Документ, который создан в обществе входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной классификации видов и разновидностей документов. 

Важнейшим признаком для классификации документов является его содержание. Служебные документы могут подразделяться: по административным вопросам; материально-техническому снабжению; планированию; оперативной деятельности; бухгалтерскому учету; подготовке и расстановке кадров; финансово-кредитным и внешнеторговым вопросам и т.д.

Все документы, обращающиеся на предприятии, могут классифицироваться по следующим признакам.

По наименованию существует множество разновидностей документов. Приведем лишь некоторые: приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности и т.д. По способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных компьютерах), графические и фотофоно-кинодокументы.

По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые - это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных освещается несколько вопросов.
По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности: совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования (ДСП), с грифом "конфиденциально".

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.
  По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроками исполнения, установленными законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом "срочно".
По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные (письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб).

По срокам хранения документы делятся на документы временного и постоянного срока хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные - обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.
По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы.

Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.

Типовыми являются документы, создаваемые вышестоящими органами для организаций с однородными функциями и носят обязательный характер.

Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации. Такие документы перспективны, т.к. экономят время на подготовку.
Примерные документы носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.

Анкета - способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа.

Таблица - документ, в котором постоянная информация размещается в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) - на пересечении соответствующих граф и строк.

Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные. В табличной форме оформляются штатное расписание, план, график отпусков и другие документы.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1. Как связаны понятия "документ" и "информация"? Какое значение имеют информация и документы в жизни человека и общества?

2. Какое определение понятия "документ" дано в Федеральном законе "Об информации, информатизации и защите информации"и в ГОСТ Р51141-98?

3. Как развивалось понятие "документ"?

4. Почему информационная функция присуща всем документам?

5. Какие документы наделены правовой функцией изначально?

6. Почему документ полифункционален?

7. Какие способы документирования можете назвать?

8. Какие новые носители информации Вы знаете?

9 Что влияет на приобретение документом юридической силы?

10. Какие можно дать классификации документа и по каким признакам?

11. Почему законы предписывают обязательность документирования информации?

Рекомендованная литература

Основная литература

Андреева В.И. Работа с документами в делопроизводстве. – М.: ЗАО «Бизнес-школа», 1997. – 144 с.

Бардаев Э.А., Кравченко В.Б. Документоведение: Учебник. М., 2008 – 304 с.

Белов А.Н. Ведение профессиональных документов и документооборот: Учебное пособие. – М., - 2008. – 560 с.

Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Ведение профессиональных документов: Учебник / Под общ. ред. Проф. Т.В. Кузнецовой. – М., 2006. – 560 с.

Ведение профессиональных документов в образовательном учреждении. – М.: Образование в документах. – Кн.1. – 2004. – 160 с.

Ведение профессиональных документов в образовательном учреждении. – М.: Образование в документах. – Кн.2. – 2004. – 104 с.

Ведение профессиональных документов в образовательном учреждении. – М.: Образование в документах. – Кн.3. – 2004. – 164 с.

Ведение профессиональных документов. Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов /Под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2008. – 480 с.

Ведение профессиональных документов. Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов /Под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2008. – 480 с.

Зиновьева Н.Б. Документоведение: Учебное пособие. – М., 2001.

История делопроизводства в СССР: Учебное пособие. М., 1974. – 170 с.

Кирсанова М.В. Современное Ведение профессиональных документов. – М.: ИНФРА-М, 2002. – CD-ROM

Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. – М.: Инфра-М, 2004. – 320 с.

Куняев Н.Н. Документоведение: учебник / Н.Н. Куняев, Д.Н. Уралов, А.Г. Фабричнов; под ред. Проф. Н.Н. Куняева. – М., 2008. – 352 с.

Кушнаренко Н.Н. Документоведение: Учебник. Киев. – 2006. – 460 с.

Ларьков Н.С. Документоведение: учебное пособие. – М.: АСТ: Восток-Запад, 2006. – 427 с.

