Подготовка исходных аналитических данных

Подготовка и систематизация источников информации для анализа – важный этап организационной работы. Процесс под­готовки материалов к анализу можно разделить на два этапа:

1) проверка содержания документов (проверка арифметических расчетов путем их перерасчета, выборочная инвентаризация, проверка соблюдения правил учета отдельных фактов хозяйственной деятельности и т.п.). При проверке обращают внимание на логическую увязку от­дельных показателей, выявляют, нет ли расхождений между све­дениями текущей отчетности и данными за предшествующие пе­риоды, согласуются ли показатели оперативной и бухгалтерской отчетности. Обращается внимание на доброкачественность состав­ления планово-учетных и отчетных данных;

2) обработка и изучение материалов – например, приведение показателей в сопоставимый вид и упрощение цифрового материала. Однородность и сопоставимость данных – обязательное условие получения правильных результатов при проведении экономического анализа.

Аналитическая работа на предприятии подразделяется на следующие организационные этапы:

1) определение субъектов и объектов АХД, выбор организационных форм их исследования и распределение обязанностей между отдельными службами и подразделениями;

2) планирование аналитической работы;

3) информационное и методическое обеспечение АХД;

4) оформление результатов анализа;

5) контроль за внедрением в производство предложений, сделанных по результатам анализа.

Основные принципы организации анализа на предприятии:

1) четкое распределение обязанностей по проведению анализа между отдельными исполнителями – аналитическая работа входит в служебные обязанности каждого руководителя, каждого менеджера, принимающего управленческие решения. От того, насколько рационально распределены обязанности, зависит, с одной стороны, полнота анализа, а с другой – предупреждается дублирование одной и той же работы различными службами;

2) обеспечение экономичности и эффективности аналитического процесса – выполнение наиболее полного и всестороннего исследования при минимуме затрат на его проведение. С этой целью при его проведении должны широко использоваться новейшие методики анализа, компьютерные технологии обработки информации, рациональные методы сбора и хранения данных;

3) ориентация на запросы конкретных пользователей анализа – это дает возможность, с одной стороны, наиболее полно удовлетворять информационные запросы различных субъектов анализа, а с другой – минимизировать расходы на проведение анализа;

4) регламентация и унификация аналитической работы на предприятии. Регламентация предусматривает разработку для каждого исполнителя обязательного минимума таблиц и выходных форм анализа. Унификация (стандартизация) анализа предполагает создание типовых методик и инструкций, выходных форм и таблиц, стандартных программ, единых критериев оценки, что обеспечивает сопоставимость, сводимость результатов анализа на более высоком уровне управления, повышает объективность оценки деятельности внутрихозяйственных подразделений, уменьшает затраты времени на анализ и в итоге способствует повышению его эффективности;

5) научный характер анализа. Анализ должен основываться на новейших достижениях науки и передового опыта, строиться с учетом действия экономических законов, проводиться с исполь­зованием научно обоснованных методик.

Организационные формы анализа на предприятиях определяются составом аппарата управления и организационной структурой предприятия.

На крупных предприятиях деятельностью всех экономических служб управляет главный экономист (заместитель директора по экономическим вопросам). Он организует всю экономическую работу, в том числе и по анализу хозяйственной деятельности. В непосредственном его подчинении находятся планово-экономический отдел, отделы труда и заработной платы и т.д. В отдельное структурное подразделение могут быть выделены отдел или группа экономического анализа. На малых предприятиях возглавляет аналитическую работу менеджер планового отдела или главный бухгалтер.

Экономический анализ входит в обязанности не только работников экономических служб, но и технических отделов (главного механика, энергетика, технолога).

Каждый отдел, структурное подразделение выполняет свои функции анализа, например:

- управленческая бухгалтерия планирует, учитывает и анализирует затраты на производство продукции, ее себестоимость, финансовые результаты;

- финансовая бухгалтерия анализирует процесс формирования, размещения и эффективность использования капитала предприятия, денежные потоки, налоги, инвестиции, процесс формирования прибыли и ее использование, финансовое состояние предприятия, его платежеспособность;

- отдел маркетинга изучает рынки сырья и рынки сбыта продукции, положение товаров на рынках сбыта, конкурентоспособность продукции и пути ее повышения, разрабатывает ценовую и структурную политику предприятия;

- производственный отдел анализирует выполнение плана выпуска продукции по объему и ассортименту, ритмичность производства, повышение качества продукции, производительность оборудования, расходование материальных ресурсов и т.п.

В свою очередь планово-экономический отдел (отдел экономического анализа) осуществляет:

1) составление плана аналитической работы и контроль за его выполнением;

2) организует и обобщает результаты анализа хозяйственной деятельности предприятия и его структурных подразделений;

3) исследует наиболее стратегические, перспективные вопросы развития предприятия;

4) разрабатывает и корректирует перспективные и текущие планы по итогам анализа.

Анализ деятельности предприятия проводится также внешними пользователями информации, например, налоговые органы анализируют выполнение предприятиями планов по прибыли, отчислению налогов в бюджет, банки, кредиторы и инвесторы изучают финансовое положение предприятия, его платежеспособность, кредитоспособность, эффективность использования кредитов, инвестиций.