Материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления пользователям Интернета и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав.
© 2018 - 2024
УК необходимо строить на принципах определяющих внимание менеджера к этой стороне его деятельности, как менеджера, а также научный подход к формированию системы коммуникации в организации.
1) Принцип формирования структуры коммуникации отвечающих потребностям сотрудничества партнерства и компетентности.
2) Принцип регулирования масштабов коммуникации для определенных должностных лиц и подразделений.
3) Принцип рационального использования рабочего времени руководителя.
4) Принцип информационного обеспечения коммуникации. Распределение информации для установления и поддержания необходимых коммуникаций.
5) Принцип полномочий и ответственности. Каждый работник должен четко знать свою компетенцию (задачи, обязанности, права на их реализацию)
6) Создание условий для проявление личностного потенциала сотрудника опыта, способностей.
7) Принцип регулирования коммуникативной нагрузки, различных звеньев организации
8) Принцип учета неформальных коммуникаций и использование их в процессе управления.
Современные средства коммуникации которые могут использовать организации представляют собой Эл. Почту, голосовую почту, факс, теле-конференцию, интернет или внутренние сети.
Вопрос 10. Технические средства в коммуникации.
Возможность непосредственного общения между людьми и могут служить для передачи информации личного характера. Появление новых технических средств комм. Умножает возможности, но не отменяет предыдущих форм комм. В новых средствах комм в качестве основного вида передачи сообщения используется язык. Передаются речевые сообщения по этому используется чаще всего радио вещание и ТВ. В ДО более важным может показаться необходимость передать партнеру частную информацию – не рассчитанную на широкую аудиторию. Широкий набор средств относящийся к документальной электронной связи. Предназначен для передачи сообщений представленных в форме документов т.е. буквенно-цифровых текстов, рукописей, чертежей, рисунков, фотографий.
Телефонная коммуникация
Традиционная телефонная связь является самым привычным и удобным способом. Современные технологии передачи данных позволяют использовать не традиционные методы для уменьшения стоимости услуг, в то же время сохраняя уровень удобства, использования и функциональности. При использовании телефонной коммуникации повышается оперативность вопросов, а также отпадает необходимость посылать письменное сообщение. У телефона есть ряд преимуществ, которых лишены другие средства коммуникации: Скорость передачи информации, немедленное установление связи с абонентом находящимся на любом расстоянии. Непосредственный обмен информации в форме диалога и возможность достичь договоренности не дожидаясь встречи, сокращение бумагооборота, экономия средств на организацию других видов контактов.
Факсимильная связь.
вносит свой вклад за счет быстрой и легкой рассылки документов участникам рабочей группы независимо от географического положения. Главное преимущество факсов - это скорость и возможность передачи информации, которую нельзя передать словами (график, подписи). в настоящее время факс широко используется в деловом общении. факсимильная связь по сути является электронной разновидностью обычной почтовой переписки. Также есть Адресат и получатель. само сообщение передается в виде письменного текста и визуально воспринимается как страница письма или документа. Факсимильная связь означает электрический способ передачи графической информации при котором происходит неподвижное изображение текста, таблиц, схем и т.п. и такая связь осуществляется по средствам факсимильных аппаратов. факсимильный аппарат представляет собой комплекс механических, свето-оптических и электронных устройств, которые служат как для передачи, изображений плоских объектов, по каналам электросвязи, так и для приема таких изображений с воспроизведением объекта в виде его копии. обычно такое сообщение оформляется в виде делового письма. в нем выдержаны все его реквизиты (дата, внутренний адрес, обращение). в месте с тем в факсе можно встретить некоторые сокращения присущи только телефонному сообщению. Стилистически факсы могут быть менее официальными, чем деловые письма. Как правило, на листе изображается эмблема компании, далее дата (день, месяц, год) отправки сообщения, время отправления сообщения, кому отправлено (имя и фамилия), номер факса адресата. Для того, чтобы послать факс необходимо подготовить отсылаемые документы (должны соответствовать требованиям делового письма), указать номер своего факса для того, чтобы с вами могли связаться, проставить номер своего партнера, название города и его код, название учреждения, фамилию и имя адресата. На бумагах, которые являются официальными, должны стоять печать и подпись ответственного лица.
