По автору документа
По виду документа
По расположению реквизитов
Оформление бланков документов
При изготовлении бланка организационно-распорядительного документа необходимо определить:
- какие документы будут создаваться на этом бланке (все документы, письма или какой-нибудь конкретный вид документа);
- кто будет является автором документа, создаваемом этом бланке;
- как будут располагаться реквизиты на бланке.
Сколько видов бланков будет разработано в организации зависит от того, кто и с какими документами работает.
Состав реквизитов бланка документа зависит от вида бланка и может включать реквизиты 01-14.
Примеры оформления бланков документов
1) Общий продольный бланк организации
Рассмотрим этот пример по-элементно:
2) Продольный бланк письма организации
3) Угловой центрованый бланк письма организации
4) Угловой флаговый бланк письма организации
5) Продольный бланк конкретного вида документа кроме письма (приказа) организации
6) Продольный бланк письма должностного лица
Системы документационного обеспечения управления
Коммерческий и трудовой.
Коммерческий договор - соглашения граждан и юридических лиц, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей в отношении вещей (включая наличные деньги и документарные ценные бумаги, иное имущество, в том числе безналичные денежные средства, бездокументарные ценные бумаги, имущественные права), результатов работ и оказания услуг; охраняемых результатов интеллектуальной деятельности и приравненных к ним средств индивидуализации (интеллектуальная собственность); нематериальных благ (ГК РФ). Виды сделок установлены в части 2 ГК РФ.
Трудовой договор - соглашение между работодателем и работником об установлении трудовых отношений (регулируется ТК РФ).
2. Основной и предварительный.
Основной договор непосредственно порождает права и обязанности сторон, предварительный договор — соглашение сторон о заключении основного договора в будущем.
Реальный и консенсуальный.
Реальный договор — для заключения необходимо не только согласие сторон, но и передача предмета договора (например: договор займа), консенсуальный договор — достаточно соглашения сторон по всем существенным условиям (например: купли-продажи). Реальный договор действителен с момента передачи вещи, консенсуальный — с момента подписания сторонами.
Простой и сложный.
Простой договор состоит из договорённостей об одном предмете, сложный договор может включать в себя несколько договоров одновременно.
Возмездный и безвозмездный.
Возмездный договор предполагает встречное возмещение другой стороной (договор купли-продажи), безвозмездный договор — без получения встречного возмещения (договор дарения).
Односторонние и взаимные.
Односторонний договор — порождает права или обязанности только у одного лица (завещание). Взаимный договор — где права и обязанности возникают у двух сторон взаимно друг к другу
Публичный и непубличный.
Публичный договор — договор, который должен быть заключён со всеми желающими на одинаковых условиях. Одной из сторон обязательно является лицо, осуществляющее предпринимательскую деятельность (например купля-продажа в магазине).
Оформление распорядительных документов
Распорядительные документы оформляются по следующей структуре:
Текст распорядительного документа состоит из двух частей:
1. Констатирующая (вводная) часть, в которой поясняется основание издания распорядительного документа. Это может быть производственная причина (производственная необходимость, подготовка каких-либо мероприятий и т.д.) или документ (необходимо указать его вид, автора, дату, номер и наименование). Обычно начинается со слов «С целью…», «На основании…», «Для…», «В связи с …». В документах, издаваемых в условиях коллегиальности, в констатирующей части обычно указывается, какой коллегиальный орган принял решение (издал постановление).
Основанием для издания распорядительного документа может быть:
- необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;
- необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации.
2. Распорядительная часть подразделяется на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Формулируется в следующей последовательности: должность, Фамилия И.О. ответственного за исполнение (контроль исполнения) пункта документа, распоряжение и сроки исполнения. В последнем пункте обычно указывается лицо, ответственное за контроль исполнения документа.
Констатирующая и распорядительная часть отделяются друг от друга логической связкой – ключевым словом, которые используются в зависимости от вида документа:
Документы деловой переписки
Переписка – обобщенное название различных по содержанию документов (служебное письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, факсограмма (факс), электронное сообщение и др.), использующихся в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями.
Письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной связи, электронной почтой и т.д. Официальное письмо является одним из важных каналов связи организации с внешним миром. Через письма ведутся переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии. Письма сопровождают материальные ценности в пути.
Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Текст письма, как правило, не превышает одной страницы. Факты и события должны представляться объективно, а все стороны излагаемого вопроса должны освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно. Текст письма чаще всего состоит из вводной части и основной.
Во вводной части указываются причины, вызывающие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы. В основной части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т.д.).
Виды писем:
1. Сопроводительное письмо информирует адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов. Начинается словами: «Посылаем...», «Направляем», «Возвращаем», «Прилагаем». Например: Направляем Вам на рецензирование рукопись программы курса «Документационное обеспечение управления». Отзыв просим прислать до 25 октября 2004 г. Приложение: на 24 л. в 1 экз.
2. Письмо-запрос содержит просьбу о предоставлении какой-либо информации. Например: Просим выслать прейскуранты в 3 экземплярах на производимое Вашей фабрикой оборудование.
3. Письмо-подтверждение содержит подтверждение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, товаров и т.п.), о том, что ранее составленный документ остается в силе (например, договор, инструкция). Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Направление таких писем является обязательной частью деловых отношений. Своевременность их отправления позволяет адресату снять вопрос с контроля и исключает отправку писем-напоминаний. Например: С благодарностью подтверждаем получение Вашего письма с приложенными каталогами и сообщаем, что этот информационный материал мы направили на рассмотрение нашим заказчикам. В случае проявления интереса к изделиям Вашей фирмы мы Вам сообщим дополнительно.
4. Информационное письмо сообщает адресату о каком-либо мероприятии или факте. Наиболее часто с помощью информационных писем пропагандируют деятельность каких-либо предприятий, выпускаемую продукцию и литературу. Например: ЗАО «Бизнес-школа» подготовило к изданию книгу «Делопроизводство». В книге освещаются требования к составлению и оформлению служебных документов и правила работы с ними. Заказать книгу можно по телефону....
5. Письмо-извещение по своему стилю близко к письму-приглашению и информационному письму. Оно составляется для конкретного адресата и чаще всего является ответом на запрос. Начинается словами: «Извещаем...», «Сообщаем...», «Ставим Вас в известность» и т.п. Например: Сообщаем, что Ваш заказ принят к исполнению 20.12.2004 и будет выполнен в трехмесячный срок с отгрузкой контейнерами равными партиями в январе, феврале и марте 2005 г. Точные даты отправки и номера партий будут сообщены дополнительно.
6. Письмо-напоминание содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Такие письма следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ. Например: Напоминаем Вам, что срок поставки продукции в соответствии с письмом № 027-64 от 05.06.2004 истек 01.09.2004.
7. Гарантийное письмо обеспечивает исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо. Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным. Гарантийные письма обычно имеют две подписи (руководителя и бухгалтера), на них проставляется печать. Например: Просим Вас провести модернизацию компьютеров университета с объединением в сеть с выделенным файл-сервером. Оплата гарантируется со счета №___ в Мосбизнесбанке.
8. Письмо-приглашение предлагает адресату принять участие в каком-либо мероприятии. Например: Уважаемый Андрей Васильевич! 16 апреля 2004 г. в 12 часов в конференц-зале нашей академии состоится обсуждение проекта новой линии теплопередачи. Учитывая Ваш большой вклад в развитие технического прогресса в промышленности, направляем Вам проект и просим принять участие в его обсуждении. Если Вы не сможете принять участие в обсуждении, просим направить Ваши замечания и предложения по адресу: ___ Приложение: Проект линии теплопередачи на 32л., в 1 экз.
9. Договорное письмо является разновидностью сопроводительного письма, которое подтверждает факт отправки договора. Например: Возвращаем подписанный и заверенный печатью договор №... от...., а также техническую документацию установки, которую просим считать неотъемлемой частью договора.
