Цель этого этапа – уточнение, окончательное формирование и организация основных исходных данных программы, а также получение дополнительной информации, необходимой для анализа, оценки и прогноза изменения (разработки рекомендаций и предложений) фактического воздействия производства на окружающую среду.

1) Проведение предварительного совещания. Вводное совещание должно проводиться вместе с руководством проверяемой организации или, если это приемлемо, с теми, кто несет ответственность за проверяемые функции или процессы. Цели этого совещания:

• подтвердить план аудита;
• провести краткий обзор предстоящей деятельности по аудиту;
• подтвердить каналы обмена информацией;
• дать возможность проверяемым задать вопросы.

Практически это может выглядеть следующим образом: на предварительном совещании (начальной встрече), собираются руководители отделов, цехов, высшие руководители, генеральный директор и аудиторская группа.

Начинает совещание генеральный директор: он представляет присутствующим главного эксперта. После этого функция председателя совещания переходит к главному эксперту, который представляет аудиторскую группу (членов комиссии), объявляет заранее согласованную (с руководством организации) программу проверки, задает вопрос: «Все ли руководители подразделений могут присутствовать на рабочем месте в назначенное время?»; при необходимости согласовываются незначительные изменения программы проверки. На этом совещании существует последняя возможность внести коррективы в программу проверки. При внешней проверке комиссии необходимо предоставить помещение для совещаний, компьютер, сопровождающих для каждого члена комиссии; эксперты обычно проверяют каждое подразделение в течение 1,5-2 часов, например, работают с 8:30 до 10:00, затем собираются в комнате для совещаний на 10-15 минут и обмениваются мнениями друг с другом, а затем с 10:30 до 12:00 продолжают проверку в другом подразделении.

Во многих случаях, например при внутренних аудитах в малых организациях, вводное совещание может предусматривать только сообщение о том, что аудит будет проведен, и объяснять его характер. Для других аудитов вводное совещание должно быть официальным с регистрацией присутствующих. Совещание проводится под председательством руководителя группы по аудиту.

Должны быть освещены, если приемлемо, следующие вопросы:

1) представление участников с указанием их роли в проведении аудита;

2) подтверждение целей, области и критериев аудита;

3) подтверждение графика проведения аудита и других мероприятий с участием проверяемой организации: таких, как дата и время заключительного совещания, любые промежуточные совещания группы по аудиту и руководства проверяемой организации, возможные дальнейшие изменения;

4) методы и процедуры, которые будут использованы при проведении аудита, включая информирование организации о том, что свидетельства аудита будут основаны на выборке доступной информации, поэтому в аудите будет присутствовать элемент неопределенности;

5) подтверждение официальных каналов связи между группой по аудиту и проверяемой организацией;

6) подтверждение языка, который будет использоваться во время аудита;

7) подтверждение того, что проверяемая организация будет информирована о ходе аудита во время его проведения;

8) подтверждение доступности ресурсов и средств, необходимых группе по аудиту;

9) подтверждение условий конфиденциальности;

10) подтверждение соответствующих процедур по обеспечению безопасности группы по аудиту, ее защиты от аварий и непредвиденных случаев;

11) подтверждение наличия, ролей и личностей сопровождающих;

12) методы составления отчетов, включая классификацию несоответствий;

13) информация об условиях, при которых аудит может быть прекращен;

14) информация о любой системе апелляций по проведению или результатам аудита.

2.3.4. Этап подготовки, утверждения и рассылки отчета (акта) по аудиту

Четвертый этап проведения проверки реализует два момента:

1) подготовку отчета и заключения по аудиту;