Электронная почта
Эффективный, современный, надежный способ передачи информации. Переписка с помощью Емейла стала незаменимым атрибутом глобальных корпораций, так и маленьких фирм. Электронная почта – это эффективное средство связи для деловых общений, которые постепенно вытесняют бумажные носители. Электронное письмо очень быстро доставляется коллеге, а коллега в свою очередь может прочитать ваше письмо, в удобное ему время и посвятить этому достаточное внимание. Происходит качественный обмен. Электронное письмо отправленное с одного компьютера поступает на почтовую машину сетевого узла далее на машину адресата в его почтовый ящик. При этом не обязательно, чтоб компьютер был включен. Благодаря электронной почте возникает уникальная возможность ознакомить круг корреспондентов.
Конференция в интернете.
Позволяет: видеть, слышать, обмениваться данными, совместно обрабатывать в интерактивном режиме. Современные системы видео конференц связи позволяют смоделировать обстановку совещания таким образом, чтобы предоставить всем сторонам возможность видеть, слышать и работать с документами так, как будто все участники находятся в одной комнате. Она дает возможность активно участвовать на лекции или презентации. Участники могут участвовать в презентации т.е. слушать, видеть, задавать вопросы, и т.д. такая связь востребована, когда участники физически не могут встретится для принятия решения. Менеджеры компаний используют такую связь, с целью сокращения временных и финансовых затрат на командировки, а проводимые совещания становятся более продуктивными. Особенно широко такая связь используется в медицине. Телеконференция – это электронная газета состоящая целиком из объявлений подписчиков. Когда электронное сообщение предназначенное для широкой публики разумно воспользоваться электронной доской объявлений, а не электронной почтой. Для удобства теле конференции разбиты по темам и любой абонент сети может подписаться на них, получить материалы, отправлять свои. Теле конференции играю роль в дистанционном обучении, совершенствовании программного обеспечения, программ связи и телекоммуникационного оборудования привело к тому, что участники дистанционного обучения могут не только обмениваться сообщениями, но и слышать друг друга в режиме реального времени. Электронные формы – это место где можно обсуждать, причем каждый, в результате этой дискуссии находит правильный ответ и выход. Чаты – интерактивное общение в режиме реального времени с использованием специальных почтовых программ. Чаты эффективны для небольших групп от 2-5 чел. Аудио конференции это теле конференции появившиеся благодаря интернет телефонии.
Интернет.
Единое информационное пространство в мире. Быстрое общение, обмен информацией дает возможность совместной работы. Интернет – инфраструктура, по средством которой можно:
1) Предавать и принимать информацию Управлять ею Представлять ее
2) Применять классические правила бизнеса
3) Обеспечивать доступ к интеллектуальному достоянию всего мира
4) Обеспечивать связь между людьми и народами
5) Обеспечивать быстрые методы ведения дел.
Интернет активнее всего развивается в следующих сферах деятельности:
1. Коммерция – сделки, оплата
2. Образование
3. Работа – поиск вакансии
4. Политика
В жизни человека интернет играет следующую роль:
1) Эл. Почта в место факса
2) Возможность обмена информации
3) Коммерция
4) Передача данных
5) Управление информации
6) Помощь в решении проблем
Таким образом возможности интернет и средств делового общения по средствам интернета – это сотрудничество или координация усилий, современное средство общения, поиск партнеров, контроль их. Контролировать цены на продукцию, повышает конкуренцию, наличие электронной почты, возможность обучения, средство обмена информации и знаниями, знакомство с информацией, видео конференция, виртуальная библиотека, информационные услуги, реклама, электронный магазин, электронный бизнес.