10. Письмо-предложение (оферта) представляет собой заявление продавца, экспортера о желании заключить сделку с указанием конкретных ее условий. Предложение может быть направлено покупателю, импортеру в ответ на его запрос или по инициативе продавца, экспортера. В предложении обычно указываются наименование прелагаемого товара, количество и качество товара, цена, срок поставки, условия платежа, род упаковки и другие условия поставки в зависимости от характера товара.
При ответе на оферту в случае, если покупатель согласен со всеми условиями предложения, он подтверждает его принятие продавцу, и тогда сделка считается заключенной. Это письмо называется акцепт. Принятием предложения является выдача заказа или заключение договора.
11. Письмо-претензия (рекламация) — коммерческий документ, представляющий собой предъявление претензии к стороне, нарушившей принятые на себя по договору обязательства, и требование возмещения убытков. Рекламации могут быть предъявлены в отношении качества и количества товара, сроков поставки, упаковки, маркировки, платежа и других условий договора.
Рекламация должна содержать следующие данные:
- основание для предъявления претензии;
- доказательства - ссылки на нормативные акты и документы, например на технические условия, акт экспертизы, акт приемки, акт испытаний, коммерческий акт и т.п.;
- конкретные требования стороны, предъявляющей претензию. Например: требование замены некачественного товара качественным или уценки товара в случае рекламации по качеству; требование допоставки недостающего количества товара или возврата уплаченной суммы за недостающее количество товара; требование скидки с общей стоимости партии товара, требование расторжения договора и возмещения убытков в связи с недовыполнением контракта.
При ответе на рекламацию возможны следующие варианты:
- если решение еще не принято, то сообщается информация о принятии претензии к рассмотрению;
- если претензия удовлетворяется полностью или частично, указываются срок и способ ее удовлетворения, если она не подлежит денежной оплате. При денежной оплате указываются признанная сумма, номер и дата платежного поручения;
- если претензия отклоняется полностью или частично, указываются мотивы отказа с соответствующей ссылкой на нормативные акты и другие документы, которые его обосновывают. Ответ на рекламацию направляется в письменном виде: заказным письмом или по факсу - при удовлетворении претензии; заказным письмом с приложение всех документов - при отказе в удовлетворении претензии.
Особое место занимают письма-ответы. Логическая схема письма-ответа следующая: повторение просьбы, на которую составляется ответ; обоснование причины-отказа; констатация отказа.
Например: Сообщаем Вам, что выделить дополнительные места для отдыха на комфортабельном теплоходе «Кутузов» нет возможности из-за отсутствия свободных мест. или Ваша заявка о приватизации хлебозавода не может быть принята, так как имущество данного предприятия включено в перечень объектов, не подлежащих приватизации. В ответном письме в реквизите "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" обязательно указывается регистрационный номер и дата отправки письма, на которое оформляется ответ, чтобы организация, получившая ответ могла быстро его обработать, например, "На № 37 от 14.05.2013 г.".
Структура оформления письма:
Телефонограмма – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи.
Для записи телефонограмм целесообразно использовать специальные бланки, если специальные бланки отсутствуют, телефонограмма записывается в журнал по следующей форме:
- должность, фамилия сотрудника, предавшего телефонограмму, и номер его телефона,
- должность, фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму, и номер его телефона,
- дата, номер телефонограммы, время передачи,
- текст телефонограммы,
- должность и фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма.
Структура оформления телефонограммы:
Факсограмма (факс) – это получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры).
При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
- объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;
- документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения. Заявки хранятся в течение одного года;
- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;
- факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;
- запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";
- подлежащий передаче документ регистрируется. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;
- поступившие факсограммы регистрируются, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно;
- поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее подразделение-исполнитель;
- факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.
Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями.
Телеграмма – текстовое сообщение, предназначенное для передачи средствами телеграфной связи.
