Условно всю совокупность этих документов можно разделить на:
Справочно-информационные документы
- протокол,
- докладная записка,
- предложение,
- служебная записка,
- представление,
- документы деловой переписки (служебное письмо, телеграмма, телефонограмма, телекс, факс, электронное сообщение) и т.д.
Справочно-аналитические документы
- акт,
- справка,
- сводка,
- заключение,
- отзыв,
- список,
- перечень и т.д.
Деловая переписка занимает значительное место в документальном массиве учреждений. Являясь связующим звеном между организациями, переписка занимает около 80% входящей и исходящей документации. Информационный обмен с помощью переписки следует использовать в том случае, когда затруднен или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча и др.).
Документы деловой переписки
Переписка – обобщенное название различных по содержанию документов (служебное письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, факсограмма (факс), электронное сообщение и др.), использующихся в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями.
Письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной связи, электронной почтой и т.д. Официальное письмо является одним из важных каналов связи организации с внешним миром. Через письма ведутся переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии. Письма сопровождают материальные ценности в пути.
Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Текст письма, как правило, не превышает одной страницы. Факты и события должны представляться объективно, а все стороны излагаемого вопроса должны освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно. Текст письма чаще всего состоит из вводной части и основной.
Во вводной части указываются причины, вызывающие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы. В основной части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т.д.).
Виды писем:
1. Сопроводительное письмо информирует адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов. Начинается словами: «Посылаем...», «Направляем», «Возвращаем», «Прилагаем». Например: Направляем Вам на рецензирование рукопись программы курса «Документационное обеспечение управления». Отзыв просим прислать до 25 октября 2004 г. Приложение: на 24 л. в 1 экз.
2. Письмо-запрос содержит просьбу о предоставлении какой-либо информации. Например: Просим выслать прейскуранты в 3 экземплярах на производимое Вашей фабрикой оборудование.
3. Письмо-подтверждение содержит подтверждение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, товаров и т.п.), о том, что ранее составленный документ остается в силе (например, договор, инструкция). Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Направление таких писем является обязательной частью деловых отношений. Своевременность их отправления позволяет адресату снять вопрос с контроля и исключает отправку писем-напоминаний. Например: С благодарностью подтверждаем получение Вашего письма с приложенными каталогами и сообщаем, что этот информационный материал мы направили на рассмотрение нашим заказчикам. В случае проявления интереса к изделиям Вашей фирмы мы Вам сообщим дополнительно.
4. Информационное письмо сообщает адресату о каком-либо мероприятии или факте. Наиболее часто с помощью информационных писем пропагандируют деятельность каких-либо предприятий, выпускаемую продукцию и литературу. Например: ЗАО «Бизнес-школа» подготовило к изданию книгу «Делопроизводство». В книге освещаются требования к составлению и оформлению служебных документов и правила работы с ними. Заказать книгу можно по телефону....
5. Письмо-извещение по своему стилю близко к письму-приглашению и информационному письму. Оно составляется для конкретного адресата и чаще всего является ответом на запрос. Начинается словами: «Извещаем...», «Сообщаем...», «Ставим Вас в известность» и т.п. Например: Сообщаем, что Ваш заказ принят к исполнению 20.12.2004 и будет выполнен в трехмесячный срок с отгрузкой контейнерами равными партиями в январе, феврале и марте 2005 г. Точные даты отправки и номера партий будут сообщены дополнительно.
6. Письмо-напоминание содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Такие письма следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ. Например: Напоминаем Вам, что срок поставки продукции в соответствии с письмом № 027-64 от 05.06.2004 истек 01.09.2004.
7. Гарантийное письмо обеспечивает исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо. Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным. Гарантийные письма обычно имеют две подписи (руководителя и бухгалтера), на них проставляется печать. Например: Просим Вас провести модернизацию компьютеров университета с объединением в сеть с выделенным файл-сервером. Оплата гарантируется со счета №___ в Мосбизнесбанке.
8. Письмо-приглашение предлагает адресату принять участие в каком-либо мероприятии. Например: Уважаемый Андрей Васильевич! 16 апреля 2004 г. в 12 часов в конференц-зале нашей академии состоится обсуждение проекта новой линии теплопередачи. Учитывая Ваш большой вклад в развитие технического прогресса в промышленности, направляем Вам проект и просим принять участие в его обсуждении. Если Вы не сможете принять участие в обсуждении, просим направить Ваши замечания и предложения по адресу: ___ Приложение: Проект линии теплопередачи на 32л., в 1 экз.
9. Договорное письмо является разновидностью сопроводительного письма, которое подтверждает факт отправки договора. Например: Возвращаем подписанный и заверенный печатью договор №... от...., а также техническую документацию установки, которую просим считать неотъемлемой частью договора.
10. Письмо-предложение (оферта) представляет собой заявление продавца, экспортера о желании заключить сделку с указанием конкретных ее условий. Предложение может быть направлено покупателю, импортеру в ответ на его запрос или по инициативе продавца, экспортера. В предложении обычно указываются наименование прелагаемого товара, количество и качество товара, цена, срок поставки, условия платежа, род упаковки и другие условия поставки в зависимости от характера товара.