Вопрос 11. Направленность и условия реализации коммуникации
В коммуникации можно различать инструментальную и личную направленность.
инструментальное - на выполнение социально значимой задачи на дело, на результат.
личная - на удовлетворение личных потребностей.
Коммуникация в бизнесе – процесс взаимоотношение партнеров направленный на оптимизация любого вида предметной деятельности. Предметом общения является деятельность или дело, партнер по общению всегда выступает как личность значимая для другого основные задачи коммуникации в бизнесе – продуктивное сотрудничество. Стремление к сближению цели, улучшение партнерских отношений. Реализация следующих условий:
1) Обязательность контактов – реализация контактов всех участников общения, независимо от их симпатий и антипатий.
2) Предметно-целевое содержание коммуникации
3) Соблюдение формально-ролевых принципов взаимодействия с учетом должностных ролей, прав и функциональных обязанностей. Придерживаясь при этом субординации и делового этикета.
4) Взаимозависимость всех участников деловой коммуникации и в достижении конечного результата и реализация личных намерений.
5) Коммуникативный контроль участников к взаимодействиям в том числе высокий
6) Формальное ограничение – в виде ситуативной, эмоциональной, насильственной формах.
Коммуникации в бизнесе можно определить как науку, объектом исследования в которой являются аспекты общения людей. Факторы обеспечивающие эффективность деловых контактов.
Вопрос 12. Формы и методы организационных коммуникаций.
При выборе вариантов коммуникаций менеджерам следует:
1) Избегать перегибов или предоставлять людям столько информации, сколько они смогут воспринять в полном объеме. При этом менеджеры должны быть очень предусмотрительны и не скрывать информацию ради своего статуса или власти.
2) Проявлять осторожность и не разглашать информацию кторую нужно держать для себя или определенного уровня управления в организации. Наиболее распространенные формы организационных коммуникаций это:
1. Устная форма передачи информации – большой выбор коммуникативных средств, определив, кому и что нужно знать менеджер должен выбрать самые подходящие средства передачи информации. Возможности включают организационную структуру: инструктаж, общение 1 на 1, устную презентацию в группе. Требования к устным коммуникациям:
А) цель устного общения – хорошо уясните свою цель, проинформируйте, вызовите ответную реакцию, убедите, продайте, проконсультируйте, решите. Цель в большей степени будет влиять на содержание и стиль презентации.
Б) подготовка – соберите материал из многих источников, включая ваши собственные знания, знания других людей, книги, документы, и т.д. Отсейте материал, оставьте существенные, относящиеся к делу факты и убедитесь, что все факты и цифры достоверны.
В) организация – постройте презентацию, по средствам отбора основных вопрос с доп. данными и расположите их в логической последовательности.
Г) наглядные пособия – подготовьте и используйте их. 1. Для поддержания внимания. 2. Помочь служащим усвоить информацию. 3. Подтвердить свои аргументы. Наглядные средства должны быть хорошо видимыми, ничто не раздражает больше чем наглядные средства, которые нельзя прочитать, или которые содержат слишком много информации. Они также должны относится к теме и развивать ее.
Д) тренировка – попросите друга выслушать, как вы практикуетесь в презентации. Используйте видео запись, если это возможно, отметьте любые отвлекающие внимание действия и постарайтесь избавиться от них. Тот, кто осуществляет презентацию потенциально является лучшим наглядным пособием.
Е) презентация – проверьте ее заранее, стремитесь к ясности, краткости, простоте. Контакт со слушателями, управляйте чувствами, отвечайте на вопросы.
2. Письменная форма передачи информации – имеет следующие плюсы:
А) их можно прочитать, когда человек свободен,
Б) они могут содержать очень сложную информацию и могут быть прочитаны несколько раз чтобы помочь восприятию.