Протоколы
Протокол – документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
Существует два вида протоколов:
- полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании,
- краткий протокол – только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления.
Заголовком протокола служит название коллегиального органа или заседания (Протокол заседания аттестационной комиссии...; протокол совещания ...).
Протокол ведет секретарь или другое назначенное лицо, принимающее статус секретаря заседания. Должностное лицо, ведущее заседание принимает статус председателя заседания. За правильность записей в протоколе отвечают председатель и секретарь, ведущие заседания.
Структура протокола:
Текст протокола состоит из двух частей:
1. Вводная часть оформляется единообразно в полной и краткой формах протокола. В ней указываются фамилии председателя и секретаря, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц (если участников много, рядом с указанием их количества делается отметка – "Список участников прилагается"), повестка дня. Фамилии присутствующих записываются в протокол, если их не более 15, – в алфавитном порядке, с указанием места работы и должности; если же присутствующих больше, составляется отдельный список. В протоколах постоянно действующих совещаний и комиссий должности присутствующих не указываются.
Вводная часть заканчивается повесткой дня. Вопросы в повестке дня располагают по степени их сложности, важности и предполагаемого времени обсуждения. Вопросы нумеруются арабскими цифрами и начинаются с предлогов "О", "Об". Не рекомендуется вопрос или группу вопросов формулировать словом "Разное". Наряду с вопросом указывается фамилия докладчика с указанием его должности.
2п. Основная часть текста полного протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме: СЛУШАЛИ... ВЫСТУПИЛИ... ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)...
В разделе "СЛУШАЛИ" в кратких протоколах указываются фамилия выступавшего (докладчика) и тема его выступления. В полной форме протокола приводятся фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления делать отметку: "текст доклада прилагается".
В разделе "ВЫСТУПИЛИ" в кратких протоколах указываются только фамилии лиц, выступивших в обсуждении, в полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность.
В разделе "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" записывается принятое решение, которое формулируется кратко, точно, лаконично во избежание двоякого толкования. Наряду с решением указываются количество голосов, поданных "за", "против", "воздержавшихся", а также список лиц, не участвовавших в голосовании. Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется. Наименование раздела должно соответствовать коллегиальному органу: коллегиальные органы власти постановляют, коллегиальные органы организаций - решают.
Перед словом "СЛУШАЛИ" проставляется номер в соответствии с повесткой дня. Слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" печатают от левого поля прописными буквами и заканчивают двоеточием. Текст разделов "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" печатается с красной строки. Каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии дефисом.
2к. Основная часть краткого протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об") и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Затем указывается принятое по вопросу решение.
Протокол заседания подписывают председатель и секретарь. В особо важных случаях протокол должны визировать выступавшие, визы проставляются на левом поле документа на уровне записи выступления.
Датой протокола является дата события (заседания, совещания и т.д.). Если оно продолжалось несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания.
Акты
Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.
Акты отличаются широким разнообразием по своему назначению и содержанию:
- сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов);
- обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности; условий труда; результатов деятельности);
- испытаний (образцов, систем, технологий);
- выделения к уничтожению (материальных ценностей, документов);
- передачи (структурного подразделения из одной организации в другую);
- нарушения установленных правил;
- ревизии, инвентаризации;
- расследования аварий, несчастных случаев;
- ликвидации организации и т.д.
Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Главное при составлении акта – установление фактического состояния дел и правильное отражение в акте. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения.
Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом "акт", например:
Проверки финансово-хозяйственной деятельности института,
Списания материальных ценностей.
Датой акта является дата события (проверки, обследования, экспертизы и т.п.).
Структура акта:
Текст акта состоит из двух частей:
1. Вводная часть строится по схеме: основание (договор, распорядительный документ, нормативный документ с указанием номера и даты) – составлен комиссией – председатель – члены комиссии – присутствовали (если акт составлен в чьем-то присутствии).
