|
Название темы
Объем часов
1
2…
3
4
Итого
Лекции
Курс: Делопрозводство в социальной работе
Тема 1. 1 Предмет, содержание и задачи курса
1. Предмет содержание и задачи курса.
2. Источники.
1. Предмет содержание и задачи курса
Документоведение сравнительно молодая научная дисциплина, которая выросла сначала в рамках архивоведения и лишь в 1942 г. профессор К.Г. Митяев разработал самостоятельный курс "История и организация делопроизводства в СССР" , а год спустя ввел в оборот термин "документоведение". К концу 1950-х - началу 1960-х годов объемы информации увеличиваются в связи с научно-технической революцией, что приводит к росту количества документов. Возникает острая необходимость в научных исследованиях в этой области, а также в подготовке высококвалифицированных кадров, что послужило дальнейшим толчком к развитию документоведения как научной и учебной дисциплины. К сожалению, круг специалистов, занимающихся вопросами документоведения очень мал. Росархив в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет методическое руководство и контроль за организацией работы с документами в федеральных органах власти, координирует научно-исследовательскую работу в области документоведения, разрабатывает и утверждает обязательные для исполнения нормативно-методические материалы по организации делопроизводства. Большую работу в этой отрасли проводит Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), созданный в 1966 году. Директор ВНИИДАД М.В.Ларин справедливо ставит проблему управления документацией в современных условиях, решение которой позволит обеспечить доступ потребителей к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств. В настоящее время "документоведение вступило в очень ответственную сферу деятельности по автоматизации управления документами, где наблюдаются общие, пересекающиеся и соприкасающиеся проблемы различных научных дисциплин, профессиональных областей и технологических подходов". Огромный вклад в разработку документоведческих проблем и подготовку специалистов данного профиля вносит кафедра документоведения Российского государственного гуманитарного университета (РГГУ).
Документоведение - научная дисциплина, которая изучает в историческом развитии:
1) закономерности образования документов;
2) способы их создания;
3) становление и развитие систем документации, складывающиеся в различных отраслях человеческой деятельности.
Ведение профессиональных документов определяется как "отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами", т.е. весь процесс с момента создания документа и до его уничтожения или передачи на хранение в архив.
Важнейшей задачей документоведения на современном этапе является теоретическое обоснование процессов документационного обеспечения управления. Это предмет документоведение. Сама же организация документных работ: создание, изготовление, прием, распределение, регистрация документов, контроль исполнения, справочная работа, вопросы классификации документов, порядок проведения экспертизы ценности, хранения и использования документов - предмет делопроизводства. Параллельно с термином "Ведение профессиональных документов" в 90-е годы используется термин "документационное обеспечение управления" и "информационно-документационное обеспечение управления". Появление этих терминов связано с внедрением компьютерных систем в управление и с тем, что помимо традиционной работы с документами осуществляется и информационное обеспечение управления, работа с базами данных.
Документы являются объектом исследования многих научных дисциплин - архивоведения, источниковедения, информационных дисциплин, правовой, исторической науки, бухгалтерского учета, статистики и др. Так, для юриста документ служит способом доказательства, свидетельства чего-либо, для историка - исторический источник, для специалиста в области управления - средство фиксации и передачи управленческих решений. В отличие от перечисленных наук документоведение интересуется документом как таковым, не рассматривая его в качестве средства для решения других задач.
Таким образом, объектом документоведения является документ в том смысле как это определено в государственном стандарте на терминологию в области документоведения и архивоведения: "Документ; документированная информация: зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать".
Причина появления любого документа - необходимость зафиксировать информацию. Отобразив информацию, документ обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени. Таким образом, документ оценивается по информации, которую он содержит.
Документ как объект исследования можно рассматривать на разных уровнях:
1) это может быть отдельный документ;
2) система документов (документы, применяемые в определенной сфере деятельности);
3) вся совокупность разнообразных систем документации, т.е. все виды, жанры документов, создающихся в обществе
В настоящее время документоведение рассматривается преимущественно как теория документационного обеспечения управления (ДОУ), но все другие системы не должны упускаться из вида.