Макарова Н.В. Компьютерное Ведение профессиональных документов. – М.; СПб.; Нижний Новгород, 2005. 410 с.

Митяев К.Г. История и организация делопроизводства в СССР. М., 1959.

Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления: учебно-практическое пособие. – М., 2006. – 384 с.

Стенюков М.В. Документы. Ведение профессиональных документов: Практическое пособие по документационному обеспечению управления. – М.: «Приор», 1998. – 144 с.

Стенюков М.В. Основы документоведения и делопроизводства. Учебное пособие – М.: А-Приор, 2007. – 224 с.

Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Оформление документов. Комментарий к ГОСТ Р 6.30 - 97. – М.: Дело, 1999. – 232 с.

Дополнительная литература

Басовская Е.Н. Ведение профессиональных документов: Учебное пособие. М., 2002.

Васильева И.Н. Организация делопроизводства и персональный менеджмент. М., 2004.

Ватолина М.В. Организация работы с документами. М., 2004.

Вигера А.М. Секретарское дело: Учебное пособие. Ростов-на-Дону, 2003.

Ведение профессиональных документов. Образцы, документы, организация и технология работы. М., 2003.

Документационное обеспечение деятельности предприятия. – М.: ГТК «Метод», 1999. – 59 с.

Исакова А.И., Исаков М.Н. Документоведение. Часть 1: Учебное пособие. – Томск: Томский межвузовский центр дистанционного образования, 2001. – 106 с.

Исакова А.И., Исаков М.Н. Документоведение. Часть 2: Учебное пособие. – Томск: Томский межвузовский центр дистанционного образования, 2001. – 91 с.

Исакова А.И., Исаков М.Н. Документоведение: Учебно-методическое пособие. – Томск: Томский межвузовский центр дистанционного образования, 2001. – 42 с.

Ларин. М.В., Сокова А.Н. Оформление служебных документов. Рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30 – 2003. М., 2006.

Ларьков Н.С. Актуальные проблемы документоведения на современном этапе / Документ в меняющемся мире: Материалы Первой Всероссийской научно-практической конференции (27 – 28 ноября 2003 г.) / Под. ред. профессора Н.С. Ларькова. Томск: Изд-во Том. ун-та, 2004. – С. 3-13.

Муштоватый И.Ф. Компьютер для секретаря. Ростов-на-Дону, 2003.

Организация работы с документами: Учебник / Под ред. В.А. Кудряева. М., 2002.

Охотников А.В. Документоведение и Ведение профессиональных документов: Учебное пособие. М., 2004.

Паневчик В.В. Ведение профессиональных документов. Документационное обеспечение управления. М., 2003.

Рогожин М.Ю. Деловые документы в примерах и образцах. М., 2005.

Сологуб О.П. Ведение профессиональных документов: Учебное пособие. М., 2008.

Труханович Л.В., Щур Д.Л. Справочник по кадровому делопроизводству. М., 2006. – 640 с.

Хандадашева Компьютер и другая оргтехника для секретаря-референта. Ростов-на-Дону, 2003.

Чуковенков А.Ю. Оформление документов. М., 2001

Тема 2.1 Структура документа, требования к оформлению документов

1. Унификация и стандартизация.
2. Оформление реквизитов.
3. Требования к бланкам документов.
4. Требования к изготовлению документов.

Унификация и стандартизация

Унификация документов - установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов. Правовые основы стандартизации в Российской Федерации устанавливает закон , а также государственные стандарты . Унификация и стандартизация тесно связаны. Объекты унификации: 1) форма документов и состав включаемых в нее реквизитов, 2) системы документации, 3) тексты документов, 4)виды и разновидности документов. Разрабатываемые унифицированные формы объединяются в унифицированные системы документации. Управление стандартизацией в стране осуществляет Госстандарт России.

Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования оргтехники (Схема № 2).
Стандартизация документов - это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности (государственный стандарт - ГОСТ, отраслевой стандарт - ОСТ, республиканский стандарт - РСТ). Применение стандартов повышает качество документов.
В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами.

Схема № 2