Управление программой аудита включает в себя:

1) разработку программы аудита;

2) установление полномочий в рамках программы и обеспечение ее выполнения;

3) проведение мониторинга и анализа программы аудита;

Оценку перспектив деятельности по улучшению (развитию) программы аудита.

Рис. 13. Блок-схема управления программой аудита

Представленная на рис. 13 блок-схема процесса управления программой аудита состоит из 3 стадий и иллюстрирует практическое применение методологии «Планируй – Делай – Проверяй – Действуй».

Разработка программы аудита

В ходе I стадии разработки программы аудита определяются следующие позиции:

• цели и объем программы;
• ответственные;
• ресурсы;
• процедуры.

Постановка корректных целей и задач является ключевой проблемой этапа подготовительных работ любой программы экологического аудита. Цели и задачи в целом должны соответствовать общей стратегии и политике развития конкретного производства или территории. При этом в ряде случаев возможны определенные изменения общей стратегии и политики развития по результатам экологического аудита.

Выбор цели программы аудита при рассмотрении должен учесть:

• приоритеты руководства;
• коммерческие намерения;
• требования систем менеджмента;
• регламентирующие, законодательные и контрактные требования;
• необходимость оценок поставщиков;
• требования потребителей;
• потребности других заинтересованных сторон;
• риски организации и пр.

В качестве целей программы аудита можно выделить:

• подтверждение соответствия требованиям стандарта системы менеджмента для целей сертификации;
• подтверждение соответствия контрактным требованиям;
• получение и поддержание уверенности в возможностях поставщика;
• содействие улучшению системы менеджмента.

Постановка конкретных целей и задач экологического аудита зависит от вида аудиторской программы, объекта аудирования и пожеланий заказчика. Кроме того, результатом практически любой программы экологического аудита являются развитие (инициирование, стимулирование, повышение эффективности, обоснование возможностей и выгод, информационное обеспечение) других видов экологической деятельности.

Выполнение программы аудита

II стадия – выполнение программы аудита – включает:

• оценивание аудиторов;
• назначение группы по аудиту;
• составление графиков аудитов;
• управление проведением аудитов;
• поддерживание записей.

Для выполнения программы экологического аудита необходимо сформировать группу по аудиту с предоставление им необходимых ресурсов и провести аудит в соответствии с намеченными графиками. Необходимо управлять записями по аудиту, а также анализировать и утверждать отчеты по аудиту и рассылать их заинтересованным сторонам. При необходимости следует обеспечить проведение последующих аудитов.

Реализация программы аудита предполагает также постоянную оценку потребностей в обучении и профессиональном росте аудиторов. Данное требование является новым и подчеркивает важную роль аудитов в постоянном улучшении систем менеджмента качества и охраны окружающей среды.

Основной этап программы экологического аудирования осуществляется непосредственно на объектах. При выполнении основного этапа программы проводятся:

• определение маршрутов и проведение «обзорных» туров по объектам аудирования;
• ознакомление с рабочей документацией и интервьюирование персонала;
• уточнение и дополнение исходных данных при работе на объектах аудирования.

Основной целью работы на объектах аудирования является уточнение, окончательное формирование и организация основных исходных данных программы экологического аудита, а также получение дополнительной информации, необходимой для анализа, оценки и прогноза изменения (разработки рекомендаций и предложений) фактического воздействия производства на окружающую среду.

Для получения максимальных результатов в сжатые сроки аудирование объектов должно быть тщательно спланировано и хорошо организовано. При этом следует иметь в виду чрезвычайную сложность объектов аудирования: большие размеры промышленных площадок, разнообразие основных и вспомогательных производств и технологий, множество загрязняющих веществ, источников их выделения, сброса и выброса, большое количество отдельных видов отходов и мест их размещения, преобладание неконтролируемого, неорганизованного, аварийного и "ночного" воздействия на окружающую среду, разнообразие технологических и технических средств регулирования воздействия, плохую организацию производства и экологической службы, низкую квалификацию персонала и т. д.

При реализации программы аудита (проверки) требуются следующие действия:

1. Довести программу аудита до сведения заинтересованных сторон (назначить проверяемому место и время проведения проверки).
2. Координировать и составлять графики аудитов и других действий, относящихся к программе.
3. Обеспечить проведение аудитов в соответствии с программой аудита (например, расписать, какие члены аудиторской группы, в сопровождении какого служащего должны прибыть в конкретные подразделения с указанием даты и времени с точностью до минут; проверяемые, зная время прибытия членов комиссии к ним, должны заранее спланировать свою работу так, чтобы они могли работать с проверяющими в течение всего промежутка времени, отведенного для проверки).
4. Обеспечить подбор групп по аудиту.
5. Предоставить аудиторам необходимые ресурсы (помещение для совещаний (предварительных, ежедневных, заключительных), сопровождение для аудиторов – при приезде комиссии необходимо к каждому ее члену прикрепить служащего, который будет везде его сопровождать, а также являться свидетелем того, что происходило при проверке).
6. Установить и поддерживать процесс оценки аудиторов и непрерывного повышения профессионального уровня аудиторов.
7. Идентифицировать, получить и изучить документы, относящиеся к проверке (политика и цели в области качества, руководство по качеству, документированные процедуры, должностные инструкции и другие документы третьего уровня).
8. Обеспечить управление записями по аудиту.
9. Обеспечить проведение анализа и утверждения отчетов по аудиту, а также обеспечить их рассылку заказчику аудита и другим сторонам.
10. Обеспечить проведение последующих аудитов и действий по результатам аудита, если это требуется.