Документоведение является одной из научных дисциплин, участвующих, с одной стороны, в совершенствовании функционирования государства, а с другой стороны - в решении задачи обеспечения общества ретроспективной документной информацией (через архивоведение).
Предметом документоведения является изучение закономерностей развития документации с целью повышения культуры документа и сокращения документооборота.
Организация делопроизводства делится условно на две части:
- документирование (составление и оформление документов);
- организация работы с документами: получение-отправка, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, подготовка в архив, уничтожение.
2. Источники
В основе изучения истории делопроизводства XVI - начала ХХ вв. лежали законодательные акты - Судебник 1550 г. и Соборное уложение 1649 г.; Генеральный регламент 1720 г.; "Табель о рангах" 1722 г.; "Учреждения для управления губерний Российской империи" 1775 г.; "Общее учреждение министерств" 1811 г.; "Положение о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве" 1911 г. Законодательные акты XVI - начала ХХ вв. - важнейшие источники о преобразованиях структуры органов управления и организации делопроизводства. За дореволюционный период законодательный материал, опубликован в "Полном собрании законов Российской империи" и "Своде законов Российской империи".
В советскую эпоху законодательство по документоведению опубликовано в учебном пособии под редакцией Я.З. Лившица.
Источниками по организации работы с документами в дореволюционный период являются также руководства к составлению деловых бумаг в письмовниках XVIII-XIX веков. Такие сборники включают образцы документов с кратким или подробным руководством, как сочинять разного рода письма. К переписке было принято относить такие документы, как прошения, заявления, постановления, доношения, записки, расписки, векселя и некоторые др. Письмовники имели большое значение для практики делопроизводства. Известно более ста сборников, изданных в конце XVIII - начале ХХ века.
Правила оформления документов закрепляются в правовых и нормативных актах, полностью или частично посвященных этим вопросам, издаваемых федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, органами управления коммерческих и некоммерческих организаций и их объединений. Важное значение для изучения современного делопроизводства имеют Конституция Российской Федерации, Гражданский кодекс РФ и действующие законодательные и нормативные акты, которые регламентируют общие принципы организации документационного обеспечения деятельности физических (граждан) и юридических лиц. Например, Гражданский кодекс устанавливает виды документов, фиксирующие гражданские взаимоотношения. Специальные федеральные законы закрепляют обязательность документирования информации и регулируют работу с документами.
Требования к оформлению документов закрепляются в государственных стандартах на документацию. Стандарт, как информативно-технический документ (образец, эталон, модель) устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом. Применение стандартов способствует улучшению качества документов.
Под унификацией понимается "приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию". Действующие сегодня общегосударственные нормативно-методические материалы по организации делопроизводства изучаются в рамках данного курса: ГСДОУ, Типовая инструкция по делопроизводству федеральных органов исполнительной власти, Основные правила работы ведомственных архивов, Перечни документов со сроками хранения, государственные стандарты , общероссийские классификаторы технико-экономической документации.
КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ
1. Каково значение и место документов в системе управления?
2. Перечислите факторы, повлиявшие на развитие и становление документоведения как научной дисциплины?
3. Как определяется понятие "Ведение профессиональных документов" по ГОСТ Р 51141-98 Ведение профессиональных документов и архивное дело. Термины и определения?
4. С какими научными дисциплинами тесно связано документоведение?
5. Какие группы источников для изучения курса можете выделить?
Рекомендованная литература
Основная литература
1. Андреева В.И. Работа с документами в делопроизводстве. – М.: ЗАО «Бизнес-школа», 1997. – 144 с.
2. Бардаев Э.А., Кравченко В.Б. Документоведение: Учебник. М., 2008 – 304 с.
3. Белов А.Н. Ведение профессиональных документов и документооборот: Учебное пособие. – М., - 2008. – 560 с.
4. Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Ведение профессиональных документов: Учебник / Под общ. ред. Проф. Т.В. Кузнецовой. – М., 2006. – 560 с.