2. Основная часть (констатирующая) содержит изложение сущности, характера, методов и сроков проделанной работы, установленных фактов, а также выводов, предложений и заключений. Содержание акта может быть разделено на пункты, материал может быть представлен в виде таблицы. При необходимости акт может иметь заключительную часть, которая представляет собой решения, выводы или заключения комиссии, составившей акт.
В конце текста акта указываются количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами.
Например:
Составлен в 3 экземплярах:
1-й экземпляр – бухгалтерия,
2-й экземпляр – коммерческий отдел,
3-й экземпляр – покупатель.
После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).
Служебные записки
Служебная записка — документ, официально не принятый, то есть не включенный в классификацию документов РФ, тем не менее широко используемый в практике делопроизводства. Служебные записки могут оформляться как машинописным, так и рукописным способом и подписываются автором.
Различают следующие виды служебных записок:
1. Служебная записка — документ, адресованный руководителю предприятия или структурного подразделения, используемый для решения производственных вопросов, как правило, внутри предприятия.
2. Докладная записка — документ, адресованный руководству, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Докладная записка может быть внешней и внутренней.
Внешняя докладная записка — документ, направляемый руководителю вышестоящей организации, содержащий информацию о фактах, событиях, действиях, требующих принятия решения.
Внутренняя докладная (служебная) записка — документ внутренней служебной деловой переписки между структурными подразделениями организации или должностными лицами. Внутренняя записка составляется только в том случае, если вопрос не может быть решен в устной форме.
3. Объяснительная записка — документ, адресованный руководству, составляемый по производственным вопросам и трудовым правоотношениям.
Объяснительные записки по содержанию можно разделить на две группы:
1) объяснительные записки, сопровождающие основной документ (план, отчет), поясняющие содержание отдельных положений;
2) объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, оформляемые в ответ на докладную записку.
Структура оформления служебных записок:
Справки
Справка - документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.
В правом верхнем углу указывается адресат (место предоставления справки) в именительном падеже. Если место предоставления неизвестно, адресат не указывается, а текст справки завершает абзац «Выдана по месту требования».
Структура оформления справок:
Справки могут быть внутренними и внешними документами.
Внутренние справки, предназначенные для руководителя предприятия и не выходящие за его пределы, составляет и подписывает исполнитель (составитель).
Внешние справки, составляемые по запросу внешних организаций, должны быть подписаны руководителем предприятия, а справки, содержащие финансовую информацию, подписывает еще и главный бухгалтер. На внешней справке подлинность подписи обязательно удостоверяется оттиском печати.
Нумерация листов дела.
В целях сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, они нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в верхнем углу черным графитовым карандашом или нумератором. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрируемые документы, представляющие собой самостоятельный лист, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются следующим образом: сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером - каждое вложение. В случае обнаружения большого числа ошибок в нумерации производится их перенумерация. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер.
Подшивка или переплет дела.
Документы постоянного срока хранения, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку, требования к которой определены ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования». Если у организации есть возможность, она может осуще ствить переплет дела. Все это осуществляется таким образом, чтобы обеспечить возможность свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.
Особо ценные документы хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в картонных футлярах (коробках). Как правило, вариант упаковки документов, поступающих на хранение, определяется тем носителем, на котором они созданы. Для документов, оформляемых на бумаге стандартных форматов (так оформляются в большинстве случаев документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения), - это твердая картонная обложка или особая папка.
Основными формами использования документов являются:
1. Информирование руководства и структурных подразделений организации, а также других организаций о наличии тех или иных документов и их содержании.
Информирование и исполнение запросов руководителей организации и структурных подразделений, а также других организаций осуществляется по определенной тематике по запросу или в инициативном порядке в форме информационного письма или справки о наличии в структурном подразделении (архиве) соответствующих документов. Информирование руководителей организации может производиться в форме перечня заголовков дел или документов по определенной тематике или по видам с указанием дат документов и поисковых данных. В необходимых случаях даются аннотации.