При ответе на оферту в случае, если покупатель согласен со всеми условиями предложения, он подтверждает его принятие продавцу, и тогда сделка считается заключенной. Это письмо называется акцепт. Принятием предложения является выдача заказа или заключение договора.
11. Письмо-претензия (рекламация) — коммерческий документ, представляющий собой предъявление претензии к стороне, нарушившей принятые на себя по договору обязательства, и требование возмещения убытков. Рекламации могут быть предъявлены в отношении качества и количества товара, сроков поставки, упаковки, маркировки, платежа и других условий договора.
Рекламация должна содержать следующие данные:
- основание для предъявления претензии;
- доказательства - ссылки на нормативные акты и документы, например на технические условия, акт экспертизы, акт приемки, акт испытаний, коммерческий акт и т.п.;
- конкретные требования стороны, предъявляющей претензию. Например: требование замены некачественного товара качественным или уценки товара в случае рекламации по качеству; требование допоставки недостающего количества товара или возврата уплаченной суммы за недостающее количество товара; требование скидки с общей стоимости партии товара, требование расторжения договора и возмещения убытков в связи с недовыполнением контракта.
При ответе на рекламацию возможны следующие варианты:
- если решение еще не принято, то сообщается информация о принятии претензии к рассмотрению;
- если претензия удовлетворяется полностью или частично, указываются срок и способ ее удовлетворения, если она не подлежит денежной оплате. При денежной оплате указываются признанная сумма, номер и дата платежного поручения;
- если претензия отклоняется полностью или частично, указываются мотивы отказа с соответствующей ссылкой на нормативные акты и другие документы, которые его обосновывают. Ответ на рекламацию направляется в письменном виде: заказным письмом или по факсу - при удовлетворении претензии; заказным письмом с приложение всех документов - при отказе в удовлетворении претензии.
Особое место занимают письма-ответы. Логическая схема письма-ответа следующая: повторение просьбы, на которую составляется ответ; обоснование причины-отказа; констатация отказа.
Например: Сообщаем Вам, что выделить дополнительные места для отдыха на комфортабельном теплоходе «Кутузов» нет возможности из-за отсутствия свободных мест. или Ваша заявка о приватизации хлебозавода не может быть принята, так как имущество данного предприятия включено в перечень объектов, не подлежащих приватизации. В ответном письме в реквизите "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" обязательно указывается регистрационный номер и дата отправки письма, на которое оформляется ответ, чтобы организация, получившая ответ могла быстро его обработать, например, "На № 37 от 14.05.2013 г.".
Структура оформления письма:
Телефонограмма – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи.
Для записи телефонограмм целесообразно использовать специальные бланки, если специальные бланки отсутствуют, телефонограмма записывается в журнал по следующей форме:
- должность, фамилия сотрудника, предавшего телефонограмму, и номер его телефона,
- должность, фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму, и номер его телефона,
- дата, номер телефонограммы, время передачи,
- текст телефонограммы,
- должность и фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма.
Структура оформления телефонограммы:
Факсограмма (факс) – это получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры).
При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
- объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;
- документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения. Заявки хранятся в течение одного года;
- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;
- факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;
- запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";
- подлежащий передаче документ регистрируется. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;
- поступившие факсограммы регистрируются, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно;
- поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее подразделение-исполнитель;
- факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.
Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями.
Телеграмма – текстовое сообщение, предназначенное для передачи средствами телеграфной связи.
Протоколы
Протокол – документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
Существует два вида протоколов:
- полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании,
- краткий протокол – только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления.
Заголовком протокола служит название коллегиального органа или заседания (Протокол заседания аттестационной комиссии...; протокол совещания ...).
Протокол ведет секретарь или другое назначенное лицо, принимающее статус секретаря заседания. Должностное лицо, ведущее заседание принимает статус председателя заседания. За правильность записей в протоколе отвечают председатель и секретарь, ведущие заседания.
Структура протокола:
Текст протокола состоит из двух частей:
1. Вводная часть оформляется единообразно в полной и краткой формах протокола. В ней указываются фамилии председателя и секретаря, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц (если участников много, рядом с указанием их количества делается отметка – "Список участников прилагается"), повестка дня. Фамилии присутствующих записываются в протокол, если их не более 15, – в алфавитном порядке, с указанием места работы и должности; если же присутствующих больше, составляется отдельный список. В протоколах постоянно действующих совещаний и комиссий должности присутствующих не указываются.
Вводная часть заканчивается повесткой дня. Вопросы в повестке дня располагают по степени их сложности, важности и предполагаемого времени обсуждения. Вопросы нумеруются арабскими цифрами и начинаются с предлогов "О", "Об". Не рекомендуется вопрос или группу вопросов формулировать словом "Разное". Наряду с вопросом указывается фамилия докладчика с указанием его должности.
