1) Назначение руководителя аудиторской группы. Лица, ответственные за управление программой аудита, должны назначать руководителя конкретной аудиторской группы. В случае проведения совместного аудита, проверяющие организации до начала аудита должны прийти к соглашению относительно ответственности каждой организации, в частности относительно назначения и полномочий руководителя группы аудита.

2) Определение целей, области и критериев аудита. В контексте общих целей программы аудита, конкретный аудит должен основываться на документированных целях, области и критериях.

Цели аудита устанавливают то, что должно быть выполнено в процессе аудита и могут включать в себя:

а) определение степени соответствия системы менеджмента проверяемой организации или ее частей критериям аудита;

б) оценка соответствия системы менеджмента законодательным, нормативным и контрактным требованиям;

в) оценка результативности системы менеджмента в достижении поставленных целей;

г) определение (идентификация) областей возможного улучшения системы менеджмента. Область аудита описывает объем и границы аудита, а именно:

• место расположения,
• структурные подразделения,
• деятельность и процессы, подлежащие проверке, а также период времени, требуемый для проверки.

Критерии аудита используются в качестве ориентиров при определении соответствий, которые могут включать:

• применимые политики;
• процедуры;
• стандарты;
• законы и требования, в том числе требования системы менеджмента;
• контрактные требования;
• кодексы отдельных отраслей экономики или предпринимательской деятельности.

Цели аудита должны быть определены заказчиком аудита. Область и критерии аудита должны быть определены совместно заказчиком аудита и руководителем аудиторской группы в соответствии с процедурами по программе аудита. Любые изменения целей, области и критериев аудита подлежат согласованию этими же сторонами.

В случае проведения комплексного аудита руководитель аудиторской группы должен обеспечить соответствие целей, области, критериев и состава группы аудита характеру комплексного аудита.

3) Определение выполнимости аудита. Возможности аудита должны быть определены с учетом таких факторов, как:

а) достаточность и соответствие информации для планирования аудита;

б) адекватное сотрудничество со стороны проверяемой организации;

в) наличие достаточного времени и ресурсов.

Если аудит не возможно провести, то по результатам консультаций с проверяемой организацией заказчику аудита должен быть предложен альтернативный вариант.

2.3.2. Этап анализа документов и подготовки к проведению аудита на месте

Данный этап предполагает:

1) анализ соответствующих документов системы менеджмента, включая записи, и определение их адекватности по отношению к критериям аудита;

2) подготовка плана аудита;

3) распределение заданий в группе по аудиту;

4) подготовка рабочих документов.

1) До проведения аудита на местах должен быть проведен анализ документации проверяемой организации для определения соответствия документированной системы критериям аудита.

Документация может включать соответствующие документы системы менеджмента, включая отчетные, и отчеты по предыдущим аудитам. Анализ должен учитывать размер, тип и сложность организации, а также цели и область аудита. В ряде случаев, данный анализ может быть отложен до начала проведения аудита на местах, если это не нанесет ущерба результативности аудита. В других случаях может оказаться необходимым предварительное посещение места аудита для получения общего представления о доступной информации.

Для формирования основных исходных данных программ экологического аудита используется официально декларируемая предприятием информация, которая обобщена в соответствующих документах. Перечень документов, обязательных для заполнения экологической службой, а также документов, которые наиболее часто используются аудитором при работе, обобщаются авторами в аудиторском протоколе, также представляющем собой таблицу, содержащую более 30 различных документов и их характеристик. И протокол по определению основных направлений и аспектов деятельности, и протокол по определению наличия и характеристик основной экологической документации должны представлять собой удобную стандартную форму, заполнение которой должно отнимать у аудитора минимум времени. Форма протокола заполняется при беседе с компетентным представителем предприятия. В графах таблицы делаются пометки аудитора: «+» – документ имеется, «-» или отсутствие аудиторских пометок – документ отсутствует.

Ниже приведен фрагмент заполненного протокола по определению наличия и характеристик экологической документации предприятия (рис. 15). Из этого примера видно, что экологическая программа предприятия документально не зафиксирована (знак «-» в соответствующей графе протокола). Если сопоставлять этот пример с рассмотренными ранее направлениями и аспектами деятельности, можно сделать вывод, что несмотря на заявление представителя природоохранной службы в первом примере о наличии экологической программы на предприятии, реально ее все-таки не существует, это подтверждает отсутствие документов. Технико-экономические обоснования (ТЭО) и проекты средоохранных сооружений, согласно приведенному примеру, в экологической службе отсутствуют, хотя в принципе есть проекты по очистке отходящих газов (знак «+/-» показывает, что документ имеется в наличии, но не в экологической службе).

Рис. 15. Фрагмент заполненного протокола по определению наличия и характеристик экологической документации предприятия

Если документация будет признана неадекватной, то руководитель аудиторской группы должен сообщить об этом заказчику аудита, лицам, назначенным ответственными за программой аудита, и самой проверяемой организации. Должно быть принято решение относительно того, может ли аудит быть продолжен или приостановлен до момента разрешения всех вопросов по документации.