Перечень, письмо, справка, направляемые внутри организации, подписываются руководителем соответствующего структурного подразделения; при выполнении запроса другой организации письмо, справка, перечень, тематическая подборка копий документов подписываются руководителем соответствующего структурного подразделения и направляются с сопроводительным письмом за подписью руководителя организации.
2. Исполнение запросов граждан и организаций социально-правового характера.
Информация социально-правового характера по запросам граждан и организаций выдается в форме справки, копии и выписки.
Справка - документ, содержащий информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена.
Копия - документ, воспроизводящий текст или изображение документа, с указанием его поисковых данных.
Выписка - документ, дословно воспроизводящий часть текста документа, относящуюся к определенному вопросу, факту или лицу, с указанием поисковых данных документа.
Справки, выписки и копии выдаются на основании письменного запроса пользователя, который должен содержать наименование (и адрес при пересылке) организации (архива), которой они адресованы; изложение существа запроса; фамилию, имя и отчество обращающегося; его адрес, контактные телефоны; дату и личную подпись. Срок исполнения запросов социально-правового характера граждан и организаций не должен превышать 30 дней со дня регистрации обращения. При сложных запросах срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя. Срок исполнения запросов с использованием только научно-справочного аппарата организации (архива) - не более 15 дней с момента регистрации обращения.
3. Использование документов в средствах массовой информации.
Совместно со средствами массовой информации организация (архив) определяет тематику, объем и сроки подготовки материалов; тематика и сроки утверждаются руководителем организации. В экземплярах статей и других материалов, подготовленных для средств массовой информации, остающихся в организации, указываются поисковые данные использованных документов, а также дата и место публикации.
Организации может самостоятельно или совместно с другими организациями проводить работу по подготовке документальных публикаций. Наиболее распространенной формой этой работы является подготовка журнальных и газетных публикаций документов. В отдельных случаях могут издаваться сборники документов.
4. Выдача документов во временное пользование.
Дела выдаются во временное пользование структурным подразделениям организации на срок, не превышающий 30 дней. Срок может быть продлен после ознакомления с сохранностью дел, но не более чем на 30 дней.
Выдача дел во временное пользование другим организациям по их письменному запросу оформляется актом. Акт составляется в двух экземплярах, один из которых передается получателю, а другой остается в организации. Акт подписывается руководителями организации, передающей документы, и организации-получателя; подписки скрепляются гербовыми печатями организаций. Дела выдаются на срок не более трех месяцев.
При выдаче дел во временное пользование каждое дело заносится в книгу выдачи дел из хранилища,а на место выдаваемого дела помещается отдельная для каждого делакарта-заместитель. Карты-заместители хранятся в архиве до минования надобности. Состояние возвращаемых в архив дел должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего дело. Каждое выдаваемое из хранилища для временного использования дело должно иметь лист использования дела.
Учет использования дел и документов ведется в книге выдачи дел и журнале регистрации выданных копий, выписок, справок, технических материалов.
По автору документа
По виду документа
По расположению реквизитов
Оформление бланков документов
При изготовлении бланка организационно-распорядительного документа необходимо определить:
- какие документы будут создаваться на этом бланке (все документы, письма или какой-нибудь конкретный вид документа);
- кто будет является автором документа, создаваемом этом бланке;
- как будут располагаться реквизиты на бланке.
Сколько видов бланков будет разработано в организации зависит от того, кто и с какими документами работает.
Состав реквизитов бланка документа зависит от вида бланка и может включать реквизиты 01-14.
Примеры оформления бланков документов
1) Общий продольный бланк организации
Рассмотрим этот пример по-элементно:
2) Продольный бланк письма организации
3) Угловой центрованый бланк письма организации
4) Угловой флаговый бланк письма организации
5) Продольный бланк конкретного вида документа кроме письма (приказа) организации
6) Продольный бланк письма должностного лица
Системы документационного обеспечения управления
Дата: 2019-02-25, просмотров: 290.
