Для достижения наименьших затрат труда и оперативности при работе с документами необходимо тщательно продумать схему организации их движения от момента создания до момента окончания работы с ними. Это движение называется документооборотом.

Понятие «документооборот» и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы. П.М. Керженцев в 1922 г. писал: «Бумага должна совершать свой кругооборот с максимальной скоростью и с минимальной затратой труда и времени». (Керженцев П.М. Принципы организации. М., 1968)

Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Документооборот осуществляется в виде различных потоков документов между структурными подразделениями, работниками предприятия. Объем документооборота зависит от значимости организации, ее функций и уровня решаемых задач и связей с внешними организациями.

Организация документооборота предполагает соблюдение правил, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении. Организация документооборота включает всю последовательность перемещений документов во время их движения.Технологические процессы, составляющие документооборот, напрямую связаны и с оперативным хранением сформированных в дела исполненных документов.

Главным правилом организации документооборота является оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда.

Документооборот организации состоит из потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководители организации, структурные подразделения, специалисты) и пунктами технической обработки документов.

Совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут называют документопотоком.

В общем массиве документов организации прослеживаются обособленно три группы документопотоков:

- внутренние - документы, предназначенные для решения внутренних проблем и задач предприятия (распорядительные и организационно-правовые документы),

- исходящие - документы, создаваемые для передачи информации другим организациям и частным лицам (справочно-информационные документы),

- входящие - документы, получаемые от сторонних организаций и частных лиц (справочно-информационные документы).

Для каждой группы характерны определенные виды работ (операции), исполнение которых обязательно. Последовательность выполнения операций обеспечивает всестороннее рассмотрение, согласование, утверждение, подписание документа. Нарушение этого процесса может не только лишить документ юридической силы, но и привести к сбою производства, нанести экономический ущерб и т.д.

Проектирование рациональной системы документооборота происходит на самых ранних стадиях становления предприятия. При формировании аппарата управления происходит разделение обязанностей между руководителями и исполнителями, определяется последовательность подписания, визирования, согласования, утверждения и рассмотрения (резолюции) основных документов. Таким образом, для каждого вида документа складываются свои индивидуальные маршруты движения: от создания до исполнения «путешествуют» они по организации, подобно движению поездов в метрополитене. При правильно поставленном документообороте они не должны без необходимости «перескакивать» с одно-го пути на другой или возвращаться на ту же станцию, с которой только что были отправлены. Однако это не означает, что при выпадении какого-либо звена (болезнь руководителя, командировка, отпуск и т. д.) работа должна остановиться. Для этого создаются альтернативные (дублирующие) маршруты движения документов, т. к. каждого руководителя в его отсутствие обязательно заменяет другое должностное лицо, временно выполняющее его функции.

Документопотоки различаются составом входящих в них документов, порядком их обработки и направлением движения. Каждый документопоток имеет свой, достаточно стабильный маршрут движения, который зависит от степени регламентации функций руководителей и структурных подразделений, распределения обязанностей между руководителями и от принятой в организации технологии работы с документами.

Рассмотрим маршруты движения и некоторые операции документооборота различных документопотоков:

Как видно на рисунке, технологии обработки внутренних и исходящих документов до регистрации (создание документа), а также внутренних и входящих документов после регистрации (исполнение документа), схожи.

Проект исходящего или внутреннего документа составляется ответственным исполнителем по поручению руководителя. В ходе подготовки проекты исходящих документов совершают ряд перемещений от одной инстанции к другой. Этот процесс должен быть так организован, чтобы с документом совершался минимум операций, обусловленных деловой необходимостью, а каждое перемещение осуществлялось наиболее рациональным способом.

Проверка правильности оформления исходящего документа осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства. В случае ошибок в оформлении документа он возвращается исполнителю на доработку.

Проект документа должен быть согласован с другими специалистами предприятия, если документ включает вопросы, находящиеся в их компетенции. Такое согласование оформляется визой.

Далее проект документа проходит соответствующее удостоверение:

- представляется на подпись руководителю организации (например, исходящие документы, приказы),

- подписывается ответственным исполнителем (разработчиком) и представляется на утверждение руководителю организации (например, организационно-правовые документы).

Вместе с документом могут быть представлены другие документы, на основании которых составлен проект исходящего документа (инициативные письма, рекламации, договоры, акты, нормативные документы и т.д.). Если получателю отправляются инструкции, правила, уставы, акты или другие документы, подлежащие утверждению и автором которых является предприятие, на них вместо подписи проставляется гриф утверждения. Руководитель предприятия вправе внести изменения и дополнения в рассматриваемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

Прием входящих документов. При поступлении документа в организацию на нем проставляется входящий номер, фиксирующий факт его поступления. Он вносится в регистрационный журнал (компьютер).

