Исследование  расчетов с подотчетными лицами представляет собой перечень процедур, которые необходимо провести проверяющему, чтобы убедиться в корректности отражения фактов хозяйственной жизни в бухгалтерском учете и отчетности предприятия.

Для проведения исследования расчетов с подотчетными лицами сопоставляется сальдо счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» с суммами в главной книге, а также кредитовые обороты по данному счету с дебетом счетов затрат, материалов и прибыли[8].

После того, как установлено соответствие сумм на вышеперечисленных счетах, проводится проверка сумм в авансовых отчетах и документах, подтверждающих расходы.

Среди процедур, выполняемых проверяющим при проверке расчетов с подотчетными лицами, можно выделить следующие[9]:

1) проверка соответствия перечня лиц, получавших денежные средства под расчет, с перечнем лиц, имеющих на это право, утвержденным руководством предприятия;

2) проверка соблюдения запрета на выдачу авансов под расчет сотрудникам, которые не отчитались за предыдущие полученные таким способом суммы;

3) проверка соответствия расходов заявленным в авансовых отчетах целям;

4) проверка наличия подтверждающих документов (товарных чеков, актов приема-передачи услуг гостиниц, проездные билеты и т.д.) по командировочным расходам;

5) проверка соответствующим образом оформленных приказов предприятия о направлении сотрудников в командировку;

6) проверка соответствия сумм суточных расходов и прочих расходов по командировкам суммам, утвержденным на предприятии;

7) проверка начисления НДФЛ, который не следует начислять на суточные сверх норм, если данные суммы включены в коллективный договор;

8) проверка начисления НДС к возмещению из бюджета – налог с суммы расходов сверх норм не возмещается и покрывается за счет чистой прибыли;

9) проверка наличия счетов-фактур для возмещения НДС по материальным ценностям, приобретенным подотчётными лицами;

10) проверка отнесения корректных сумм представительских расходов на себестоимость продукции – речь идет о транспортировке официальных гостей, питании во время деловых встреч и оплате труда внешних переводчиков в сумме, не превышающей 4% от общего фонда оплаты труда предприятия;

11) контроль остатков на конец периода по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и движения по данному счету в журнале-ордере N 7 на соответствие авансовым отчетам.

При проверке расчетов с подотчетными лицами чаще всего используется метод сплошной проверки, т. е. каждый авансовый отчет подвергается анализу. Это делает данный участок проверки трудозатратным. После проведения данных процедур аудитор может удостовериться, что авансовые отчеты и сопроводительные документы оформлены правильно и информация в них соответствует действительности и что затраты отнесены корректно на себестоимость или на расходы за счет чистой прибыли.

Выполняя процедуру проверки расчетов с подотчетными лицами, аудитору необходимо ответить на следующие вопросы:

Порядок, размеры и условия возмещения расходов на командировки по территории РФ соответствуют положениям нормативных актов?

Порядок, размеры и условия возмещения расходов на зарубежные командировки соответствуют положениям нормативных актов?

Налогообложение расходов на командировку соответствует положениям нормативных актов?

Порядок выдачи и расходования средств на хозяйственные нужды соответствуют положениям нормативных актов?

Порядок выдачи и расходования средств на представительские расходы соответствуют положениям нормативных актов?

 Таким образом, учет расчетов с подотчетными лицами направлен на решение задач своевременного, полного и достоверного отражения на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы; документальной обоснованности использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат, организации контроля за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно-операционные цели.

Глава 2. Экспертное исследование операций по расчетам с подотчетными лицами хозяйствующего субъекта на примере ООО «Техноком Групп»