2п. Основная часть текста полного протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме: СЛУШАЛИ... ВЫСТУПИЛИ... ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)...
В разделе "СЛУШАЛИ" в кратких протоколах указываются фамилия выступавшего (докладчика) и тема его выступления. В полной форме протокола приводятся фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления делать отметку: "текст доклада прилагается".
В разделе "ВЫСТУПИЛИ" в кратких протоколах указываются только фамилии лиц, выступивших в обсуждении, в полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность.
В разделе "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" записывается принятое решение, которое формулируется кратко, точно, лаконично во избежание двоякого толкования. Наряду с решением указываются количество голосов, поданных "за", "против", "воздержавшихся", а также список лиц, не участвовавших в голосовании. Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется. Наименование раздела должно соответствовать коллегиальному органу: коллегиальные органы власти постановляют, коллегиальные органы организаций - решают.
Перед словом "СЛУШАЛИ" проставляется номер в соответствии с повесткой дня. Слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" печатают от левого поля прописными буквами и заканчивают двоеточием. Текст разделов "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" печатается с красной строки. Каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии дефисом.
2к. Основная часть краткого протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об") и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Затем указывается принятое по вопросу решение.
Протокол заседания подписывают председатель и секретарь. В особо важных случаях протокол должны визировать выступавшие, визы проставляются на левом поле документа на уровне записи выступления.
Датой протокола является дата события (заседания, совещания и т.д.). Если оно продолжалось несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания.
Акты
Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.
Акты отличаются широким разнообразием по своему назначению и содержанию:
- сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов);
- обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности; условий труда; результатов деятельности);
- испытаний (образцов, систем, технологий);
- выделения к уничтожению (материальных ценностей, документов);
- передачи (структурного подразделения из одной организации в другую);
- нарушения установленных правил;
- ревизии, инвентаризации;
- расследования аварий, несчастных случаев;
- ликвидации организации и т.д.
Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Главное при составлении акта – установление фактического состояния дел и правильное отражение в акте. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения.
Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом "акт", например:
Проверки финансово-хозяйственной деятельности института,
Списания материальных ценностей.
Датой акта является дата события (проверки, обследования, экспертизы и т.п.).
Структура акта:
Текст акта состоит из двух частей:
1. Вводная часть строится по схеме: основание (договор, распорядительный документ, нормативный документ с указанием номера и даты) – составлен комиссией – председатель – члены комиссии – присутствовали (если акт составлен в чьем-то присутствии).
2. Основная часть (констатирующая) содержит изложение сущности, характера, методов и сроков проделанной работы, установленных фактов, а также выводов, предложений и заключений. Содержание акта может быть разделено на пункты, материал может быть представлен в виде таблицы. При необходимости акт может иметь заключительную часть, которая представляет собой решения, выводы или заключения комиссии, составившей акт.
В конце текста акта указываются количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами.
Например:
Составлен в 3 экземплярах:
1-й экземпляр – бухгалтерия,
2-й экземпляр – коммерческий отдел,
3-й экземпляр – покупатель.
После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).
Служебные записки
Служебная записка — документ, официально не принятый, то есть не включенный в классификацию документов РФ, тем не менее широко используемый в практике делопроизводства. Служебные записки могут оформляться как машинописным, так и рукописным способом и подписываются автором.
Различают следующие виды служебных записок:
1. Служебная записка — документ, адресованный руководителю предприятия или структурного подразделения, используемый для решения производственных вопросов, как правило, внутри предприятия.
2. Докладная записка — документ, адресованный руководству, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Докладная записка может быть внешней и внутренней.
Внешняя докладная записка — документ, направляемый руководителю вышестоящей организации, содержащий информацию о фактах, событиях, действиях, требующих принятия решения.
Внутренняя докладная (служебная) записка — документ внутренней служебной деловой переписки между структурными подразделениями организации или должностными лицами. Внутренняя записка составляется только в том случае, если вопрос не может быть решен в устной форме.
3. Объяснительная записка — документ, адресованный руководству, составляемый по производственным вопросам и трудовым правоотношениям.
Объяснительные записки по содержанию можно разделить на две группы:
1) объяснительные записки, сопровождающие основной документ (план, отчет), поясняющие содержание отдельных положений;
2) объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, оформляемые в ответ на докладную записку.
Структура оформления служебных записок:
Справки
Справка - документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.
В правом верхнем углу указывается адресат (место предоставления справки) в именительном падеже. Если место предоставления неизвестно, адресат не указывается, а текст справки завершает абзац «Выдана по месту требования».
Структура оформления справок:
Справки могут быть внутренними и внешними документами.
Внутренние справки, предназначенные для руководителя предприятия и не выходящие за его пределы, составляет и подписывает исполнитель (составитель).
Внешние справки, составляемые по запросу внешних организаций, должны быть подписаны руководителем предприятия, а справки, содержащие финансовую информацию, подписывает еще и главный бухгалтер. На внешней справке подлинность подписи обязательно удостоверяется оттиском печати.
Дата: 2019-02-25, просмотров: 291.