5. Ведение профессиональных документов в образовательном учреждении. – М.: Образование в документах. – Кн.1. – 2004. – 160 с.
6. Ведение профессиональных документов в образовательном учреждении. – М.: Образование в документах. – Кн.2. – 2004. – 104 с.
7. Ведение профессиональных документов в образовательном учреждении. – М.: Образование в документах. – Кн.3. – 2004. – 164 с.
8. Ведение профессиональных документов. Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов /Под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2008. – 480 с.
9. Ведение профессиональных документов. Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов /Под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2008. – 480 с.
10. Зиновьева Н.Б. Документоведение: Учебное пособие. – М., 2001.
11. История делопроизводства в СССР: Учебное пособие. М., 1974. – 170 с.
12. Кирсанова М.В. Современное Ведение профессиональных документов. – М.: ИНФРА-М, 2002. – CD-ROM
13. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. – М.: Инфра-М, 2004. – 320 с.
14. Куняев Н.Н. Документоведение: учебник / Н.Н. Куняев, Д.Н. Уралов, А.Г. Фабричнов; под ред. Проф. Н.Н. Куняева. – М., 2008. – 352 с.
15. Кушнаренко Н.Н. Документоведение: Учебник. Киев. – 2006. – 460 с.
16. Ларьков Н.С. Документоведение: учебное пособие. – М.: АСТ: Восток-Запад, 2006. – 427 с.
17. Макарова Н.В. Компьютерное Ведение профессиональных документов. – М.; СПб.; Нижний Новгород, 2005. 410 с.
18. Митяев К.Г. История и организация делопроизводства в СССР. М., 1959.
19. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления: учебно-практическое пособие. – М., 2006. – 384 с.
20. Стенюков М.В. Документы. Ведение профессиональных документов: Практическое пособие по документационному обеспечению управления. – М.: «Приор», 1998. – 144 с.
21. Стенюков М.В. Основы документоведения и делопроизводства. Учебное пособие – М.: А-Приор, 2007. – 224 с.
22. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Оформление документов. Комментарий к ГОСТ Р 6.30 - 97. – М.: Дело, 1999. – 232 с.
Дополнительная литература
- Басовская Е.Н. Ведение профессиональных документов: Учебное пособие. М., 2002.
- Васильева И.Н. Организация делопроизводства и персональный менеджмент. М., 2004.
- Ватолина М.В. Организация работы с документами. М., 2004.
- Вигера А.М. Секретарское дело: Учебное пособие. Ростов-на-Дону, 2003.
- Ведение профессиональных документов. Образцы, документы, организация и технология работы. М., 2003.
- Документационное обеспечение деятельности предприятия. – М.: ГТК «Метод», 1999. – 59 с.
- Исакова А.И., Исаков М.Н. Документоведение. Часть 1: Учебное пособие. – Томск: Томский межвузовский центр дистанционного образования, 2001. – 106 с.
- Исакова А.И., Исаков М.Н. Документоведение. Часть 2: Учебное пособие. – Томск: Томский межвузовский центр дистанционного образования, 2001. – 91 с.
- Исакова А.И., Исаков М.Н. Документоведение: Учебно-методическое пособие. – Томск: Томский межвузовский центр дистанционного образования, 2001. – 42 с.
- Ларин. М.В., Сокова А.Н. Оформление служебных документов. Рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30 – 2003. М., 2006.
- Ларьков Н.С. Актуальные проблемы документоведения на современном этапе / Документ в меняющемся мире: Материалы Первой Всероссийской научно-практической конференции (27 – 28 ноября 2003 г.) / Под. ред. профессора Н.С. Ларькова. Томск: Изд-во Том. ун-та, 2004. – С. 3-13.
- Муштоватый И.Ф. Компьютер для секретаря. Ростов-на-Дону, 2003.
- Организация работы с документами: Учебник / Под ред. В.А. Кудряева. М., 2002.
- Охотников А.В. Документоведение и Ведение профессиональных документов: Учебное пособие. М., 2004.
- Паневчик В.В. Ведение профессиональных документов. Документационное обеспечение управления. М., 2003.