В) они помогут более глубокому усвоению темы, могут передать больше частных подробностей и сложностей. Они помогут передать новые идеи и действительно понять, какой-либо вопрос.
Г) их можно передавать тем людям, контакт с которыми в другом варианте было бы сложно осуществить
Д) они могут быть гибкими в отношении объема и отдельных частностей. В соответствии с потребностями разных участников.
Е) они позволяют вести постоянную запись
Ж) они могут вызывать меньше эмоций, чем разговор. Хорошо подходит для изложения разумных доводов.
Правила успешной письменной коммуникации:
a. Тщательное изложение – особое внимание нужно уделить: цели – знайте точно, какие требуются результаты и в зависимости от этого и в зависимости от этого меняйте стиль, тон, расположение материала. Читателю – какие отношения у него с пишущим, как это будет влиять на изложение и стиль, чтоб установить отношения.
b. Структуры и содержания – обратите особое внимание на логическую композицию, точные доводы и относящиеся к делу информации. Подкрепите аргументы иллюстрациями, диаграммами, статистическими таблицами, которые относятся к делу и просты для понимания.
c. Языковые средства – ясно выраженная мысль не может быть не понятно, вы никогда не сделаете ошибки, если не будете использовать доступные и точные слова для выражение своих мыслей. Не используйте длинных, сложных фраз. Пишите кратко и убедительно, избегайте не нужного
d. Изложение – читающий должен захотеть взять этот документ и прочитать его потому, что его содержание хорошо изложено и он выглядит привлекательным.
Методы письменной коммуникации:
a. Письма – обычно используются для личных сообщений для подтверждения деловых встреч, повышения по службе, изменения оклада.
b. Докладные записки – применяются для решения более общих вопросов, они распространяются между рядом людей каждый из которых получает свою копию.
c. Доска объявлений – для сообщений и извещений, которые могут повлиять на большое количество людей. Они должны привлекать глаз и часто меняться.
d. Внутренние журналы и газеты – средства передачи сообщений представляющих интерес их можно использовать для постоянного информирования они должны создаваться, иметь живой стиль изложения, содержание должно быть актуальным.
e. Руководство и справочники – в качестве ориентиров по корпоративной политики и системам в определенных видах деятельности по всему предприятию их польза зависит от того. Обязанность возложена на конкретного сотрудника.
f. Ежегодный отчет – понятный, доступным не для специалистов.
g. Видео кассеты – на высоком, профессиональном уровне, потому, что ее неизбежно будут сравнивать с уровнем профессионального телевидения.
h. Информационные бюллетени – оказывают не оценимую помощь в коммуникациях. Рассылается всем служащим, особенно важна чистота и регулярность выхода информационного бюллетеня недостаточное количество экземпляров или бюллетень приколотый к доске объявлений это сомнительная экономия для компаний.
Не каждому нужно знать все. Слишком много сообщений также не эффективно. Приоритеты должны быть определены по средствам следующих вопросов:
- существенную информацию
Что людям следует знать – информацию, которую они хотят знать
Что люди могли бы знать – интересное, но относительно не важное. На практике это означает, что отдельные служащие должны знать:
1. Цели, нормативы
2. Успехи
3. Возможности совершенствования
I4 Положение в последовательности рабочих заданий
5. Оплата и условия труда, факторы влияющие на безопасность труда и здоровья.
Цели, планы и успехи, связи с более крупной организации, работа начальника и его коллег. О компании в целом.
a. Цели
b. Ее основная деятельность
c. Успехи
d. Главные люди в компании
e. Структура компании
f. Изменения, особенно те, что влияют на служащих
g. Будущие планы и их потенциальное воздействие на служащих.
Коммуникации для менеджера – умения не только отдавать приказы, но и умение слушать. Менеджеры высшего звена должны понимать, что происходит в низших подразделениях. чтоб знать, что пройдено, что достигнуто.
3. Электронная форма передачи информации.
Дата: 2019-03-05, просмотров: 284.