При приеме входящих документов проводится их распределение на регистрируемые и нерегистрируемые. В каждом учреждении целесообразно иметь перечень документов, на подлежащих регистрации службой делопроизводства. К ним относятся такие документы, как поздравительные письма и телеграммы, рекламные проспекты, информация для сведения. На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит «Отметка о поступлении документа в организацию», который содержит входящий номер документа, дату поступления, время поступления (при необходимости). Отметка о поступлении не проставляется на нерегистрируемых документах, на приложениях к документу; на проспектах, каталогах и других сброшюрованных материалах.

Первичная обработка заключается в проверке правильности доставки (адресования), проверке количества листов поступившего документа, а также проверке наличия приложения. При неправильном адресовании письмо переадресовывается получателю (отправляется на почту с припиской «Ошибка в адресе»). При отсутствии листов документа или приложения ставится в известность отправитель, делается пометка на самом документе, и обязательно делается отметка в журнале регистрации входящих документов (в графе «Примечание»). Если полученный факс полностью или частично нечитаем, об этом ставится в известность отправитель.

При обработке поступающей корреспонденции необходимо соблюдать конституционное право граждан на тайну переписки. Работник, получающий входящие документы, не вскрывает письма, имеющие пометку «Лично» («Private») или «Конфиденциально» («Confidential»), если не имеет допуска к ним.

Сортировка документов. Входящие документы распределяются для их передачи: руководителю предприятия; заместителям руководителя предприятия; в структурные подразделения; конкретным исполнителям. Руководителю предприятия передаются на рассмотрение наиболее важные и срочные документы. Они складываются секретарем в специальную папку для последующей передачи руководителю. При необходимости к ним подбираются дополнительные материалы (предыдущая переписка, нормативные документы, контракты и т.д.).

Документы, не требующие принятия решений на уровне руководителя, передаются его заместителям, в структурные подразделения, конкретным исполнителям. На документах, передаваемых в структурные подразделения, в правом верхнем углу первого листа секретарем-референтом проставляется условное обозначение структурного подразделения. Без разметки передаются по назначению документы, имеющие в адресе указание структурного подразделения или фамилию работника предприятия.

Регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, учетные, статистические, бухгалтерские, кадровые и др.), как создаваемые в организации, так и поступившие из других организаций и от частных лиц. Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, удобства поиска документов, а также учета и контроля исполнения документов. При регистрации документ получает свой порядковый номер, под которым он вносится в журнал. Этот номер проставляется на документе.

Регистрационный номер (индекс) документа - это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Регистрируемые документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется в отдельной регистрационно-учетной форме. Количество отдельных регистрационных групп документов определяется организацией самостоятельно. Как правило, различные документопотоки регистрируются отдельно.

Регистрационно-учетная форма - это документ (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля.

В практике могут быть использованы несколько форм регистрации документов:

- журнальная: на каждый документопоток разрабатывается табличная форма (листы прошиваются), в которой при регистрации документа заполняется одна строка, например:

- карточная: на каждый документопоток разрабатывается система полей формы(карточки), которая при регистрации документа заполняется полностью и вставляется в соответствующую картотеку, например:

- компьютерная: может быть представлена как в форме таблицы, так и в форме карточки, но не на бумажном носителе, а на электронном, организованная с использованием имеющегося программного обеспечения (от текстового редактора и табличного процессора до баз данных и специализированных программ).

Передача входящих документов на рассмотрение руководству должна осуществляться после регистрации. Руководитель, рассматривая входящий документ, должен определить исполнителя, дать конкретные указания по исполнению документа и указать сроки исполнения. Указания оформляются в виде резолюции на самом документе.Сведения, взятые из резолюции (исполнитель, срок исполнения), дополнительно заносятся секретарем-референтом в регистрационный журнал.

В резолюции входящего документа или в тексте внутреннего документа обязательно устанавливают сроки исполнения. Различают типовые и индивидуальные сроки исполнения документов:

- типовой срок исполнения документа - установленный нормативным правовым актом,

- индивидуальный срок исполнения документа - установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.

Срок исполнения документа может быть представлен:

- конкретной датой,

- периодом времени (в календарных/рабочих днях),

- датой введения документа в действие (применяется чаще для организационно-правовых документов).

С резолюцией руководителя документ (или его копия) передается исполнителю под расписку в журнале регистрации с проставлением даты получения.

Для обеспечения исполнения входящих и внутренних документов необходимо осуществлять контроль исполнения документов- совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Контроль исполнения включает проверку исполнения документа с установлением промежуточных сроков и контактов с исполнителями. Документ находится в работе у исполнителя до окончательного выполнения резолюции руководителя.

Контроль исполнения исходящих документов заключается в проверке доставки документа адресату и отметки о выполненных им действиях в ответ на документ (получение ответа).

По завершении исполнения на документе проставляется реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении в дело» (реквизит, определяющий место хранения документа после завершения работы с ним).

По завершении процесса обработки документ подшивается в дело для организации его оперативного хранения. Для внутренних и входящих документов процесс обработки завершается полным исполнением. У исходящих документов в дело подшивается второй экземпляр отправленного документа (копия, называемая "отпуском").