- Рогожин М.Ю. Деловые документы в примерах и образцах. М., 2005.
- Сологуб О.П. Ведение профессиональных документов: Учебное пособие. М., 2008.
- Труханович Л.В., Щур Д.Л. Справочник по кадровому делопроизводству. М., 2006. – 640 с.
- Хандадашева Компьютер и другая оргтехника для секретаря-референта. Ростов-на-Дону, 2003.
- Чуковенков А.Ю. Оформление документов. М., 2001
- Швецова-Водка Г.Н. Общая теория документа и книги. М., 2009. – 487с.
Тема 1. 2 Понятие о документе, функции и свойства документов, классификация документов
1. Понятие о документе.
2. Функции документов.
3. Способы документирования.
4. Материальные носители информации.
5. Свойства документа.
6. Классификация документов по различным признакам.
Понятие о документе
Терминология, используемая при работе с документами закреплена в зако-нах и других нормативных актах, в ГОСТ Р 51141 - 98 "Ведение профессиональных документов и архивное дело. Термины и определения" и в различных словарях. Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. № 24 - ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" содержит ряд понятий в области создания документов. Под информацией в законе понимаются сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления. Термины "документированная информация" и "документ" в законе и в ГОСТе на терминологию рассматриваются как синонимы и определяются как зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Реквизит - "обязательный элемент оформления официального документа" ("дата", "подпись", "печать", "текст документа" и др.)
Документ создается в результате документирования - записи информации на различных носителях по установленным правилам. Носитель - это материальный объект, который используется для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Управленческая документация подразделяется на отдельные системы. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
В русский язык слово "документ" пришло во времена Петра I и первоначально имело значение письменного свидетельства. Затем появляются термины "деловая бумага", "служебный документ", "акт" и подчеркивается значение документа в управлении. Выделяются "счетные документы", "исторические документы".
Понятие "документ" используется во всех сферах общественной деятельности. Почти каждая отрасль знания дает свое толкование этого термина. К сожалению, до настоящего времени среди специалистов в области документоведения, библиотековедения, информатики и др. сфер нет единства в понимании понятия "документ", не смотря на наличие ряда законодательных и официальных определений. В зависимости от того какая отрасль знания дает это определение, преобладает какой-то один аспект (правовой, управленческий, исторический) и само понятие "документ" определяют различным образом, хотя информационная его сущность очевидна. Эволюция понятия "документ", которое дает документоведение: 1) документ - материальный объект, 2) документ - носитель информации, 3) документ - документированная информация.
Таким образом, в последнее время происходит перенос смысловой нагрузки в определении "документа" с материальной составляющей на информационную. Официальное толкование данного термина дает ГОСТ Р 51141 - 98 "Ведение профессиональных документов и архивное дело. Термина и определения".
2. Функции документов
Для понимания эволюции документа важно изучать вопрос о его функциях. Функция документа есть его целевое назначение, присущее ему независимо от того осознана эта функция автором или нет. Любой документ обладает определенными функциями, выяснение которых важно для определения цели создания документа, для его классификации и изучения роли в данной социальной структуре и экономической системе. Автор документа, фиксируя информацию не всегда программирует какую-либо функцию. Документ полифункционален (многофункционален), т.е. содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение. Выделяются функции общие и специальные. Общие - это информационная, социальная, коммуникативная, культурная; специальные - управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета (Схема № 1).
Схема № 1 Функции документа
Информационная функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа - необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности.
Информацию, содержащуюся в документах можно подразделить на: 1) ретроспективную (относящуюся к прошлому); 2) оперативную (текущую); 3) перспективную (относящуюся к будущему). Существуют и другие классификации информации. Например, разделение на первичную и вторичную; по жанрам; видам; носителям и проч.
Каждый документ имеет информационную емкость (или информационный потенциал), т.е. количество и качество информации.
Информационная емкость характеризуется такими показателями: полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, ее полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ.
Социальная функция тоже присуща многим документам, т.к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов. Документ также сам может влиять на социальные отношения них в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем может не только стимулировать их развитие социальных процессов, но и тормозить.
Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться. Можно выделить две категории документов, в которых ярко выражена коммуникативная функция:
1) документы, ориентированные в одном направлении (законы, указы, распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные записки и др.);
2) документы двустороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.) .
Культурная функция - способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно-технический документ и др.).
Управленческая функция выполняется официальными документами, которые специально созданы для целей и в процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.). Эти документы играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений.
Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений. Можно выделить две категории документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие ею и приобретающие ее на время.
В первую группу входят все документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также другие документы, влекущие за собой юридические последствия. Сюда относятся все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все договорные, удостоверительные документы (паспорта, пропуска, удостоверения и т.д.) и оправдательно-финансовые документы (накладные, приходные ордера, счетно-платежные требования и т.п.).
Ко второй категории относятся документы, которые на время приобретают эту функцию, являясь доказательством каких-либо фактов в суде, органах следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе любой документ может быть доказательством и тем самым временно будет наделен правовой функцией.
Функция исторического источника изучается исторической наукой. Существует две точки зрения: первая - документ становится историческим источником с момента передачи его на архивное хранение; вторая - документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком лишь когда документ поступает в архив. Таким образом, эта функция начинает доминировать в документе, если он выступает как источник информации для историка, исследующего ту или иную проблему.
Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Основные виды учета - статистический, бухгалтерский, оперативный отражаются в статистических и финансово-экономических документах, плановой, отчетной, документации.
Автор документа, как правило, наделяет его какой-то одной функцией, объективно же этот документ несет и иные функции и с течением времени удельный вес той или иной функции изменяется. Перечисленные функции можно подразделить на функции оперативного характера, время действия которых ограничено (управленческая, правовая, учета) и функции постоянно действующие (информационная, социальная, исторического источника). Например, аттестат зрелости содержит информационную, культурную, социальную, правовую и функцию исторического источника, др. примеры.
3. Способы документирования
Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам.
Носитель документированной информации - материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Средства документирования - орудия, используемые человеком для создания документов (простые, механические, электромеханические). К средствам документирования относятся пишущие машины, компьютерная техника, магнитофоны, диктофоны, фото, кино, видео техника.
В зависимости от того, какое средство документирования используется, различают и способы документирования.
- Текстовое документирование.
Текстовой документ: документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовое документирование получило самое широкое распространение. С его помощью документируется деятельность государственных учреждений, предприятий и отдельных лиц.
Техническое документирование.
Техническое документирование является способом запечатления технической мысли. Технические документы - обобщающее название документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного производства. Технические документальные материалы ведут записи процессов труда, средств производства (чертежи, рисунки, расчеты, графики, технические описания и др.) Это также документация, связанная с геодезией, картографией, гидрометеослужбой.
- Фотокино-видеодокументирование.
Фотодокумент - изобразительный документ, созданный фотографическим способом . Особенность фотодокументов - возникают в момент событий, поэтому они благодаря точности, наглядности имеют большую ценность и находят широкое применение в различных областях деятельности человека: в медицине, науке, искусстве, в судебной практике, в журналистике и т.д. С помощью микрофотокопирования получаются копии документов.
Кинодокумент - изобразительный и аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом . Кинодокумент отражает события в динамике, движении. Сейчас большое распространение получили видеодокументы, снятые на магнитную пленку.
Фонодокумент - документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи. Аудиовизуальные документы широко применяются.
4. Документы на машинных носителях. Электронное документирование.
С помощью специальных материальных носителей, на которых данные фиксируются специальными условными обозначениями, создаются документы с информацией в форме, понятной только машине. Чтобы человек мог прочесть информацию, обработанную машиной, ее нужно преобразовать в вид, пригодный для визуального восприятия.
Документ на машинном носителе - документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.
Появление машинного документирования не отменяет предшествующих способов записи информации. Наряду с традиционными видами документов появляются все более сложные нетрадиционные виды документов на новейших носителях.
Дата: 2019-04-23, просмотров: 267.
